Администрирование и документирование кадровой деятельности

·         никогда не состоял (не состояла) в браке - 1;

·         состоит в зарегистрированном браке - 2;

·         состоит в незарегистрированном браке - 3;

·         вдовец (вдова) - 4;

·         разведен (разведена) - 5;

·         разошелся (разошлась) - 6. 

  В составе семьи показываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются: отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником. 

   Паспортные данные указываются в соответствии с паспортом. 

   Место жительства (по паспорту) указывается на основании паспорта, фактическое - со слов работника. Код места жительства определяется по ОКАТО. Если место жительства по паспорту и по факту совпадают, строку "Фактический" можно оставить незаполненной для того, чтобы в случае изменения фактического места жительства работника (при неизменности регистрации) было место для необходимой информации. 

Раздел II "Сведения о воинском учете"

      После заполнения раздела II «Сведения о воинском учёте», внизу второй страницы Формы № Т-2 работник кадровой службы обязательно заверяет указанные данные своей личной подписью, с указанием на должность и расшифровку подписи. Работник также подписывает вторую страницу формы № Т-2 и проставляет дату её заполнения. Строчка, содержащая личную подпись работника – это образец подписи, на основании которого ему будут выплачивать заработную плату. 

        Раздел III "Приём на работу и переводы на другую работу" и раздел XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)"

       Сведения из разделов III и XI являются наиболее важными. Записи в этих разделах производятся на основании приказа (распоряжения) о приёме на работу (формы № Т-1 и № Т-1а), приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5) и приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (формы № Т-8, № Т-8а). Сведения должны заполняться с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.

      В раздел «Приём на работу и переводы на другую работу» вносятся сведения по мере работы работника в организации. Сведения должны соответствовать записям в трудовой книжке, повторяя дату, номер приказа о приёме, переводе работника, название должности, структурного подразделения. Кроме того, в конце каждой записи в разделе III личной карточки проставляется подпись работника о том, что он ознакомлен с записью, сделанной в его трудовой книжке.

       Последний раздел личной карточки XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» заполняется работником кадровой службы при прекращении трудовых отношений с работником. Основанием прекращения трудового договора (увольнения) является формулировка причины увольнения на основании соответствующей статьи ТрК РФ, полностью повторяющая запись в трудовой книжке работника. Датой увольнения является последний день работы работника. Реквизиты приказа (дата и номер), который является основанием заполнения данного раздела, также указываются в точном соответствии с записью в трудовой книжке. Записи об увольнении заверяются подписью работника кадровой службы и работника. 

         Раздел IV "Аттестация"

       При заполнении данного раздела заполняются все столбцы и графы. В них указываются:

·         дата прохождения аттестации;

·         решение комиссии, например: «перевести на должность», «отправить на повышение квалификации» и т.д. Как правило, запись о решении аттестационной комиссии выглядит следующим образом:

соответствует занимаемой должности;

соответствует занимаемой должности  при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через  год;

не соответствует занимаемой должности;

·         ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты.

Графа "Основание" может  быть незаполненной. Как вариант, в  ней может быть указан приказ организации  о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации. Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых работником. 

        Раздел V "Повышение квалификации"

       Данные о повышении квалификации и профессиональной переподготовке записываются на основании документов (свидетельство, удостоверение), представляемых работником либо поступающих из отдела подготовки кадров.

       Графа "Основание" может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации либо реквизиты договора между работником и работодателем (ст. 197 ТрК РФ).

      Аналогичным образом в раздел VI вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием, специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.  

         Раздел VII "Награды (поощрения), почетные звания"

      При заполнении данного раздела необходимо указать виды поощрений (в соответствии со ст. 191 ТрК РФ и локальными нормативными актами), применявшихся к работнику, а также следует перечислить государственные награды, присвоенные почетные звания.

          Раздел VIII "Отпуск"

       В разделе VIII "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы на предприятии, включая отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, краткосрочные отпуска без сохранения заработной платы. В данный раздел заносится информация о виде отпуска, периоде работы, за который предоставляется отпуск, продолжительности отпуска и об основании его предоставления. 

          Раздел IX "Социальные льготы"

       В разделе IX указываются социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством. 

         Раздел X "Дополнительные сведения"

       В данном разделе свободные строки могут заполняться данными по усмотрению работодателя.

3. Сроки хранения.

         Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри – также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных в кадровой службе предприятия – год (допускается до трех лет), затем карточки передаются на хранение в архив предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Практическое задание.
1. Задание №1:

Заполните графу характер работы «С 10.10.2010 принять Воронова Петра Сергеевича в отдел главного энергетика ЗАО «СтройТехМаш» на должность специалиста I категории»

Решение.

