Администрирование и документирование кадровой деятельности

        Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных. 
        Ссылки на документы делают на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяют подписью руководителя или сотрудника, ведущего кадровую документацию, ставят печать организации или отдела кадров.

        Если в трудовой книжке обнаружены неправильные записи, их исправляет администрация того предприятия, где эта запись была сделана. 
Если организация, сделавшая неправильную запись, ликвидирована, исправление делает организация-правопреемник, а при ее отсутствии -вышестоящая организация, которой подчинялось ликвидированное предприятие. 
        Исправленные сведения должны соответствовать подлиннику приказа. В случае утраты приказа исправление вносят на основании других документов, подтверждающих данный факт. 
В разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждениях" зачеркивание неточных записей не разрешается. Чтобы внести изменения, после неверной записи в графе 3 пишут:

Запись за № ___ недействительна. Принят маляром.

          В графе 4 повторяют дату и номер приказа (распоряжения), запись из которого сделана неправильно. 
         В таком же порядке исправляют недействительную запись об увольнении и переводе на другую работу, если увольнение или перевод незаконны.

       Учет трудовых книжек

        Сотрудник сам может купить трудовую книжку в канцелярском магазине. 
        Заполненные трудовые книжки подлежат учету в организации. В организациях ведут документацию по учету бланков и заполненных трудовых книжек. 
       Существует приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (Приложение № 2 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек"). Приходно-расходную книгу может вести в бухгалтерии организации кассир. 
        Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведет кадровая служба организации или лицо, ответственное за обеспечение кадровой деятельности. В книге регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши, выданные вновь (Приложение № 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69). 
        Эти книги регистрации и движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью директора и печатью. 
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранят в бухгалтерии, как документы строгой отчетности, и выдают по заявке под отчет ответственному за ведение кадровой документации.  
По окончании каждого месяца (квартала) в бухгалтерию предоставляют отчет о наличии бланков и вкладышей, а также отчитываются за суммы, затраченные на их приобретение. На испорченные бланки составляют акт.

4. В каких случаях выдаются вкладыш и дубликат трудовой книжки, особенности их оформления.

Вкладыш.

           В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.  
Вкладыш в трудовую книжку изготавливается по утвержденной форме трудовой книжки. Объем вкладыша: "Сведения о работе" - 9 разворотов, "Сведения о награждениях" - 8 разворотов. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.  
          При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша.

          В Правилах  не указано конкретное место  трудовой книжке, где следует  поставить штамп со словами  «Выдан вкладыш». При этом обычно  его проставляют в правом верхнем  углу титульного  листа  трудовой  книжки.  
           Кроме того, в Правилах не указано конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, и качество используемых при этом ниток. Обычно вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.  
          Нумерация во вкладыше к трудовой книжке сквозная по каждому разделу и продолжает нумерацию, сделанную в трудовой книжке.  
          Дубликат. 
          Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы или когда трудовая книжка пришла в негодность. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.  
          При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:  
а. сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;  
б. сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.  
         Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.  
         Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.  
        Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.  В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).  
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы.

1. Трудовой кодекс Российской Федерации  от 30.12.2001 г. № 197 - ФЗ // Собрание  законодательства РФ. - 2002.

2.  Комментарии к Трудовому кодексу  Российской федерации (вводный) / Горбачева Ж.А. - М.: Книнжный мир, 2002. - с. 17-77.

3.  Андреева В.И. Оформление и  ведение трудовых книжек // Справочник  кадровика: №2, 2007.

4.  Борисова С.А. Словарь-справочник кадровика. М., 2005.

5.  Иванова М. Все, что вы хотели  знать о трудовых книжках //Кадровое  дело от 2008-05-02.

6.  Кузьменко  А.В. Субъекты трудового договора // Учен. зап. Юрид. фак. / С-Петерб. гуманит.  ун-т профсоюзов. - СПб., 2008. - Вып. 4. - с. 14-17.

7.  Санкина Л.В. Рекомендации по  оформлению документов в организациях: оформление трудовых книжек // Справочник  кадровика №4, 2007

8.  Степанюк Л.О трудовой книжке //Официальные материалы для бухгалтера  от 2007-03-31

9.  Толкунова В.Н., Гусов К.Н. Трудовое  право России. Учебное пособие.  М.: 2008.