Служба упраления персоналом

2.3.  Задачи службы управления  персоналом в период стабилизации

Стадии стабилизации достигают  не все организации, успешно вышедшие на рынок. Парадокс может состоять в  том, что даже при обилии клиентов организация может погибнуть, если не сможет вырасти и измениться в  соответствии с потребностями рынка. Поэтому часть организаций так  и не “доживает” до стадии стабилизации — желанной спокойной гавани. Кажется, что именно этот период является самым  спокойным для фирмы — есть клиенты, есть сотрудники, понятно, что  и как делать (отработаны технологии). Остается только спокойно работать, но на стадии стабилизации поджидает ряд  проблем, без решений которых  организация может погибнуть.

Основная  задача работы управленческого персонала  на этой стадии — не только удержание  достигнутого уровня рентабельности и  неувеличение затрат на производство, но и обязательное снижение затрат на сырье, технологию и особенно персонал, в частности, в ситуации жесткой  конкуренции. Чтобы удержать устойчивость, любой организации необходимы поиски новых сегментов рынка, диверсификация производства, включение новых бизнесов в сферу свой деятельности. Выросшая организация должна закрепить собственную  организационную структуру, сделать  ее максимально эффективной в  новых условиях всемерной экономии. Все это особым образом детерминирует  и деятельность кадровой службы.

Какие задачи должны быть решены прежде всего  в данной ситуации?

1. Для  оптимизации производства, снижения  уровня затрат на персонал  необходимо провести анализ деятельности, выявить источники потерь и  построить работы максимально  эффективно. Новые варианты деятельности  должны быть закреплены в нормативных  документах и стать нормой  обычной работы. В ситуации стабилизации  у организаций менее всего  должно быть авралов и экстремальных  решений. Известен рынок, есть  потребитель, гарантированный объем  заказов — остается спокойно  и эффективно работать. Постепенно, вводя небольшие усовершенствования, рационализацию труда, можно повысить  его интенсивность, а используя  систему оплаты труда, — и  мотивацию персонала.

2. Для  оценки эффективности деятельности  каждого, выявления резервов роста  производительности и качества  организации должна проводить  регулярные оценочные процедуры  — аттестацию персонала, рабочих  мест. На основании полученных  данных могут быть улучшены  системы распределения работы, технологии  деятельности, формы оплаты и  стимулирования.

Чтобы более эффективно использовать персонал, кадровый менеджмент должен продумать  систему планирования карьеры формирования кадрового резерва, организации  обучения и продвижения персонала. Именно в ситуации стабильности персонал начинает воспринимать карьерные планы, планы роста вознаграждения как  обоснованные и реальные инструменты  планирования своей жизни. В стадии формирования и интенсивного роста  такие кадровые инструменты кажутся  малообоснованными и слишком  далекими.

Вопросы, связанные с оценкой и аттестацией, формированием резерва и планированием  карьеры, обучением персонала и  работой с конфликтами, мы рассмотрим в посвященной вопросам поддержания  работоспособности организации.

3. Однако  наиболее существенная проблема, с которой сталкивается управленческий  персонал на стадии стабилизации, — выбор между ориентацией  на функционирование (поддержание  работоспособности организации  в нынешней технологии и объеме) и развитием (подготовка организации  к следующему изменению, предотвращению  кризиса, который неминуем, если  организация не сможет найти  новый продукт, изменить направление  деятельности).

Таким образом и управление организацией, и управление персоналом должны решить, что для организации сейчас целесообразно: максимально сосредоточиться на “эксплуатации” достигнутого или  начать изменения, готовить новый продукт  новый рынок, саму организацию к  будущему, и этим предотвратить неминуемо  приближающуюся стадию кризиса. Однако менеджер по персоналу должен учитывать, что человеку свойственно стремление к стабильности, естественности процесса. Поэтому даже после принятия стратегического  управленческого решения — готовиться к новому этапу, создавать новый  продукт, изменять деятельность и организационную  структуру — персонал необходимо включить в реорганизационную, инновационную  деятельность. Начать процесс изменения  можно только, преодолевая сопротивление  изменениям.

