Автоматизация операционного учета в банке

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.2 - Схема  документооборота работы кассы банка  при прибыльных операциях.

 

Прием операционным работником приходных документов от клиента.

– проверка соответствия заполнения документов с последующим занесением данных в кассовый журнал прихода;

– передача приходных документов внутренним порядком в кассу банка;

– кассир проверяет наличие и тождественность подписей операционных работников, сумму цифрами и прописью и вызывает личность вносящего наличные;

– кассир принимает деньги от клиента. Сверяет сумму денег с суммой, указанной в приходном документе, подписывает заявление, квитанцию, ордер, ставит штамп на квитанции. Выдает клиенту квитанцию (второй экземпляр приходного кассового документа) или иной документ, подтверждающий внесение наличных в соответствующую платежную систему;

– по окончании операционного дня кассир сверяет сумму принятых наличных суммой, указанной в первичных приходных документах, с записями в доходной части кассового журнала и составляет справку кассира приходной кассы;

– кассир сдает заведующему кассы наличные под роспись в книге учета принятых и выданных денег (ценностей).

Так что при  построении схем, оперограммы, графиков документооборота главный бухгалтер  банка придерживается таких принципов, как:

– составление документа в момент выполнения хозяйственной операции;

– время прохождения документа от места сборки до бухгалтерии должен быть минимальным;

– в графике должен быть четко указано время составления документа и его прохождение через каждую инстанцию, сроки передачи документа от одного исполнителя к другому должны быть согласованными.

Ответственными  руководителями в банке происходит формирование дел учетной службы для организации текущего и долговременного хранения.

Делом принято  называть совокупность документов, касающихся определенного вопросы деятельности банка и, которые расположены в отдельной папке с соответствующим заголовком.

В банке «А» для быстрого и оперативного процесса организации и поиска документов существует номенклатура дел. В номенклатуре определяются названия дел, сроки их хранения в архиве. Сначала составляется номенклатура в структурном подразделении, а затем канцелярия банка составляет сводную номенклатуру, после чего данный документ утверждается и передается во все подразделения банка и является обязательным к исполнению.

Сводная номенклатура дел в декабре каждого года передается, анализируется и уточняется. Согласование сводной номенклатуры дел с архивным органом проводится раз в пять лет. Формирование дел в банке «А» отвечает следующим требованиям:

– в дело размещают только исполненные документы (оригиналы или заверенные копии), оформленные с требованиями стандартов.;

– в дело не размещают документы, которые не соответствуют заголовку дела, неправильно оформленные, подлежат возврату, черновики;

– в дела группируют документы одного года и в логическом порядке;

– Дело не должно содержать более 250 листов

– обложка дела оформляется согласно требованиям.

Законченные дела в банке передаются в архив  банка с проведением экспертизы ценности документов. По результатам экспертизы составляют описи дел постоянного и длительного срока хранения, а также акты об изъятии и уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Сводные описи и акты рассматриваются экспертной комиссией.

В своей деятельности операционный отдел банка «А» использует специализированную автоматизированную банковскую систему (САБС).

САБС предназначена  для автоматизации процесса обработки  учетно-операционной информации  и  осуществления межбанковских расчетов:

• в специализированной автоматизированной банковской системе полевых учреждений (ПУ) Банка России;
• в специализированной автоматизированной банковской системе учреждений Банка России (УБР) на территории особых регионов.

САБС  включает следующие компоненты:

• комплекс технических средств и системное программное обеспечение, необходимые для функционирования прикладного программного обеспечения системы и подсистемы информационной безопасности (ПИБ);
• специальное аппаратно-программное обеспечение и средства криптографической защиты информации (СКЗИ), специальное  аппаратно-программное обеспечение для защиты от НСД в рамках функционирования ПИБ, программное обеспечение средств защиты от воздействий вредоносного кода;
• прикладное программное обеспечение типового программного комплекса САБС.

САБС устанавливается в ПУ и УБР на сервере и АРМах, конфигурируемых на выполнение определенных банковских операций и наделяемых правами на выполнение этих операций.

Вид деятельности

Область применения САБС – автоматизация децентрализованной обработки учетно-операционной информации  и выполнения межбанковских расчетов:

• в системе полевых учреждений Банка России;
• в  УБР на территории особых регионов.

Перечень объектов автоматизации

Объектами автоматизации  являются:

• деятельность полевых учреждений Банка России по обработке учетно-операционной информации  и осуществлению межбанковских расчетов;
• деятельность УБР (расчетно-кассовые центры, головные расчетно-кассовые центры, территориальные учреждения) на территории особых регионов по обработке учетно-операционной информации  и осуществлению межбанковских расчетов.

