Анализ использования рабочего времени руководителя

     - рассчитываются коэффициенты творческой, организационно-административной, формально-логической и исполнительской деятельности по отдельным группам исполнителей и на этой основе оценивается рациональность разделения труда внутри структурных подразделений [6. С. 20-22].

     Нужно иметь в виду, что с повышением уровня руководства снижается время, затрачиваемое на управление основной деятельностью, и растет время на административную, организационную  работу, представительство, решение  социальных проблем.

     Необходимо  всегда помнить, что время занимает в жизни важное место. Оно необратимо и невосполнимо. Растрачивать свое время – значит, растрачивать свою жизнь. Взять свое время под контроль – значит, овладеть своей жизнью, быть хозяином собственной судьбы. Организация рабочего времени играет огромную роль в эффективном управлении персоналом, так как руководители заинтересованы в том, чтобы их подчиненные работали усердно во благо получить больше прибыли для организации. Для этого они используют функции планирования, организации, контроля, мотивации, координации. При этом создается совершенно особый климат эффективности в компании, людям становится работать более комфортно, вся деятельность сотрудников более осознанной и предсказуемой, заметно вырастает мотивация персонала, значительно улучшается взаимодействие людей внутри команды и между различными подразделениями. Тем самым рационально используется время, рационально распределяются производственные и человеческие ресурсы, в итоге – рациональная и эффективная работа всей организации [22. С. 19-20].

     Таким образом, арсенал методов учета и измерения использования рабочего времени достаточно широк: хронометраж; упрощенные наблюдения; фотография рабочего дня; моментальные наблюдения; самофотографирование; опросы. Выбор метода должен производиться в зависимости от поставленных задач, требуемой точности и возможностей. Для официального учета отработанного времени применяется табель, который представляет собой именной список персонала подразделения. С помощью диагностики времени определяются факторы, вызывающие потери времени; осуществляется анализ затрат времени на выполнение свойственных и не свойственных должностным обязанностям работ; рассчитываются коэффициенты творческой, организационно-административной, формально-логической и исполнительской деятельности по отдельным группам исполнителей и на этой основе оценивается рациональность разделения труда внутри структурных подразделений. 

1.3 Принципы эффективного  использования рабочего  времени 
 

     Опыт  показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое время  более эффективно, может осуществить  и свое желание [7. С. 9].

     Для этого нужно избавиться от некоторых  привычек в организации своего труда. Ведь даже самые квалифицированные  руководители, вполне заслуженно пользующиеся высокой репутацией, часто допускают  ошибки в организации личного труда. Вот некоторые из таких типичных ошибок:

1. Перенос принятия решения проблемы назавтра. Эта ошибка – самая распространенная. Главная причина такой ситуации наша несобранность, нерешительность, неуверенность. Проблему необходимо решать сразу, не откладывая ее на потом;
2. Выполнение работы не до конца. Быть до предела занятым и работать хорошо, наверное, не одно и то же. Человек может заниматься множеством дел, но успевать решать лишь малую часть их;
3. Стремление сделать все сразу. Одновременное решение нескольких проблем – это самый верный путь к стрессам и неврозам;
4. Стремление сделать все самому. Очень часто руководящие работники тратят свое время и силы на выполнение той работы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение тех проблем, которые требуют компетентности и участия самого руководителя;
5. Неумение правильно разграничить функции между подчиненными. Отсутствие четкого разграничения задач, ответственности и служебных функций, беспорядок в системе управления часто подкашивают организацию. В результате не только затрудняется решение многих проблем, но и возникает ненужное личное соперничество;
6. Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных. К сожалению, многие руководители имеют привычку во всех проблемах винить своих подчиненных, тем самым, занимаясь делом совершенно бесполезным. Типичный пример – перекладывание вины на других в случае неудачи;
7. Полное пренебрежение вопросами организации и планирования личной работы. Эта ошибка, возможно, самая основная. Руководители часто и справедливо жалуются на все возрастающую в последние годы лавину бумаг;
8. Руководитель считает, что эффективная организация его личного времени в принципе невозможна. Это мотивируется тем, что он, руководитель, зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств [7. С. 10-15].

     По  этому поводу Зайверт Л. выделяет тридцать самых главных причин потерь времени:

1. Нечеткая постановка цели;
2. Отсутствие приоритетов в делах;
3. Попытка слишком много сделать за один раз;
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения;
5. Плохое планирование трудового дня;
6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол;
7. Чрезмерное чтение корреспонденции;
8. Скверная система досье;
9. Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе);
10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров;
11. Недостатки кооперации или разделения труда;
12. Отрывающие от дела телефонные звонки;
13. Незапланированные посетители;
14. Неспособность сказать «нет»;
15. Неполная, запоздалая информация;
16. Отсутствие самодисциплины;
17. Неумение довести дело до конца;
18. Отвлечения (шум и др.);
19. Затяжные совещания;
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям;
21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь;
22. Болтовня на частные темы;
23. Излишняя коммуникабельность;
24. Чрезмерность деловых записей;
25. Синдром «откладывания»;
26. Желание знать все факты;
27. Длительные ожидания (например, условленной встречи);
28. Спешка, нетерпение;
29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел;
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами [23. С. 12-13].

