Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

 
 
 
 
 
 

     1.3. Контроль расчетов  с подотчетными лицами

 

     Контроль, будучи одной из форм управленческого  цикла, представляет собой систему  наблюдения, сопоставления, проверки и  анализа функционирования управляемого объекта с целью оценки обоснованности и эффективности принимаемых  и принятых управленческих решений, выявления степени их реализации, наличия отклонений фактических результатов от заданных параметров и нормативных предписаний, принятия решений по их ликвидации.

     Бюджетный контроль – составная часть финансово-экономического контроля. Он рассматривается как совокупность мероприятий, проводимых государственными органами по проверке законности, целесообразности и эффективности действий в образовании, распределении и использовании денежных фондов РФ, субъектов РФ и местных органов самоуправления, выявлении резервов увеличения поступлений доходов в бюджет, улучшении бюджетной дисциплины.

     Объект  бюджетного контроля – денежные отношения, возникающие между государством и юридическими и физическими лицами по поводу мобилизации и перераспределения валового внутреннего продукта на территориальном, социальном и отраслевом разрезах с целью выполнения государством своих функций.

     В зависимости от того, кто осуществляет бюджетный контроль, различают:

• государственный бюджетный контроль, осуществляемый органами государственной власти. Он обеспечивает интересы государства и общества, проверяет выполнение налогоплательщиками обязательств перед бюджетом и целевое использование бюджетных ассигнований;
• ведомственный контроль, проводимый контрольно-ревизионными управлениями министерств и ведомств. Ведомственный контроль ограничен кругом юридических лиц, находящихся в административной подчиненности от контролирующего министерства или ведомства. При этом проверяется расходование бюджетных средств, выделенных по ведомственному признаку бюджетной классификации, а также использование бюджетных ссуд, субсидий, субвенций и другой финансовой помощи из бюджета. Следует отметить, что в пореформенные годы значение данного вида контроля снизилось. Ведомства стали ликвидировать свои ревизионные управления, что позволяет многим из них тратить бюджетные средства практически бесконтрольно (на фоне ослабления государственного контроля). Поэтому представляется целесообразным усилить эффективность и значение ведомственного контроля. Основными задачами ведомственного контроля являются: проверка законности финансово-хозяйственных операций, произведенных предприятиями, соблюдение ими финансовой, бюджетной, сметной и налоговой дисциплины; выявление хищений, злоупотреблений и незаконного расходования материально-денежных средств и ценностей и т.д.;
• общественный контроль осуществляется неправительственными организациями и учреждениями;
• независимый контроль, проводится специализированными аудиторскими фирмами и службами;
• внутрихозяйственный контроль ведется финансово-экономическими службами предприятий, организаций и учреждений. Объектом контроля выступает финансовая деятельность субъектов хозяйствования, включая уплату налогов в бюджет и налоговое планирование;
• правовой контроль осуществляется правоохранительными органами в форме ревизий, судебно-бухгалтерской экспертизы и т.д.;
• гражданский контроль осуществляется физическими лицами при их налогообложении налоговыми органами, при составлении и подаче налоговых деклараций, а также при получении средств из бюджета (зарплата, пенсия, стипендия, пособие, и т.д.).

     Все виды бюджетного контроля основаны на определенных формах и методах их проведения.

     Основными методами бюджетного контроля являются:

     – документальная проверка – проводится непосредственно на предприятии, в организации и учреждении в присутствии должностных лиц;

     – камеральная проверка – проводится по месту нахождения контрольного органа;

     – обследование – заключается в личном ознакомлении контролирующего лица на месте с отдельными сторонами финансово

     – хозяйственной деятельности предприятий, учреждений и организаций;

     – ревизия – наиболее распространенная и ведущая форма бюджетного контроля, представляет собой комплекс взаимосвязанных проверок финансово-хозяйственной деятельности предприятий, учреждений, организаций, а также работы финансовых органов по составлению и исполнению бюджета, осуществляемых с помощью приемов документального и фактического контроля, направленных на установление обоснованности, целесообразности и экономической эффективности совершения хозяйственных операций и выделения бюджетных средств, соблюдения финансовой дисциплины, сохранения государственной собственности, достоверности ведения учета и отчетности в целях выявления недостатков и нарушений в деятельности ревизуемого объекта .

 

       Основные ошибки  при учете расчетов  с подотчетными  лицами

     Основные  нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с  подотчетными лицами – могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм.

     1.1.Выдача  денежных средств лицам, не  указанным в списке лиц, которым  в соответствии с приказом  руководителя предприятия могут  быть выданы деньги на хозяйственно  – операционные расходы.

     1.2.Выдача  денежных сумм из кассы под  отчет лицам, не являющимся работником предприятия.

