Аудит учета и сохранности денежных средств

Кассовые    операции    оформляются    документами,    типовыми межведомственные формы которых  утверждены Агентством по статистике по согласованию  с  Национальным  банком  Республики  Казахстан  и Министерством финансов и должны использоваться без их ведомственной  подотчетности и форм собственности.

Кассовые операции осуществляются на оформленных документах. Кассир, обязан проверять правильность оформления, наличие и соответствие подписей, приложения, перечисленные в ордере. После этого он принимает или  выдает деньги. Лицу, внесшему деньги в  кассу, выдается квитанция.

При выдачи денег по расчетно-кассовому  ордеру отдельному лицу кассир требует  предъявить документ, подтверждающий личность получателя. На предприятии  ведется только одна кассовая книга, в которой отражает наличие и  движение денежных средств. Записи осуществляются по приходным и расходным кассовым ордерам. Но, если в организации имеются  другие виды валют, кроме национальной, то кассовые книги открываются на каждую валюту отдельно.

Все кассовые ордера после  их использования кассир подписывает, а приложенные к ним документы  во избежание повторного использования  погашает штампом или надписью от руки «получено» (оплачено) с обозначением даты.

Запись в кассовой книге  осуществляется только под копирку, т.е. в 2 экземплярах (2 экз. служит отчетом  для кассира)

В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги оборотов по приходу  и выдаче денежных средств и определяет остатка на следующий день. Первые отрывные листы, являются отчетом кассира, вместе с приходными и расходными ордерами и приложениями к ним  оправдательными документами кассир передает бухгалтерии под расписку в кассовой книге.

Наиболее важными требованиями оформления и учета кассовых операций являются:

• немедленная запись каждой осуществленной кассовой операции в  кассовой книге, ежедневное определение  итогов в этой книге сдача кассиром под расписку бухгалтерских кассовых документов;

• выписка бухгалтерии  на каждую отдельную кассовую операцию приходные и расходные ордера, соблюдение последовательности нумерации  и регистрации этих средств в  реестр и передача их для использования  кассиру.

• погашение кассиром специальным  штампом кассовых документов во избежание  повторного их использования.

• установление приказом руководителя предприятия лиц, имеющих право  подписывать кассовые документы, наличие  у кассира образцов подписей этих лиц и   недопустимость выполнения кассовых операций по неоформленным  документам.

Главный бухгалтер с целью  контроля должен не реже одного раза в  месяц проверять наличие денежных средств в кассе, составлять акт  и докладывать руководителю. Руководитель предприятия несет ответственность  за сохранение наличных денег, правильное и целесообразное их использование. Кассовая книга является регистром  аналитического учета. Кассовые документы  следует сброшюровать отдельно от бухгалтерских  документов, они должны иметь самостоятельную  нумерацию и при сдаче в  бухгалтерский архив необходимо фиксировать в архивной книге  факт принятия кассовых документов.

Кассовую книгу можно  вести автоматизированным способом в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги», а также «Отчет кассира». Обе эти машинограммы должны быть сданы до начала следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание  и содержать все реквизиты, предусмотренные  формой кассовой книги. Кассир обязан проверить правильность составления  кассовой книги и отчета кассира, подписать их и передать вместе с  приходными и расходными кассовыми  ордерами и документами в бухгалтерию  под расписку.

Для учета остатков и движения наличных средств в кассе используются активные счета 1010 «Денежные средства в кассе в тенге» и 1020 «Денежные  средства в кассе в валюте».

Остаток и поступление  денежных средств отражают по дебиту счета, а выданные наличные деньги по кредиту.

К операционным кассам относятся  билетные и багажные кассы, отделения  связи  с другие подсобные кассы. На субсчетах 1020 предприятие осуществляет операции с валютой в пересчете  на национальную валюту (по каждому  виду валюты отдельно). Для обеспечения  сохранности денежных средств бухгалтерия  должна осуществлять внезапные проверки кассы не реже одного раза в квартал  с пересчетом всей наличности и других ценностей, находящихся в кассе, и составлять соответствующие акты. Выявленные проверками излишки денежных средств приходуются в кассу  в пользу бюджета, а недостача  взыскивается с кассира.

Бухгалтерия  после  получения  отчета  кассира  делает  проверку обоснованности всех записей в отчете, проставляет корреспонденцию счетов на каждом документе и заполняют  журнал-ордер №1 с кредита счета 1010 «Денежные средства в кассе в тенге» в дебит счетов учета производственных затрат, материальных ценностей, расчетов с работающими, с подотчетными лицами, депонентами. В конце месяца в журнале-ордере №1 и ведомости №1 подсчитывают приходные и расходные денежных средств и определяют на 1-е число следующего месяца остаток денег в кассе, который должен быть равнозначным показателю в кассовой книге.   Итоговые данные этих регистров записывают в Главную книгу.

При поступлении денег  в кассу в учете делаем следующие  записи:

Дебит	кредит	Сумма
1010	6010	Деньги за проданные товары
1010	1251	Задолженность работников
1010	5410(6160)	Оприходованные излишки  денег при ревизии
1010	1040	Внесены в кассу деньги с р/счета
1010	1210	Поступили платежи от покупателя

При выбытии денег из кассы  в учете делаем следующие записи:

Дебет	кредит	Сумма
3350	1010	Выплачена зарплата
1251	1010	Выданы деньги под отчет
3310	1010	Оплачено поставщику за товар
1040	1010	Сданы деньги на р/счет
4430	1010	Оплачено  за коммунальные услуги

 

Субъекты предпринимательской  деятельности, осуществляющие торговлю и представляющие услуги за наличные, обязаны вести книгу регистрации, которая должна быть заверена руководителем  предприятия и скреплена печатью  финансового органа местной государственной, исполнительной власти.

