Отчет по учебно-ознакомительной практике в _ООО «Росгосстрах»

 3. Обеспечение  эффективности хозяйственной деятельности  в целях избежания непроизвольных затрат во всех областях хозяйственной деятельности, а также для предотвращения неэффективного использования всех прочих ресурсов.

 Но  отказ от выполнения мероприятий  по обеспечению надежной информацией  и сохранности активов и регистров может привести к непоправимым потерям. При утрате или хищении заинтересованными лицами данных о количестве и ценах поставляемого сырья возможно снижение конкурентоспособности производимой продукции.)

 4. Обеспечение  соответствия предписанным учетным принципам. Система внутреннего контроля должна обеспечить необходимую степень уверенности в том, что должностные лица и работники предприятия следуют требованиям и правилам, закрепленным внутренними документами предприятия:

 •  положениями об отделе, службе, иных подразделениях предприятия.

 • должностными инструкциями руководителей, менеджеров и специалистов предприятия,

 •  приказом об учетной политике предприятия,

 • приказами  и распоряжениями генерального директора (директора), иных руководителей, изданными в соответствии с их компетенцией.

 5. Обеспечение  выполнения требований федеральных  законов и иных правовых актов  Российской Федерации и местных  органов власти при осуществлении  финансово-хозяйственных операций.

 Формы контроля

 Фирмы широко используют две формы контроля - финансовый и административный. Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различными. В центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности, а также по фирме в целом.

 Повышение роли функции контроля в управлении фирмами тесно связано с использованием автоматизированных информационных систем и электронно-вычислительной техники, которые позволили оперативно и точно передавать по назначению информацию, производить ее обработку и анализ, выявлять отклонения от намеченных показателей и принимать в связи с этим срочные решения. Это дало возможность осуществлять систематический контроль за производственной и сбытовой деятельностью всех подразделений в поэтапном ее осуществлении, координировать и своевременно вносить необходимые коррективы в связи с изменением условий на рынке. Применение электронно-вычислительной техники и автоматизированных систем способствовало усилению централизации и оперативности управленческого контроля, т.е. перенесению на высший уровень руководства контроля за деятельностью компании.

 Таким образом, место и значение контроля определяются тем, что он является способом организации обратных связей, благодаря  которым орган управления получает информацию о ходе выполнения его  решения.

 Контроль  позволяет видеть всю действительную картину состояния производства. И потому от его эффективности, в конечном счете, зависит качество принимаемых решений и своевременное их исполнение.

 Прежде  всего, выделим два типа контроля - стратегический (или управленческий) и тактический (или административный).

 Стратегический, или управленческий, контроль направлен  на решение стратегических задач  и тесно связан, естественно, со стратегическим планированием и управлением.

 Тактический, или административный, контроль призван  систематически следить за обеспечением выполнения текущих задач, программ, планов.

 Выделяют  также предварительный, текущий  и заключительный контроль в организациях.

   Предварительный  контроль

 Некоторые наиболее важные виды контроля могут  быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ.

 Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определённых правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии  поведения вырабатываются для обеспечения  выполнения планов, то их строгое соблюдение – это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично если писать чёткие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки до подчинённых, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, всё это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трёх ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

 Человеческие  ресурсы. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счёт тщательного анализа тех деловых  и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы  для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым.

 Материальные  ресурсы. Очевидно,  что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путём выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям.

 Финансовые  ресурсы. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию управления. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он даёт уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у неё будут.

   Текущий контроль

 Как это собственно следует из его  названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчинённые сотрудники, а сам  он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы  подчинённых, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьёзные трудности для всей организации.

 Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических  результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

 Организационные системы контроля с обратной связью, используемые в управлении, во многом похожи на систему термостат-обогреватель (при понижении температуры в помещении от термостата к обогревателю поступает сигнал и обогреватель нагревается до тех пор, пока не поступит второй сигнал – о том что достигнута нужная температура). Но есть одно очень важное отличие. Система термостат-обогреватель – это замкнутая система контроля, т.е. она работает непрерывно и автоматически без внешнего вмешательства. Большинство организационных систем контроля с обратной связью относятся к  открытым, или незамкнутым системам. Внешний для таких систем элемент – руководитель-менеджер, регулярно воздействует на эту систему, внося изменения как в её цели, так и в функционирование. В управлении необходимы системы именно открытого типа, поскольку на организацию оказывают воздействия очень много переменных величин.

 Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут  вызываться как внешними, так и  внутренними факторами. К числу  внутренних факторов следует отнести  проблемы, связанные с переменными величинами. Внешние факторы – это всё то, что воздействует на организацию из окружающей её среды: конкуренция, принятие новых законов, изменение технологии, ухудшение общей экономической ситуации, изменения системы культурных ценностей и многое другое. Вполне допустимо рассматривать управление в основном как попытку обеспечить функционирование организации в качестве системы с эффективной обратной связью, т.е. как системы, обеспечивающей выходные характеристики на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних и внутренних отклоняющих факторов. Однако, хорошее управление выходит далеко за рамки простого стремления обеспечить статус кво и адекватно реагировать на возникающие проблемы. Если организация стремится адаптироваться и усовершенствовать свою деятельность, изначально заняв активную позицию, она вряд ли останется эффективной в долгосрочном плане.

 Заключительный  контроль 

 При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих  работ для того, чтобы достичь  требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определённого заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

 Хотя  заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать  на проблемы в момент их возникновения, тем  не менее он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль даёт руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определённого уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

 Наиболее  эффективным видом контроля для  фирмы «Росгосстрах» является заключительный контроль, когда руководитель оценивает результаты деятельности своих сотрудников, число и качество заключенных ими страховых договоров. Другие виды контроля тоже остаются важными, но в этой компании работники сами заинтересованы в эффективности своей деятельности и удовлетворении потребностей клиентов, так как качество работы сотрудников с клиентами непосредственно связано с их доходами. 
 

Организация коммерческой деятельности на предприятии

Компания «Росгосстрах» - предприятие по предоставлению услуг страхования, поэтому она не занимается закупкой товаров с целью последующей их перепродажи. Но для успешной и непрерывной работы компании необходимо постоянно закупать канцелярские товары, бумагу, различную мебель, а также товары, позволяющие сотрудникам работать в комфортных условиях (электрические чайники, вентиляторы и пр.) Большую долю расходов компании составляет покупка новой техники и модернизация старого оборудования.

За несколько  лет успешной работы в области  информационных технологий Росгосстраху удалось реализовать ряд крупных проектов. В 2003 году был создан новый Вычислительный центр, осуществлен перевод компании на единые стандарты учета договоров, объединившие все структурные подразделения компании (около 48 млн. договоров по всей системе "Росгосстрах"). Началось осуществление проекта по созданию единых стандартов автоматизации бухгалтерского учета, успешно завершен первый этап проекта по созданию новой распределенной страховой операционной системы, построена мультисервисная корпоративная сеть передачи данных.

Компания провела  также масштабную работу по переоснащению  вычислительными ресурсами региональных представительств Росгосстраха. В течение  года в соответствие с планом развития компании, утвержденным Советом директоров, централизовано было закуплено и установлено по всей стране свыше 5800 компьютеров, 2500 принтеров, 1500 копировальных аппаратов.

Получая награду  из рук заместителя министра экономического развития и торговли Андрея Шаронова, руководитель Департамента информационных технологий, вице-президент Росгосстраха Алексей Телятников сказал: "Руководство Росгосстраха придает большое значение и приоритет в решении информационно-технологических задач. На эти цели выделяются значительные инвестиции. Топ-менеджмент РГС считает, что дальнейшее развитие страхового рынка России и повышение качества страхового обслуживания населения страны напрямую зависят от уровня внедрения инновационных, в том числе информационных технологий".