Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

 

     Пример 2. Если сотрудник приобрел для организации  имущество (основные средства, материальные запасы), работы или услуги, то факт поступления ценностей подтверждается первичным учетным документом. Этот документ поступает от поставщика.

     К бухучету принимаются суммы произведенных  расходов по авансовому отчету, который  утвердил директор.

     Если  сотрудник приобрел для организации  имущество (основные средства, материальные запасы), то его стоимость отражается проводками:

     Дебет КРБ.0.105.00.340 Кредит КРБ.0.208.22.660

     – оприходованы материальные запасы, приобретенные  через подотчетное лицо;

     Дебет КРБ.0.106.01.310 Кредит КРБ.0.208.19.660

     – отражены капитальные вложения в основные средства, приобретенные через подотчетное лицо;

     Дебет КРБ.0.106.02.320 Кредит КРБ.0.208.20.660

     – отражены капитальные вложения в  нематериальные активы, приобретенные  через подотчетное лицо;

     Дебет КРБ.0.106.04.340 Кредит КРБ.0.208.00.660

     – отражены затраты по изготовлению хозяйственным  способом объектов, осуществленные через  подотчетное лицо.

     Пример 4. 3 апреля в рамках приносящей доход деятельности секретарю Суфияровой М.С. выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров.

     5 апреля Суфиярова купила канцтовары на всю эту сумму. Покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку. В этот же день директор утвердил авансовый отчет сотрудницы и бухгалтер принял полученные материальные запасы к учету.

     В учете бухгалтер делает следующие проводки.

     3 апреля: Дебет КРБ.2.208.22.560 Кредит  КИФ.2.201.04.610 – 2000 руб. – выданы  деньги под отчет Суфияровой.

     5 апреля: Дебет КРБ.2.105.06.340 Кредит  КРБ.2.208.22.660 – 2000 руб. – получены  канцтовары, приобретенные через  сотрудницу.

     Пример 4.

     Если  подотчетное лицо принимало работы или услуги (например, сотрудник  ремонтировал служебный автомобиль), то на их стоимость делается такая  проводка:

     Дебет КРБ.0.401.01.200 (КРБ.0.106.04.340) Кредит КРБ.0.208.00.660

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.4 Учет расчетов по выданным суммам на иные расходы

 

     Из  кассы денежные средства выдаются под  отчет не только на хозяйственные  расходы и командировки, но и на другие цели, а именно: на выплату  заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами по заключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и др.

     Приведем  пример учета расчетов по авансам, выданным на иные расходы.

     Пример 1. Хатмуллину И.Р. выданы под отчет  для оплаты услуг связи 500 руб. Оплачено согласно авансовому отчету услуги связи в сумме 500 руб.

     Операции  по этим видам расходов оформляются  в том же порядке, что и операции по командировочным и хозяйственным  расходам (табл. 6).

 

     Таблица 6

Содержание  операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выдано  из кассы для оплаты услуг связи	0 208 04 560 Увеличение  дебиторской задолженности подотчетных  лиц по оплате услуг связи	0 201 04 610 Выдано  из кассы	500
Оплачены  услуги связи	0 401 01 221 Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг  связи	0 208 04 660 Уменьшение  дебиторской задолженности по оплате услуг связи	500

 

     В кассе учреждения хранятся наличные деньги в пределах лимита, устанавливаемого обслуживающим его банком, по согласованию с руководителем учреждения (Положение  ЦБ РФ от 5 января 1998 г. №14-П) в размере 1000 рублей.

     Хранятся  в кассе деньги сверх установленных лимитов только для выдачи зарплаты, выплат социального характера не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.

     Основные  первичные документы (наиболее часто  используемые):

     – Приходный кассовый ордер КО-1 (ф. 0310001) – при выдаче денег из кассы;

     – Расходный кассовый ордер КО-2 (ф. 0310002) – при поступлении денег в кассу;

     – Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов КО-3 (ф. 0310003);

     – Кассовая книга (ф. 0504514).

     Выдача  наличных денежных средств учреждениям с банковского счета производится по денежным чекам, которое учреждение заполняет каждый раз в соответствии с установленным порядком. Чеки на получение наличных денег из банка выписываются на имя кассира учреждения или лица, его заменяющего.

     Выплаты заработной платы, компенсаций, пособий  по социальному страхованию возможны по расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401 и платежной ведомости (ф. 0504403) без составления расходного кассового ордера (РКО) на каждого получателя. Но при этом на общую сумму выданной заработной платы составляется один РКО, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости. Унифицированные формы представлены в Инструкции по бюджетному учету.

     Сдача наличных денег в банк осуществляется по Объявлению на взнос наличными (ф. 0402001), которое состоит из трех документов: непосредственно объявления на взнос наличными, квитанции и ордера.

     Квитанцию с печатью и подписью сотрудника банка выдают кассиру учреждения. Ее прилагают к расходному кассовому ордеру, по которому были выданы деньги.

 
 
 
 
 

     3. Рекомендации по  автоматизации расчетов  с подотчетными  лицами в учреждении

 

     Бухгалтерский учет отличает большая трудоемкость, сложность и частота выполняемых  расчетов, а также высокие требования, предъявляемые к правильности, точности и своевременности его ведения.

