Отчет по преддипломной практике на примере ООО «Ива»

Экспедитор  принимает грузы со складов в соответствии с сопроводительными документами. Проверяет целостность упаковки (тары). Контролирует наличие приспособлений для перевозки грузов и санитарное состояние соответствующих видов транспорта, предназначенных для перевозки, правильность проведения погрузочно-разгрузочных работ, размещение и укладку грузов.

Сопровождает грузы к месту назначения, обеспечивает необходимый режим хранения и сохранность их при транспортировке. Сдает доставленный груз, оформляет приемо-сдаточную документацию. При необходимости участвуют в составлении актов на недостачу грузов и других документов.

Администратор выполняет работу по подготовке программ к отладке и проводит отладку. Определяет объем и содержание данных контрольных примеров, обеспечивающих наиболее полную проверку соответствия программ их функциональному назначению. Осуществляет запуск отлаженных программ и ввод исходных данных, определяемых условиями поставленных задач. Проводит корректировку разработанной программы на основе анализа выходных данных. Разрабатывает инструкции по работе с программами, оформляет необходимую техническую документацию. Определяет возможность использования готовых программных продуктов. Осуществляет сопровождение внедренных программ и программных средств. Разрабатывает и внедряет системы автоматической проверки правильности программ, типовые и стандартные программные средства, составляет технологию обработки информации. Выполняет работу по унификации и типизации вычислительных процессов. Принимает участие в создании каталогов и картотек стандартных программ, в разработке форм документов, подлежащих машинной обработке, в проектировании программ, позволяющих расширить область применения вычислительной техники.

Офис-менеджер осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Он ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Кроме этого, он контролирует своевременное рассмотрение и представление структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Также, офис менеджер организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-преговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно - регистрационную картотеку.

Кроме этого, офис менеджер обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Таким образом, предприятие имеет линейно-функциональную структуру управления.

На ООО «Ива» существует достаточно разветвленная организационная структура управления имеющая целый комплекс  специалистов, которые выполняют схожие функции.

При этом численность ряда специалистов на предприятии является избыточной. Данные аспекту организационной структуры требуют изменения, что требует совершенствования организационной структуры предприятия.

На сегодняшний день эффективная экономика - это, прежде всего эффективное управление. Несовершенство сложившихся за годы реформ рыночных механизмов, отсутствие государственной инновационной политики и эффективной системы управления отечественными предприятиями лишают российскую экономику перспектив стабильного экономического роста. Отечественные торговые предприятия пока не стали эффективными субъектами рыночной экономики. Они вынуждены постоянно адаптироваться к изменяющимся внешним условиям, что порождает массу управленческих проблем. Адаптация предприятий торговли к изменяющимся условиям внешней среды зависит от степени учета всей совокупности разнообразных взаимодействующих факторов, влияющих на выбор стратегии всех уровней (корпоративного, бизнес-уровня, функционального), а значит, и на формирование организационной структуры управления.

Проектирование организационных структур управления, прежде всего,  включает  систему  целей  и  их  распределение между различными звеньями.  Сюда  относится  состав  подразделений,  которые находятся в определённых связях  и  отношениях  между  собой;  распределение ответственности.   Важными   элементами   структуры   управления    являются коммуникации,   потоки   информации   и   документооборот   в   организации.

Организационная структура - это поведенческая система, это люди и  их  группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.

Такая  многосторонность  организационного  механизма  несовместима   с использованием  каких-либо  однозначных  методов  –  либо  формальных,  либо неформальных.  До последнего времени методы построения управления,  характеризовались чрезмерно  нормативным   характером,   недостаточным   разнообразием,   что приводило к механическому переносу применявшихся в  прошлом  организационных форм в новые условия. Нередко аппарат управления  на  самых  разных  уровнях повторял одни и те же схемы. С научной точки зрения слишком узкую  трактовку получали сами исходные факторы формирования структур: численность  персонала вместо целей организаций;  постоянный  набор  органов  вместо  изменения  их состава и комбинации в разных условиях.

Одним  из  главных  недостатков  применявшихся  методик  являлась   их функциональная ориентация, строгая регламентация процессов управления, а  не их  результатов.  Поэтому  цели  и  взаимосвязи  различных  звеньев  системы управления приобретают более важное значение,  чем  строгое  установление  их функциональной  специализации. 

В связи со структурными преобразованиями экономики России структура управления большинства российских предприятий постепенно стала отставать от требований времени. Наиболее типичные недостатки существующих оргструктур можно определить следующим образом:

- чрезмерная замкнутость структурных подразделений на первых руководителей (в большинстве случаев это генеральный директор, внешний управляющий и т.д). и, как следствие, их перегрузка (невозможность эффективно выполнять свои функциональные обязанности);

- наличие множества заместителей генерального директора и директоров с размытыми и зачастую с пересекающимися диапазонами ответственности;

- отсутствие на должном уровне информационной поддержки деятельности предприятия, в частности, коммерческой и финансовой;

- различные аспекты единой службы работы с персоналом либо отсутствуют вообще, либо разнесены по функциональным подразделениям с раз личными уровнями подчиненности. Типичным на предприятии является наличие трех отделов: отдела кадров, отдел работы с персоналом и отдела организации труда и заработной платы;

- отсутствие или формальное присутствие жизненно необходимые финансово-экономических подразделений и конкретного человека, отвечающего за результаты финансовой деятельности предприятия;

- отсутствие службы управления изменениями, которая определяет в конкретный момент времени ориентацию организации на требования внешней среды.

Все вышеперечисленные факторы приводят к ситуации, когда большая часть задач, в том числе задач развития, не решается в связи с тем, что-либо ответственного лица нет вообще, либо таких лиц слишком много. В ряде организаций структура вообще не формализована и не оформлена. Она, возможно, существует «в голове» у руководителя, но для большинства сотрудников остаются неясными процедуры и процессы принятия решений.

В настоящее время на исследуемом предприятии ООО «Ива» есть ряд серьезных недостатков в организации работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом, которые ведут к:

- значительному уменьшению эффективности управления предприятием;

- ненужному дублированию работы;

- сильной «раздутости» штата сотрудников и, соответственно, лишним затратам на управление и содержание дополнительного обслуживающего персонала (затратам как материальным, так, что особенно важно, затратам рабочего времени);

- нарушению нормального психологического климата в коллективе;

- систематическому нарушению сотрудниками Правил внутреннего трудового распорядка;

- значительному общему снижению производительности труда.

Причины вышеуказанных проблем связаны с недостатками в структуре управления предприятием и  представлены в таблице 4.1.

Таблица 4.1

Причины проблем в работе предприятия

Продолжение таблицы 4.1