Преодоление сопротивления изменениям

Первое, что необходимо понять менеджеру  по персоналу, озабоченному проблемой  подготовки изменений, — это уровень  ориентации организации на изменения, степень ее вариативности. Об этом могут  свидетельствовать как особенности  организации, так и персонала.

1. О  готовности к изменениям свидетельствуют  следующие организационные особенности  компании:

1) гибкость  организационной структуры —  наличие мелких, легко управляемых  структур (например, проектных групп), минимизация бюрократических правил  и процедур, адекватность структуры управления задачам функционирования — ликвидация лишних звеньев управления;

2) принципы  инновационности, заложенные в  корпоративной структуре, — ориентация  на постоянное совершенствование  и долгосрочность процесса изменений,  понимание естественности и непрерывности  процесса развития, ориентация, настроенность  : руководства и персонала на  поиск нового, внимательное отношение  организации к идеям своих  членов, наличие конкретных индикаторов  оценки процесса изменения организации,  сравнения с результатами конкурентов;

3) принципы  инновационности, заложенные в  положениях кадровой политики, —  непрерывное обучение персонала,  творческий подход к делу, гибкая  система оплаты труда, повышающая  заинтересованность в результатах,  требования к хорошему результату  производственной деятельности (количество, качество, творчество, готовность к  новому, разнообразие способов деятельности), оценка вклада линейных руководителей  в подготовку подчиненных, система  призов и премий за овладение  новыми навыками и выявление  проблем, оценка опыта и широкого  кругозора.

2. О  способности к изменениям свидетельствуют  следующие особенности персонала:

1) аналитичность  сознания — способность рассматривать  ситуацию в целом и в отдельных  аспектах выделять взаимосвязи,  детерминанты и свойства некоторых  объектов;

2) диалогичность  сознания — способность видеть  несколько вариантов развития  событий, способов решения проблем,  предполагать наличие возможности  нескольких вариантов решений.

Приглашая сотрудников организации к изменениям, важно предполагать, почему они могут  согласиться на инновацию, какими мотивами будут руководствоваться. Можно  выделить следующие движущие силы изменений:

• философия контракта — заключение соглашения между группой акционеров и группой работников (через менеджеров) об обмене труда на определенную плату;
• философия общей судьбы — уверенность в существовании, взаимозависимости между работниками, потребителями акционерами в том, что интересы работников и потребителей также важны, как и интересы акционеров.

Степень изменения, которая может быть достигнута, во многом зависит от времени и  потенциала сопротивления трудностям, препятствующим изменению (рис. 1). Время  — важный ресурс изменений, нельзя существенно изменить организацию  в очень короткое время. Наличие материальных, финансовых, человеческих ресурсов — также важный параметр выбора стратегии изменений.

Можно выделить четыре основных уровня изменений.

1) Изменение  в знаниях — требует минимального  времени и минимальных затрат, достаточно провести программу  обучения, распространить материалы,  например, инструкции. Однако проблема  связана с тем, что почти  все могут знать, как надо  делать, но никто в организации  не будет делать так, как  надо, потому что может считать  это неважным, слишком сложным,  неэффективным и т.д.

Рис. 1

2) Изменение  в индивидуальных установках (отношение  каждого к тому, что и как  надо делать) требует более длительного времени и больших затрат, поэтому необходимо создать условия для того, чтобы человек принял необходимость изменения. Например, все знают, что курить вредно, но для того чтобы человек бросил курить, надо, чтобы он пережил, например, большой стресс — заболел, испугался за свою жизнь.