     1.3.Выдача  денег под отчет лицам, не  отчитавшимся по ранее полученным  авансам.

     1.4.Несоответствие  фактического расхода подотчетных  сумм целям, на которые они  были выданы.

     2. Нарушения при оформлении командировочных расходов.

     2.1 Отсутствие приказов (распоряжений  о направлении работников в  командировку.

     2.2 Отсутствие командировочных удостоверений  с отметками в месте пребывания  в командировке.

     2.3 Несоблюдение установленных норм  командировочных расходов.

     2.4 Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх норм.

     2.5 Отсутствие аналитического учета  командировочных расходов в пределах  норм и сверх норм.

     3. Нарушение порядка налогообложения  при оформлении командировочных  расходов.

     3.1 Нарушение порядка удержания налога на доходы с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

     4. Нарушения при приобретении материальных  ценностей, оплате работ, услуг  подотчетными лицами

     5. Нарушения порядка ведения синтетического  учета расчетов с подотчетными лицами

     5.1 Некорректное составление бухгалтерских  проводок по операциям расчетов  с подотчетными лицами.

     5.2 Неправильное выведение остатков  на конец отчетного периода.

     5.3 Несоответствие записей в авансовых  отчетах и журнале-ордере «Расчеты  с подотчетными лицами» или других регистрах.

 
 

 

      2. Бухгалтерский учет и организация учета расчетов с подотчетными лицами на примере МБУ «Отдел образования муниципального района Балтачевский район РБ»

     2.1. Организация и ведение учета расчетов с подотчетными лицами в МБУ «Отдел образования муниципального района Балтачевский район РБ»

 

     Учреждение  выдает денежные средства под отчет  для расчетов:

     – по оплате труда,

     – за транспортные услуги,

     – за коммунальные услуги,

     – за приобретение материалов для хозяйственных нужд,

     – за приобретение основных средств,

     – за приобретение горюче-смазочных материалов,

     – на командировочные расходы.

     Движение  денежных средств, выданных под отчет, отражается в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами на основании  приходных и расходных кассовых ордеров и авансовых отчетов.

     Учет  подотчетных сумм ведется по отдельным  счетам в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет  контролировать целевое расходование денежных средств.

     Авансы  под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления работника с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. Для отражения операций по учету подотчетных сумм Инструкцией №157н предусмотрен счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».

     Выдача денежных средств под отчет производится из кассы учреждения по расходному кассовому ордеру формы 0310002.

     Работник  учреждения, получивший денежные средства под отчет, обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который был выдан аванс, представить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

     Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом.

     На  титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает:

     – наименование организации;

     – структурное подразделение, в котором он работает;

     – свою фамилию, имя и отчество (графа «Подотчетное лицо»);

     – должность;

     – назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг и другое).

     Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает № и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.

     На  титульной части бланка авансового отчета также есть таблица «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.

     Внизу авансового отчета имеется раздел –  расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

     Перед заполнением оборотной стороны  авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные  документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Документы небольшого размера (например, билет в автобусе) приклеиваются на лист формата А4.

     Оборотная сторона авансового отчета заполняется  в следующем порядке, по графам:

«N п/п»	Указывается номер  документа по порядку, в зависимости от того, как их подотчетное лицо пронумеровало и систематизировало. Документы прикладываются к авансовому отчету по порядку
«Дата»	Указывается дата выполнения хозяйственной операции, сопровождающейся уплатой денежных средств, указанная на документе. То есть дата документа. Относительно суточных по служебной командировке может указываться дата оформления приказа директора на командировку
«Номер»	Указывается номер  документа (номер кассового чека, номер билета и т.д.)
«Кому, за что и по какому  документу  уплачено»	Указывается получатель денежных средств, содержание операции (оплата проезда, покупка товара, оплата постельных принадлежностей, суточные и т.д.), название документа (билет, квитанция, акт закупки, накладная, командировочное  удостоверение и т.д.)
«Сумма  расхода»	Указывается сумма  денежных средств, подлежащая возмещению учреждением за израсходованные  подотчетным лицом денежные средства

 

     Заполненный бланк авансового отчета подписывается  подотчетным лицом.

     Проверенный авансовый отчет подписывается директором учреждения, для чего в верхней части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрена соответствующая строка. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного аванса приходуется в кассу, перерасходованная сумма выдается подотчетному лицу в установленном порядке.

     Если  подотчетное лицо не представило  авансовый отчет в установленные  сроки или не возвратило остаток  аванса в кассу, учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс.

     Кроме того, при выдаче подотчетных сумм за счет бюджетных средств необходимо, чтобы подотчетные суммы были обеспечены финансированием по соответствующей  статье бюджетной классификации.

 
 

     2.2 Учет командировочных расходов