Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

     Для получения денежных средств работник должен написать заявление на имя руководителя учреждения с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.

     При получении подотчетных сумм работник должен написать в командировочном  удостоверении расписку в получении денег, которая пишется получателем только собственноручно с указанием полученной суммы: руб. – прописью, коп. – цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

     Выдача  наличных денег под отчет производится только после полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

     Выдача  наличных денежных средств под отчет  производится по расходному кассовому ордеру формы КО-2 на основании письменного распоряжения уполномоченных на это должностных лиц (на заявлении о выдаче аванса, командировочного удостоверения и т.д.). Обязательным условием является ознакомление подотчетного лица с порядком расходования подотчетных сумм (установленным приказом учреждения об организации бюджетного учета) под роспись, а также при условии полного отчета этого лица по ранее полученному авансу.

     При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет нескольким лицам  взамен индивидуальных Расходных кассовых ордеров применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам.

     При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) два документа – кассовый чек и товарный чек (или накладную).

     При покупках и осуществлении расчетов за товары, работы, услуги (в том числе  за проживание в гостиницах) наличными  денежными средствами в организациях, кроме розничной торговли, продавец (исполнитель) обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) три документа:

     – квитанцию к приходному ордеру;

     – накладную (или акт выполненных работ, оказанных услуг);

     – счет-фактуру.

     Квитанция к приходному ордеру выписывается по унифицированной форме N КО-1 и заверяется штампом (печатью) кассира организации-продавца (исполнителя).

     Накладная (акт выполненных работ, оказанных  услуг) должна содержать следующие  реквизиты:

     – наименование документа;

     – дату составления документа;

     – наименование организации, от имени которой составлен документ;

     – содержание хозяйственной операции;

     – название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида товара не допускаются);

     – должность и личную подпись ответственного лица (продавца) с расшифровкой фамилии и инициалов;

     – штамп (печать) продавца (исполнителя или организации).

     Счет-фактура  должна отвечать требованиям положений  Налогового кодекса Российской Федерации и выписываться по форме, установленной Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. №914, с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие строки, графы прочеркиваются).

     Иные  документы при покупках за наличный расчет организаций (договоры купли-продажи  и т.п.) оформляются дополнительно  к вышеперечисленным документам, но не взамен их.

     При покупках за наличный расчет у граждан  – индивидуальных предпринимателей продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) следующие документы:

     – кассовый чек (или квитанцию к приходному кассовому ордеру);

     – товарный чек (или накладную) со всеми вышеперечисленными реквизитами.

     Кроме того, необходимы данные о фамилии, имени, отчестве индивидуального предпринимателя (полностью) и о его ИНН для представления сведений о полученных им доходах в налоговую инспекцию по форме, приведенной в Приказе МНС России от 1 ноября 2000 г. N БГ-3–08/379 «Об утверждении форм отчетности по налогу на доходы физических лиц» (далее – Приказ N БГ-3–08/379). Без получения таких сведений производить покупки за наличный расчет у граждан – индивидуальных предпринимателей для нужд организации запрещается.

     Первичные документы, оформленные с нарушением данных требований, не могут быть признаны оправдательными. Суммы, израсходованные сотрудником на свой риск без учета установленных требований, должны быть возмещены им (внесены в кассу организации).

     Лица, получившие денежные средства под отчет, а также лица, производившие хозяйственные расходы за счет личных средств, составляют авансовые отчеты по форме №0504049 с приложением оправдательных документов и отметкой об оприходовании и (или) использовании приобретенных материальных ценностей.

     Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой  стороне авансового отчета и заполняют  графы 1 – 6 на оборотной стороне  авансового отчета о фактически израсходованных  суммах. К авансовому отчету прикладываются  подотчетным лицом документы в порядке их записи в отчете, подтверждающие произведенные расходы.

     Оформленные отчеты с прилагаемыми документами, утвержденные уполномоченными лицами, передаются подотчетными лицами в бухгалтерию  не позднее 30 дней с момента выдачи наличных денежных средств под отчет (а при командировках – не позднее 3 дней после возвращения из командировки).

     В бухгалтерии проверяют правильность оформления авансового отчета и наличие  документов, подтверждающих произведенные  расходы. Затем заполняются графы 7 – 10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

     После проверки авансового отчета и прилагаемых  к нему документов оформляется расходный  кассовый ордер и оплачивается перерасход по авансовому отчету (возмещение расходов, произведенных сотрудником из личных средств).