3) Изменение  в индивидуальном поведении —  должно быть обеспечено еще  большим временем и ресурсами.  Самое главное на этом этапе  — человек должен получить  положительный опыт нового поведения.  Продолжая пример с курильщиком,  важно, чтобы человек, например  под угрозой болезни, не только  осознал необходимость порвать  с пагубной привычкой, но и  получил первый, пусть и небольшой,  результат. Например, смог продержаться  без курения хотя бы несколько  дней. Без этой, хотя бы маленькой  победы, он будет считать отказ  от курения не возможным для  себя, постепенно свыкнется с  нависшей угрозой и вернется  к прежнему поведению.

4) Изменение  в групповом поведении — наиболее  сложное организационное поведение,  требующее максимального времени  и существенных ресурсов. В организации  часто возникает ситуация, когда  сотрудники, прошедшие программу  обучения и окрыленные новыми  взглядами, обогащенные передовым  опытом, через некоторое время  теряют общий язык с коллегами,  начинают отторгаться или, если  конечно, не отказываются от  своих инноваций. Группа всегда  требует от своего участника  поведения, близкого к среднему, позволить отклоняющееся поведение  коллектив может только лидеру  или “дурачку”. Самая большая  проблема — создание нового  способа коллективного поведения.  В подобном случае одним из  вариантов преодоления сопротивления  новому могло стать обучение  всего подразделения одновременно, например, в самой организации.

Если  оценивать затраты на проведение изменений, то всегда дешевле поддерживать систему в существующем состоянии (даже очень неблагоприятном), чем  изменять. А поскольку затраты  ни изменения требуют единовременного  вложения очень больших капиталов (в оборудование, обучение, покупку  технологий, проектирование и прочего, без чего организация не может  эффективно функционировать), изменения  необходимо начинать готовить именно на стадии стабилизации.

Процесс подготовки и проведения изменений

Как надо построить процесс подготовки и проведения изменений, для того чтобы он прошел успешно?

1) Подведение  итогов и восхваление прошлого. Сжатая и обязательно правдоподобная  история прошлого за определенный  период с, изложением существа  дела, объективных фактов, надежд  и мечтаний участников, а также  средств их достижения. Должны  быть представлены ценности, существенные  для слушателей, важно не только  не признавать и даже не  прославлять оставляемые позади  ценности.

2) Обоснование  изменений. Аргументированная причина,  объясняющая нововведения.

3) Создание  преемственности между прошлым  и будущим. Все значительные  изменения встречают активное  сопротивление, поэтому следует  мотивировать изменения и сообщить, что часть ценностей прошлого  будет сохранена и продолжит  свое существование в новой  форме.

Менеджеру по персоналу следует организационно обеспечить изменения, продумать процесс  постепенного введения новых способов работы. Для этого он должен:

1) выделить  лидеров коллектива, групп — людей,  авторитетных для коллектива, для  включения их в процесс преобразования  либо в целевые проектные группы, либо в экспертную группу;

2) сформировать  целевые, проектные группы для  разработки стратегии и плана  изменений и включить в них  представителей разных отделений  и сфер бизнеса организации;

3) сформировать  экспертную группу, включающую в  себя лидеров групп и людей,  занимающих высокие статусы в  организации, а также формальных  и неформальных лидеров;

4) организовывать  регулярные встречи проектной  и экспертной групп по обсуждению  проекта и его развитию;

5) представить  проект сотрудникам организации.  Особое внимание следует уделить  психологическому обеспечению внедрения  изменений. Для этого кадровая  служба должна:

• привлекать внимание к необходимости изменений;
• организовать процесс получения конкретных предложений от сотрудников организации и поддержку активных сотрудников, подающих такие предложения;
• создавать неофициальную информационную сеть распространения информации о проводящихся изменениях;
• учитывать при подготовке информации, способах презентации материалов особенности персонала и личностные характеристики аудитории;
• стараться учитывать продуктивные возражения, возникающие у персонала, адаптировать программу изменений с учетом возникающих затруднений.