Объект применения - автоматизированные рабочие места, созданные на базе  САБС.

Свойства системы  позволяют настраиваться на автоматизированное исполнение деятельности ПУ и УБР  по решению учетно-операционных задач.

Система имеет гибкую настраиваемую структуру, позволяющую реализовывать функции в зависимости от принятой в ПУ и УБР системы расчетов и условий обработки банковской информации.

Перечень функций, реализуемых системой

Для обеспечения  автоматизации обработки платежных документов и документов внутрибанковской деятельности в ПУ и УБР в САБС следующие основные функции:

• расчетно-кассовое обслуживание;
• межбанковские расчеты с применением авизо;
• электронные расчеты между ПУ Банка России и другими УБР;
• внутрирегиональные электронные расчеты для УБР особых регионов;
• межрегиональные электронные расчеты для УБР особых регионов;
• электронные расчеты с кредитными организациями и клиентами Банка России;
• эмиссионно-кассовые операции;
• формирование бухгалтерской и статистической отчетности;
• операции по вкладам военнослужащих в ПУ Банка России;
• учет основных средств, нематериальных активов и материальных запасов.

Перечень  задач САБС

Перечень групп  задач, реализованных в САБС, приведен в таблице 2.1.

 

Таблица 2.1

№ п/п	Группы задач
1	Администрирование
2	Обеспечение информационной безопасности
3.	Ведение Книги регистрации лицевых  счетов
4.	Ведение нормативно-справочной информации
5.	Первичный ввод и логический контроль реквизитов документов, изготовленных  на бумажных носителях
6.	Контроль введенной информации по технологии «двойного ввода»
7.	Обработка начального провода
8.	Обработка ответного провода
9.	Ведение картотек внебалансовых счетов
10.	Расчет и взимание платы за расчетные  услуги
11.	Учет операций, выполняемых в операционных кассах
12.	Электронные расчеты
13.	Электронные расчеты с кредитными организациями и клиентами Банка  России (через УФЭБС)
14.	Контроль электронных расчетов
15.	Ведение очереди отложенных платежей
16.	Операции по вкладам военнослужащих в ПУ Банка России
17.	Эмиссионно-кассовые операции ПУ
18.	Операции с иностранной валютой
19.	Формирование и печать выходных форм
20.	Учет основных средств, нематериальных активов и материальных запасов
21.	Операции в период заключительных оборотов месяца и года
22.	Открытие / закрытие операционного  дня

САБС, эксплуатируемый  в учреждении банка «А», состоит  из набора автоматизированных рабочих мест, на которых могут быть решены определенные функциональные задачи, и сервера ТПК САБС. Перечень функций, реализуемых АРМ, а также и перечень самих АРМов, может быть изменен в процессе эксплуатации ТПК в УБР, путем редактирования состава системных ролей и изменения перечня функций, доступных той или иной системной роли.

В качестве примера  приведем открытие / закрытие операционного дня  в банке «А»

Задача «Открытие / закрытие операционного дня» является составной частью САБС и выполняется в составе САБС пользователем, учетной записи которого назначена роль администратора операционного дня.

Задача «открытие / закрытие операционного дня» включает следующие функции:

• закрытие операционного дня:
• проверка на завершение выполнение всех расчетных операций операционного дня;
• сальдирование парных счетов и перенос остатков на соответствующий счет;
• межформенный контроль по взаимоувязанным показателям на соответствие сумм, отраженных по счетам аналитического учета, суммам, отраженным по счетам синтетического учета;
• контроль текущих остатков по балансовым и внебалансовым счетам по суммам проведенных документов операционного дня;
• выверка операционного дня по картотеке ответных авизо;
• выверка операционного дня по картотеке неквитующихся авизо;
• выверка операционного дня по картотекам внебалансовых счетов;
• выверка операционного дня по картотеке вкладов военнослужащих для ПУ;
• выверка очереди отложенных платежей;
• выверка электронных расчетов;
• архивация операционного дня (создание страховой копии).
• открытие операционного дня.

Выводы к  разделу 2

Следовательно, организация учетно-операционной работы в банке «А» осуществляется согласно действующему законодательству, Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ и Международными стандартами финансовой отчетности, решений Правления Банка, внутренних документов, определяющих порядок осуществления операций с различными финансовыми инструментами и внутренними организационными регламентами. Банк «А» осуществляет свою деятельность на основании лицензии Банка России.

Для упорядочения движения документов и своевременного отражения хозяйственных операций в учете, в банке составляют графики документооборота по банковским операциям и обслуживанием клиентов.