     В ходе своей деятельности учреждение приобретает различные материальные ценности, работы или услуги. Для  их оплаты могут использоваться не только банковские счета или лицевые  счета, открытые в органах федерального казначейства, но также и наличные деньги.

     Приобретение  ценностей и услуг за наличный расчет осуществляется уполномоченными  на это сотрудниками, которые получают под отчет необходимые суммы (авансы) из кассы учреждения.

     Прикладные  программы служат для выполнения разнообразных задач, необходимых пользователям. На рынке компьютерных программ в России представлен большой выбор бухгалтерский программ от самых простейших, способных выполнять минимальный набор операций, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой аналитикой. Самые распространенные следующие: бухгалтерские компьютерные программы семейства «1С», «БЭСТ-5. Бюджет» и др.

     Учет  по Инструкции изначально ориентирован на применение информационных систем. Примером системы, в которой реализованы все новые требования по учету расчетов с подотчетными лицами, является программный комплекс «1С».

     Общие принципы работы с первичными документами  заключаются в следующем. При  регистрации очередного авансового отчета сотрудника система показывает бухгалтеру все незакрытые авансовые отчеты, которые числятся за этим подотчетным лицом. Таким образом, достаточно выбрать все нужные документы из данного списка, чтобы программа автоматически рассчитала сумму остатка или перерасхода предыдущего аванса. Аналогично система предоставляет и список расходных кассовых ордеров, по которым выдавались подотчетные суммы сотруднику. По выбранным бухгалтером кассовым документам программа определяет общую сумму аванса и автоматически переносит ее в соответствующее поле авансового отчета. Далее бухгалтеру надо отразить сведения о предъявленных сотрудником документах, которые подтверждают факты и цели произведенных расходов. Иначе говоря, надо ввести непосредственно строки авансового отчета.

     Эту задачу существенно упрощает справочник типовых операций, который входит в поставку системы. При необходимости  он может быть адаптирован к специфике  учета конкретной организации. При  вводе каждой строки авансового отчета бухгалтер выбирает из справочника требуемую операцию списания соответствующей части выданного аванса и проставляет значение данной суммы. Одновременно система вычисляет общую сумму отчета. На основании выбранной типовой операции по каждой строке документа автоматически формируются соответствующие бухгалтерские проводки. Если же сумма введенного авансового отчета не совпадает с суммой по кассовым документам, то бухгалтер, не покидая режима работы с отчетом, легко сформирует приходный кассовый ордер на сумму остатка или расходный кассовый ордер на сумму перерасхода.

     По  новому Плану счетов учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 020800. Здесь имеется 16–24 – субсчетов, каждый из которых соответствует  определенному виду расходов. В этой связи в системе «1С» предлагается гибкая схема подготовки авансовых отчетов. В зависимости от ситуации бухгалтеры-пользователи могут либо формировать авансовые отчеты по каждому виду расходов в отдельности, либо объединять различные виды расходов в одном отчете.

     Информация, введенная на данном участке учета, группируется в специальном учетном регистре – «Журнале операций расчетов с подотчетными лицами». Кроме того, предоставлено множество синтетических и аналитических отчетов, которые отражают состояние дел по авансам, выданным сотрудникам бюджетного учреждения. Соответственно система «1С» располагает всеми ресурсами для эффективного учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных организациях.

     Для автоматизации бухгалтерского учета  с подотчетными лицами в МБУ «Отдел образования МР Балтачевский район РБ», рекомендуется программа оперативного и бухгалтерского учета «1С».

     Автоматизация бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами на предприятии  обоснована.

 

 

      Заключение

 

     Целью настоящей работы было определение  направлений совершенствования  бухгалтерского учета в бюджетных организациях как важнейшего элемента управления в условиях перехода экономики на рыночные отношения.

     В ходе проведенного исследования раскрыта значимость бюджетной сферы и  бюджетного учета для экономики  России как инструмента контроля за эффективным использованием денежных средств государства. Рассмотрены особенности ведения бухгалтерского учета в бюджетных организациях. Рассмотрен механизм отражения расчетных операций в с учетом перехода на новый порядок ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях, дана характеристика операций расчетов с подотчетными лицами, составлявшихся на основании плана счетов.

     С целью совершенствования учета  и контроля расчетов с подотчетными лицами в МБУ «Отдел образования  МР Балтачевский район РБ» предложена автоматизация бухгалтерского учета , в том числе операций с подотчетными лицами. Рекомендуется программный комплекс «1С».

     Концепция построения системы «1С» основана на том, чтобы максимально облегчить  труд работников бухгалтерии.

 
 

 

Список  использованной литературы

1. Бюджетный кодекс Российской Федерации. Часть  третья. Федеральный закон от 31.07.1998 г., №145-ФЗ.

2. Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть вторая от 05.08.2000 г., №117-ФЗ (принят ГД ФС РФ 19.07.2000) (ред. от 19.05.2010) (с изм. и доп., вступающими в силу с 04.06.2010).

3. Кодекс  Российской Федерации об административных правонарушениях. Федеральный закон  от 30.12.2001 г., №195-ФЗ (в ред. Федерального закона от 19.05.2010 г., №87-ФЗ).

4. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 №197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 25.11.2009) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2010).

5. Федеральный закон РФ «О некоммерческих организациях»  от 12.01.1996 года №7-ФЗ (в ред. Федеральных  законов от 26.11.98 №174-ФЗ, от 08.07.99 №140-ФЗ).