     Отметим, что люди достаточно давно были озабочены  управлением своим временем. По мнению С. Кови, автора бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей. Возврат к этике характера», существует уже четыре поколения, занимавшихся управлением временем [11. С. 181-182].

     Первая  волна характеризовалась записками, памятками, попытками упорядочить  и систематизировать все, что требует от нас затрат времени и сил.

     Во  втором поколении появились самые  разные календари и деловые дневники. Это отражало попытку смотреть вперед, планировать события и свою деятельность на будущее.

     Третье  поколение отражает современный  этап управления временем. К наследию предыдущих поколений добавляется  идея расстановки приоритетов, ценностей  и сравнения значимости различных  дел. Кроме этого, третье поколение  сосредотачивается не только на ежедневном планировании. Вводится долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное  планирование, постановка промежуточных целей.

     Сегодня возникает уже четвертое, совсем иное поколение управления временем. Стало понятным, что главная задача теперь – не управление временем, а управление собой. Планируются не действия и время, а достижение результатов. Другими словами, нам следует не только пытаться быть более организованными и лучше распределять время. Следует начать по-новому мыслить о времени [20]

     Таким образом, резервы времени абсолютно  ограничены, поэтому встает вопрос о его рациональном использовании, экономии. От способности это делать во многом зависит успех любого работника. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что время тратится, тратить на то, что нужно, и делать все как можно быстрее. Основные последствия неэффективного использования рабочего времени заключаются в том, что страдает эффективность организации из-за неправильного планирования и распределения времени руководителя и сотрудников. Планирование и распределение рабочего времени руководителя подробно рассмотрено в следующем параграфе. 

1.4. Планирование и распределение рабочего времени руководителя 
 

     Для любого руководителя важно эффективно использовать свое рабочее время (это  один из важных принципов управления). От того, насколько организован и ответственен руководитель, напрямую зависят успехи и неудачи организации [29. С. 15].

       Время руководителя дорого, и  если есть выбор что-то делать  самому, либо поручить кому-либо  другому – то лучше поручить выполнение задания подчиненному, оставив на себе лишь функцию контроля. Это освободит Вам время на решение стратегических и собственно управленческих задач.

       Одним из главных воров времени  руководителя могут стать совещания,  именно поэтому многие руководители  их не проводят: огромная трата  времени на пустую говорильню. Однако на сбор информации и индивидуальные беседы с каждым работником в результате времени уходит не меньше, более того, теряется возможность формировать из своего коллектива слаженно работающую команду. Все дело в том, что для того, чтобы совещание было эффективным, у руководителя должны быть четкий план его проведения и понимание того, каких результатов он хочет добиться посредством данного мероприятия [39].

     Текущие совещания проходят более эффективно, когда есть заранее составленная форма протокола совещания, и  когда руководитель сам ведет  протокол. Это позволяет ему, с одной стороны, не уклоняться от намеченного плана совещания, а, с другой стороны, полностью владеть инициативой, задавая вопросы и пресекая излияния сотрудников на посторонние темы.

     В настоящее время эффективность  работы организации во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала  управления. Очевиден тот факт, что  в коллективе трудно наладить работу, когда руководитель и его подчиненные  не обладают современными приемами и  методами работы, не совершенствуют свой индивидуальный рабочий стиль. Безусловно, готовность руководителя к успешной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма  имеющих место недостатков и  проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы.

     Решающее  значение для устранения недостатков  в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование  руководителем рабочего времени [29. С. 16].

     Важным  шагом при создании эффективной  системы управления собственным  временем для руководителя является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий.

     Определение целей есть лишь начальный этап. Необходимо преобразовать цель в  план действий по ее достижению. Необходимо определить степени важности и решить, какие цели и задачи важнее всего, а какие могут подождать. Успешное решение задачи выделения степеней важности оказывает сильное влияние  на рост эффективности работы руководителя.

     Предпосылкой  достижения целей руководителем  является использование его рабочего времени на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям. Многими руководителями «управляют» случайности. У них нет ясной базы для принятия решений при планировании времени. Последовательность их действий часто управляется внешними факторами. Причинами этого является недостаток хорошо организованной базы для принятия решений, а также выработанная привычка планировать время в недостаточной связи с желанием достичь поставленных целей [29. С. 17-18].