     В случаях неполного использования  подотчетных сумм (наличия остатка по авансовому отчету), невнесения остатков в кассу, а также непредставления авансового отчета в установленные сроки подотчетные суммы в установленном порядке подлежат удержанию из заработной платы, денежного довольствия, начиная с текущего месяца.

     Перед составлением квартальной и годовой  отчетности неизрасходованные суммы  авансов должны быть возвращены подотчетными лицами в кассу (за исключением лиц, находящихся в командировке).

     На  основании Инструкции №157н для  обобщения информации о расчетах с работниками учреждения по суммам, выданным им под отчет, в бюджетном учете используется счет 20800 000 «Расчеты с подотчетными лицами». На счете учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам в корреспонденции с соответствующими счетами бюджетного учета.

     Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных  лиц, видов выплат и видов расчетов в Журнале по расчетам с подотчетными лицами  либо в Карточке учета  средств и расчетов.

     Журнал  операций расчетов с подотчетными лицами применяется для отражения движения средств по счету «Расчеты с подотчетными лицами» и формируется на основании авансовых отчетов, приходных или расходных ордеров. По каждой строке графы «Наименование показателя» журнала записываются фамилия подотчетного лица, суммы выданного аванса, произведенного расхода, поступившего остатка неиспользованного аванса.

     При отражении сумм в иностранной  валюте показывается сумма в валюте Российской Федерации, одновременно в  графе «Наименование показателя» приводится запись: «В рублевом эквиваленте».

     В Главную книгу переносятся обороты, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые  отражаются в журнале операций по счету 20104 000 «Касса».

     Принятые  к бухгалтерскому учету суммы произведенных расходов согласно утвержденному руководителем авансовому отчету отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 20800 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета:

     – 10500 000 «Материальные запасы»;

     – 10600 000 «Вложения в нефинансовые активы»;

     – 40101 200 «Расходы учреждения»;

     В случаях, если подотчетное лицо не может  отчитаться за израсходованные денежные средства, выданные ему подотчет, работодатель имеет право произвести удержания из заработной платы этого сотрудника.

     При проведении инвентаризации подотчетных  сумм проверяются отчеты подотчетных  лиц по выданным авансам с учетом их целевого использованию, а также  суммы выданных авансов по каждому  подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

     В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса Российской Федерации не подлежат налогообложению единым социальным налогом все виды установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с возмещение командировочных расходов.

     В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

     В соответствии с подпунктом «а» п. 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» возмещение расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) осуществляется в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки, а при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки.

     Пунктом 3 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 №729 не ограничено право организаций, финансируемых из федерального бюджета, на установление нормы расходов в соответствии со ст. 168 ТК РФ в большем размере, чем предусмотрено вышеуказанным постановлением Правительства РФ, при наличии средств из других источников, полученных от предпринимательской или иной приносящей доходы деятельности, а также за счет экономии выделенных бюджетных средств.

     Суммы возмещения организацией, финансируемой  из федерального бюджета, расходов по найму жилого помещения при служебной  командировке работника, оплаченные сверх 550 руб. за счет экономии средств, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц .

     Из  всего вышеизложенного можно  сделать вывод, что бухгалтерский  учет исполнения смет расходов учреждений осуществляется, как правило, централизованными  бухгалтериями. При централизации учета за руководителями обслуживаемых учреждений сохраняются права распорядителей ассигнованиями, в частности: заключать договоры на поставку товаров и оказание услуг и трудовые соглашения на выполнение работ; получать в установленном порядке авансы на хозяйственные и другие нужды и разрешать выдачу авансов своим сотрудникам; разрешать оплату расходов за счет ассигнований, предусмотренных сметой; расходовать в соответствии с установленными нормами материалы и другие материальные ценности на нужды учреждения; утверждать авансовые отчеты подотчетных лиц, документы по инвентаризации, в соответствии с действующими положениями; разрешать другие вопросы, относящиеся к финансово – хозяйственной деятельности учреждений.

     Учреждения  расходуют государственные средства в соответствии с целевым назначением и в меру выполнения мероприятий, предусмотренных сметами, строго соблюдая финансово – бюджетную дисциплину и максимальную экономию материальных ценностей и денежных средств.

     Бухгалтерский учет в бюджетном учреждении должен обеспечить систематический контроль за ходом исполнения смет расходов, состоянием расчетов с предприятием, организациями, учреждениями и лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей.

     Для анализа нормативных документов по бухгалтерскому учету необходимо более детальное изучение особенностей ведения бухгалтерского учета в бюджетной организации по видам хозяйственных средств на примере одного из учреждений.