Книгу регистрации выдают под расписку материально-ответственному лицу на основании проведенной инвентаризации остатков товаров и наличных денежных средств, которые записываются как  начальное сальдо. Каждый лист отчета состоит из двух равных частей, заполняемых  материально ответственным лицом. Первый экземпляр остается в книге, второй заполняется с лицевой и обратной стороны через копирку как отчет материально-ответственного лица с отрывной частью листка. Оба экземпляра нумеруются одинаковыми номерами. Последующие записи товарно-кассовой книги начинаются на лицевой стороне неотрывной части отчета после строки «Остаток на начало дня».

Материально-ответственные  лица обязаны ежедневно сдавать  в бухгалтерию отчет с приложенными соответствующими документами и  ежедневно сдавать в кассу  предприятия дневную выручку, отражаемую в отчете.

Товарно-кассовая книга должна находится в помещении предприятия  и выдаваться служебным лицам, осуществляющим проверку учета наличных денежных средств  по счету 1010 «Денежные средства в  кассе».

Законом Республики Казахстан  от 29 марта 2000г № 42-11 ЗРК «О внесении изменений и дополнений в некоторые  законодательные акты Республики Казахстан  «О платежах и переводах денег» Наличные платежи между юридическими лицами можно производить на сумму не превышающую 4000 месячных расчетных  показателей, закон вступает в силу с 1. 04. 2000г

Денежные средства в кассе  инвентаризируют путем установления наличия числящихся в кассе денежных средств и полистного пересчета  бланков строгой отчетности.

Результаты инвентаризации оформляют отдельным актом инвентаризации наличия денежных средств.

Инвентаризация кассы  проводится в соответствии с Правилами  ведения кассовых  операций,  разработанных  и  утвержденных  руководителем  хозяйствующего субъекта.

До начала инвентаризации (при наличии нескольких касс) они  опечатываются. С кассира берется  расписка о том, что все приходные  и расходные документы включены в отчет и что не оприходованных и списанных сумм в кассе не имеется. После пересчета денег  составляется акт инвентаризации денежных средств в кассе,

Полученный результат  инвентаризации сверяют с данными  бухгалтерского учета по кассовой книге.   В акте записываются объяснения кассира  о выявленных нарушениях и резолюция  руководителя субъекта о дальнейшем решении по результатам инвентаризации.

Например, при инвентаризации кассы были обнаружены излишки в  размере 150 тенге. В этом случае выписывается приходный кассовый ордер, и они  приходуются на результат деятельности субъекта, что оформляется следующей  записью: Д-т 1010 « Денежные средства в кассе в тенге»

К-т 6280 «Прочий доход от неосновной деятельности на сумму 150 тенге.

При инвентаризации кассы  была обнаружена недостача 5000 тенге, в  этом случае возможно:

• на сумму выявленной недостачи  выписать расходный кассовый ордер: Д-т 1283 «Задолженность по выявленным недостачам ТМЗ»

К-т 1010 «Денежные средства в кассе в тенге на сумму 5000 тенге

• Недостачу поставить  в начет кассиру:

Д-т 1255 «Расчет по возмещению материального ущерба» К-т 334"Недостачи, потери от порчи ценностей на сумму 5000 тенге Погашение недостачи  кассиром (выписывается приходный кассовый ордер) оформляется следующие проводки:

Д-т 1010 «Денежные средства в кассе в тенге» К-т 1255 «Расчеты по возмещению материального ущерба»  на сумму 5000 тенге

Счета в банках, расчеты  с банком по ссудам, по налогам с  бюджетом, с персоналом по оплате труда, с поставщиками и подрядчиками и  прочими кредиторами инвентаризируются   на основании первичных документов, при этом устанавливают реальность остатков тщательно проверяют числящихся на этих счетах суммы.

Со всеми дебиторами и  кредиторами предприятие должно обменяться выписками из лицевых  счетов и предъявить их инвентаризационной комиссии.

1.3 Анализ движения денежных  средств

Наиболее важным показателем  при анализе денежных потоков  является сумма потоков денежных средств от основной деятельности предприятия. Прибыли должно хватать по крайней  мере для того, чтобы покрыть все  затраты, связанные с производством  и реализацией товаров. Анализ движения денежных средств может дать ответы на следующие вопросы:

• какова разница между  прибылью и имеющимися в наличии  денежными средствами;

• каковы источники денежных средств и в каких целях  они используются;

• достаточно ли средств  для погашения текущих обязательств;

• достаточно ли денежных средств  для инвестиционных целей.

Основная цель анализа  движения денежных средств - определение  источников поступлений и их использование. Анализ проводится прямым и косвенным  методом. Основным источником информации, используемым для осуществления  анализа движения денежных средств, является отчет о движении денежных средств, в котором рассматривается  способность компании погашать свои обязательства (то есть ее платежеспособность), принимать оперативные   решения  по управлению движением денежных средств, а также объяснить расхождения  между финансовыми результатами и изменениями в сумме денежных средств. Стандарты бухгалтерского учета предоставляют две альтернативы составления отчета о движении денежных средств. Бухгалтер может сам  выбрать из двух методов составления  отчета это прямого и косвенного.

1. Прямой метод основан  на анализе движения денежных  средств с применением данных, взятых из счетов баланса предприятия.

Данный метод:

• показывает основные источники  поступления денежных средств и  основные направления оттоков денежных средств (основные виды поступлений  и выплат);