Анализ использования рабочего времени руководителя

     -  Устойчивость в ситуации неопределенности.

     - Понимание (успешно действующие руководители высшего уровня обладают высокой восприимчивостью, отличаются развитой интуицией).

     -  Способность брать управление на себя.

     -  Настойчивость.

     -  Способность к сотрудничеству.

     -  Инициативность.

     -  Энергичность.

     -  Способность делать ставку на других.

     - Сензитивность (руководители высшего уровня восприимчивы к чувствам других, им свойственно сопереживание).

     -  Идентификация себя с делом.

     -  Заинтересованность в росте организации, а не в собственной карьере.

     -  Независимость.

     -  Гибкость.

     -  Устойчивость к стрессу.

     -  Наличие цели.

     -  Цельность личностного идеала.

в) Мнения о необходимости планирования рабочего времени:

      1) Сам факт:

      - Да;

      - Нет.

      2) Причины:

     - Избавление от привычки тянуть время и уклоняться от работы;

     - Более быстрая и легкая оценка своей работы и способностей;

     - Меньше беспокойства о срыве сроков;

     - Большая производительность труда;

     - Больше времени для отдыха.

д) Мнения о путях повышения эффективности  использования рабочего времени:

     - Делать записи;

     - Поощрять себя;

     - Сосредоточится на чем-то одном;

     - Любыми способами избегать затягивания работы;

     - Устанавливать себе крайние сроки;

     - Делегировать полномочия;

     - Записывать свои планы в ежедневник;

     - Использовать программами, например, как RescueTime;

     - Наличие секретаря;

     - Работать с командой;

     - Избегать эмоционального и физического истощения.

      В) На использование рабочего времени  руководящего состава ООО «Декстрейд» влияют такие факторы как:

1. Возраст:

- до 45;

- после  45 лет.

2. Должность:

- Учредитель;

- Советник  Учредителя;

- Генеральный  директор;

- Инспектор  по контролю за исполнением поручений;

- Директор  юридического отдела.

3. Стаж работы:

- Учредитель  и советник – 7 лет; 

- Генеральный  директор и Директор Юридического  отдела – 3 года;

- Инспектор  по контролю за исполнением поручений – 1 год.

4. Наличие секретаря:

- Учредитель;

- Советник  Учредителя;

- Генеральный  директор.

5. Наличие специальных знаний:

- курсы;

- научные  статьи в журналах.

     8) Гипотезы:

     -    Руководители в ООО «Декстрейд» планируют свое рабочее время через планинги, делегирование полномочий и секретаря;

     -  За счет своих лидерских качеств  руководящий состав в ООО «Декстрейд» успешно использует свое рабочее время;

     - Необходимость планирования рабочего времени помогает руководителям увеличить производительность труда и более эффективно использовать свое время;

     -   На использование рабочего времени руководящего состава ООО «Декстрейд» влияют различные факторы, но мнения о путях повышения эффективности рабочего времени у руководителей совпадают.

     Обоснование метода и выборки: для опроса руководящего состава целесообразнее выбрать такой метод, как интервью. Он позволяет наиболее глубоко изучить мнение руководителей и добиться поставленной цели: проанализировать использование рабочего времени руководящего состава в ООО «Декстрейд».  

2.3 Анализ результатов 
 

     В декабре 2011 года было проведено социологическое  исследование методом интервью на тему: анализ использования рабочего времени руководящего состава. В ходе, которого были опрошены  5 руководителей ООО «Декстрейд» (Учредитель – 49 лет, Советник Учредителя – 51, Генеральный директор – 57 лет, Директор юридического отдела – 35 лет и Инспектор по контролю за исполнением поручений – 40 лет). Стаж работы, которых составляет от 1 года до 7 лет.

     Руководящий состав ООО «Декстрейд» в среднем уделяет 8 часов времени в сутки на работу, но рабочий день Учредителя и Советника учредителя может достигать до 12 часов в зависимости от сложившихся ситуаций.

        Руководители достаточно эффективно  используют время рабочего дня,  они стараются сделать все  дела и не оставлять их на  потом  и большинству это  удается. Так Инспектор по контролю за исполнением поручений успевает сделать все и у него еще остается время, а Советник учредителя записывает в ежедневник свои задания на день, но только 70% из них выполняет.

      Руководящий состав полностью сошелся во мнение, что планирование рабочего времени  просто необходимо, так как дела не должны оставаться незавершенными и делаться в срок. Учредитель и Директор юридического отдела считают, что планирование также необходимо, чтобы не браться за выполнение большого количества работы одновременно, а также правильно расставлять приоритеты и не пропускать сроки выполнения срочных и важных задач.

      Все руководители планируют свое рабочее  время, но за Учредителя этим занимается секретарь, который планирует 60% его  рабочего времени, а 40% оставляет для  внезапно возникших совещаний и  общения с персоналом.

      Большинство руководителей делегируют свои полномочия, используют различные виды планингов, а Инспектор по контролю за исполнением поручений использует компьютерный таймер 1.48.5 – программу, которая считает сколько времени тратится на выполнение различных заданий и отвлекается от работы.

      Все задачи на день и на неделю сортируются  по срочности и сложности: сначала  выполняются срочные  по мере их появления, а сложные задания  в основном делегируются между сотрудниками в начале недели и проверяются  в конце на общем собрании. В  течение недели контролирует выполнение поставленных задач Инспектор по контролю за исполнением поручений.

      Секретарь назначает время деловых встреч и поездок Учредителю, Советнику  учредителя и Генеральному директору, предварительно обговаривая с ними. Так как секретарь уже давно  работает в организации, то он прекрасно  знает и понимает,  кого и когда  можно непосредственно связать  с руководителями.

      Весь  руководящий состав никогда не готовит  задания для секретаря заранее, чтобы тот их своевременно выполнил. Учредитель считает, что секретарь  должен быть готов ко всему и все  задания выполнять в кратчайшие сроки.

      На  совещания и встречи  руководители никогда не опаздывают, так как  это считается дурным тоном и  от этого зависит их репутация  и различные сделки. Секретарь  всех предупреждает за час до начала встречи и если случается какой-нибудь форс-мажор, то секретарь звонит и приносит извинения и сообщает о том, что руководитель немного задерживается.

      Все руководители считают, что они не часто отвлекаются от рабочего процесса, хотя все они тратят свое рабочее  время на личные разговоры по мобильному телефону. Инспектор по контролю за исполнением поручений и Директор юридического отдела очень часто выходят покурить в курилку, а Учредитель и Советник учредителя за чашкой кофе выкуривают у себя в кабинетах очень много сигарет. Так они делают перерывы и отдыхают от рабочего процесса. Генеральный директор выращивает различные растения и в перерывах он за ними ухаживает и так расслабляется.

      Деловые разговоры и проверка электронной  почты у всех руководителей занимает около часу, так как секретарь  распределяет все звонки и электронную  почту в зависимости от цели их появления.

      Все руководители считают, что они достаточно времени уделяют своей семье, в любой момент они могут уйти с работы, предупредив Учредителя и дав задания своим подчиненным. Если заболеет Учредитель, то он может  позвонить секретарю и Инспектору по контролю за исполнением поручений дать им задания, которое они должны исполнить и подготовить отчет. Генерального директора всегда может заменить Директор юридического отдела.

      Руководящий состав ООО «Декстрейд» хотел бы более эффективно и рационально использовать свое рабочее время. По их мнению, этого можно достичь с помощью:

      - Четкого плана на день;

      - Распределения дел по срочности  и сложности;

      - Делегирования полномочий;

      - Сосредоточенности, не отвлекаться  по пустякам;

      - Наличия секретаря.

      Учредитель, Директор юридического отдела и Инспектор  по контролю за исполнением поручений не обладают знаниями об эффективном планирование рабочего времени. Советник Учредителя читал книгу Зайверта «Ваше время – в ваших руках» (Советы деловым людям как эффективно использовать рабочее время) и еще пару журналов. Специальными знаниями на эту тему обладает только Генеральный директор, который учился в академии кадрового обеспечения АПК по программе «Антикризисное управление».

     По  результатам интервью можно сделать  следующие выводы:

     1)  Услугами секретаря в планирование  рабочего времени пользуются  Учредитель, Советник Учредителя  и Генеральный директор. Директор  юридического отдела и Инспектор  по контролю за исполнением поручений используют планинги и в редких случаях обращаются за помощью к секретарю.

     2)  За счет своих лидерских качеств руководящий состав в ООО «Декстрейд» успешно использует свое рабочее время. Они стремятся всю работу делать вовремя, не оставляют дела незавершенными и максимально используют свое время для решений поставленных задач. В этом им помогает успешное делегирование полномочий.

     3) Необходимость планирования рабочего времени помогает руководителям

     - увеличить производительность труда и более эффективно использовать свое время;

     -   избавиться от привычки тянуть время и уклоняться от работы;

     -   быстро и легко оценивать свою работу и способности;

     -   оставлять больше времени для  семьи и отдыха.

     4)  На использование рабочего времени  руководящего состава ООО «Декстрейд» влияют различные факторы, но мнения у руководителей о путях повышения эффективности рабочего времени практически совпадают, а именно:

      - необходимо планировать свое время, все задачи составлять заранее;

      - распределять задания по срочности  и сложности;

      - устанавливать сроки выполнения дел;