Дата составления	Табельный номер	Идентификационный номер налогоплательщика	Номер страхового свидетельства государственного пенсионного  страхования	Алфавит	Характер работы	Вид работы (основная, по совместительству)	Пол (мужской, женский)
10.10.2010				В	постоянная	основная	м

 

2. Задание №2:    В трудовом или гражданско-правовом договоре возможна следующая формулировка: «Работник принимается на работу в качестве столяра … в столярный цех ООО «Мебельная мастерская» для выполнения следующих трудовых функций: изготовление ……». Обоснуйте Ваш ответ.

         Решение:

      Так как  в формулировке используется  терминология трудового договора, т.е. «Работник», а не  гражданско-правового:  «Исполнитель» (либо «подрядчик»), следовательно формулировка представленная  выше возможна в трудовом договоре.

 

 

 

 

 

3. Задание №3: Внесите изменения в трудовую книжку  

«Смирновой Тамары Сергеевны, 1980 г. рождения (23.09.1980), учащуюся  на 3 курсе Донского государственного технического университета. Смирнова принята на должность секретаря. 1 августа 2001 г. Смирнова Т.С. представила свидетельство о браке № 324 от 15.07.2001, где указано, что она поменяла фамилию на Зайцева»  Решение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Тема VIII «Ведение трудовых книжек»
1. Роль и значение трудовой книжки.

         Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса РФ). Данная норма ТК РФ определяет правовое значение трудовой книжки для любого человека, работающего по найму. На основе записей в трудовой книжке определяется тарифная ставка заработной платы работника, размер пособия по временной нетрудоспособности. Трудовая книжка играет заметную роль не только в оформлении трудовых отношений. Так, страховой стаж работы, дающий право на назначение трудовой пенсии (в том числе на досрочное), исчисляется, прежде всего, на основе записей в трудовой книжке работника. Без предъявления трудовой книжки работник, как правило, не может зарегистрироваться в качестве лица, ищущего подходящую работу или безработного в органе по вопросам занятости (пункты 7 и 14 Порядка регистрации безработных граждан, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 22 апреля 1997 г. № 458).

2. Требования к оформлению, заполнению трудовых книжек и их хранение в соответствии с ТК РФ.

       Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним производится на русском языке как государственном языке России, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может вестись наряду с русским и на государственном языке этой республики (п. 6 Правил). Записи дат во всех разделах трудовой книжки производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными) в формате «число, месяц, год». Например, если работник принят на работу 1 апреля 2005 г., то в трудовой книжке делается запись «01.04.2005».  Записи в трудовую книжку производятся аккуратно, перьевой или гелиевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Важнейшее изменение, содержащееся в новой Инструкции и Правилах, требует производить записи в трудовой книжке без использования каких-либо сокращений. Например, теперь не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «п.» вместо «пункт», «ст.» вместо «статья» и т.д. В разделе «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивания ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается. Зачеркивание (по линейке одной чертой) допускается только на первой странице (титульном листе) трудовой книжки при изменении сведений о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника (п. 1.2 и 2.3 Инструкции).

          В трудовую книжку вносятся:

• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
• сведения о выполняемой работе: приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении с указанием основания прекращения трудового договора;
• сведения о награждениях и поощрениях (в новой форме трудовой книжки награждения и поощрения записываются в одном разделе).

         В трудовую книжку теперь не вносятся сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях, что встречалось в практике школ достаточно редко, а также сведения о назначении пенсии, что связано с реформой пенсионного законодательства. Нововведением Правил является и отсутствие нормы о необходимости внесения в трудовую книжку сведений о профессиональном образовании, предшествующем началу работы. Как и по ранее действующему законодательству, в трудовую книжку не вносятся сведения о взысканиях (о замечаниях, выговорах), за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение, о временных переводах на другую работу, о предоставлении отпусков, в том числе по беременности и родам, уходу за ребенком.

          Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном администрацией школы, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа директора школы не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (п. 10 Правил). С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма Т-2 «Личная карточка работника» утверждена постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

      Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранят в течение двух лет в отделе кадров отдельно от остальных трудовых книжек. 
Невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранят в архиве 50 лет. По истечении этого срока они могут быть уничтожены в установленном порядке.

3. Внесение изменений в записи и учет трудовых книжек.

        Изменение записей (о фамилии, дате рождения, образовании) производит администрация по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, браке, образовании и т.д.) со ссылкой на номер и дату этих документов. 
Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные.