Безготівкові розрахунки

 

     Більшість розрахунків підприємств здійснюється в безготівковій формі, проте  дуже часто в діяльності підприємства виникають ситуації, коли є потреба  здійснювати розрахунки готівкою через підзвітних осіб.

     Підзвітними особами є працівники підприємства, яким в обмежених розмірах видаються аванси на деякі операційно-господарські витрати, які не можуть бути здійснені безготівковими розрахунками, а також на відрядження.

     Підзвітні суми на підприємстві видаються на такі цілі:

     -   на господарські видатки;

          -  на службові відрядження.

     На  кожне придбання товарно-матеріальних цінностей необхідне розпорядження керівника, окрім випадків, якщо в службові обов'язки працівника підприємства входить придбання товарно-матеріальних цінностей, то на кожен факт придбання розпорядження керівника не потрібне, але з цим працівником укладається договір на повну матеріальну відповідальність.

     Особи, які одержали готівку під звіт, зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства звіт про витрачені (або з якихось причин частково чи повністю не витрачені) суми не пізніше:

           - 10 робочих днів з дня видавання готівки під звіт — на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини і металобрухту;

           - наступного робочого дня після видавання її під звіт — на всі інші виробничі (господарські) потреби.

     Якщо  з каси підприємства його працівнику одночасно видана готівка на відрядження  та кошти під звіт для розв'язання у цьому відрядженні виробничих чи господарських питань (у тому числі й для закупівлі сільськогосподарської продукції та заготівлі вторинної сировини чи металобрухту), то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження повинна подати до бухгалтерії підприємства одночасно звіт про суму, що була їй видана для розв'язання виробничих (господарських) питань, та авансовий звіт про витрачені кошти безпосередньо на відрядження.

     Службове  відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний термін до іншого населеного пункту для виконання службового доручення не за місцем його постійної роботи.

     Підприємство, що відряджає працівника, зобов'язане  забезпечити його грошовими коштами (авансом) у розмірах, установлених нормативно-правовими актами про службові відрядження. Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

     Днем  вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження  — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0-ї години і пізніше — наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

     Скерування працівника підприємства у відрядження здійснюється його керівником або заступником і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням:

              - пункту призначення,

               - назви підприємства (установи), куди відряджений працівник,

              - строку відрядження,

               - мети відрядження.

     На  підставі наказу (розпорядження) по підприємству про направлення працівника у відрядження відповідальною особою виписується відрядженому працівнику посвідчення про відрядження.

     Термін відрядження в межах України визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів. Термін відрядження працівників, які направляються для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати терміну будівництва об'єктів.

     За  кожний день (включаючи день від'їзду та приїзду) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах граничних норм, установлених Постановою №663.

     Визначення  кількості днів відрядження для  виплати добових проводиться  з урахуванням дня вибуття  у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються  як два дні.

     Якщо  відсутні відмітки в посвідченні  про відрядження, то добові не виплачуються.

     Відрядженому  працівникові понад установлені  норми компенсації витрат у зв'язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та наймання жилого приміщення, згідно з підтвердними документами в оригіналі.

     Крім  названих витрат, відрядженому працівникові відшкодовуються, у межах граничних  норм, не підтверджені документально витрати на харчування та фінансування інших власних потреб — добові витрати, що з'явилися у зв'язку з відрядженням.

     Відрядженому  працівникові перед від'їздом у  відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання жилого приміщення і добові. Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у встановленому законодавством порядку. Разом із звітом подаються посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку, і документи в оригіналі, що підтверджують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат.

     Витрати у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.

     Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження завдання, в якому визначаються мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат.

     Термін  відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних  днів. Термін відрядження працівників, які направляються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для здійснення монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, не повинен перевищувати одного року.

     Підприємства, що направляють працівників у  відрядження за кордон, зобов'язані забезпечити їх коштами в національній валюті країни, куди відряджаються працівники, або у вільно конвертованій валюті як аванс на поточні витрати у розмірах згідно з установленими нормами та з урахуванням положень підпункту 5.4.8 пункту 5.4 статті 5 Закону України „Про оподаткування прибутку підприємств". Якщо при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, то можливе застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці.

     За  наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат за час перебування у відрядженні  працівникові відшкодовуються витрати  на:

          - проїзд (включаючи попереднє замовлення квитків, користування постільними речами в поїздах, оплату аеропортних зборів, перевезення багажу) як до місця відрядження й назад, так і за місцем відрядження;

          - оплату рахунків за проживання в готелях (мотелях) або наймання інших житлових приміщень, а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, білизни, взуття), за користування холодильником, телевізором (крім каналів, за які встановлено окрему плату), кондиціонером;

          - оплату телефонних рахунків;

          - оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), на комісійні (в разі обміну валютних коштів), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування в місці відрядження, включаючи будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат.

     За  кожен день перебування у відрядженні  за кордоном працівникові виплачуються добові відповідно до Постанови №  663 в розмірі 280 грн.

     З дозволу керівника може братися  до уваги вимушена затримка у відрядженні (у разі захворювання, відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів, ремонту транспортного засобу або з інших причин, не залежних від працівника) за наявності підтвердних документів в оригіналі. При цьому загальний термін відрядження не може перевищувати 60 календарних днів. Рішення про подовження терміну відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, його необхідно оформити відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства. За час затримки у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.

     Якщо  працівник отримав аванс на відрядження  за кордон і не виїхав, то він повинен  протягом трьох робочих днів з  дня прийняття рішення про  відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти в тих грошових одиницях, в яких було видано аванс.

     У разі неповернення працівником залишку  коштів у визначений термін відповідна сума стягується з нього підприємством у встановленому чинним законодавством порядку. 
 

2.1 Порядок складання звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт 

     Звіт  про використання коштів, наданих  на відрядження або під звіт, подається до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт.

     За  наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку  в касу або зараховується на банківський рахунок податкового агента платника податку, що їх надав, до або під час подання зазначеного звіту.

     Якщо  відряджений повертає суму надміру  витрачених коштів пізніше граничного терміну (до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку завершує відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт), але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного терміну, то особа, що надала такі суми, нараховує штраф у розмірі 15 відсотків суми таких надміру витрачених коштів.

     Якщо  у майбутніх податкових періодах особа, яка була у відрядженні  повертає суму надміру витрачених коштів або вона стягується з неї за рішенням суду, перерахунок її податкових зобов'язань не здійснюється, а сума штрафу не відшкодовується.

     Штраф та оподаткована сума стягуються за рахунок  будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) відрядженого за відповідний місяць, а при недостатності суми такого доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців, до повної сплати нарахованих сум.

     Якщо  платник податку припиняє трудові  або цивільно-правові відносини  з особою, що надала такі кошти, то нараховані суми утримуються за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку, а при недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до складу податкового зобов'язання платника податку за наслідками звітного податкового року.

     Якщо  повне утримання такої суми податку  є неможливим внаслідок смерті платника податку або визнання його за рішенням суду безвісно відсутнім або померлим, то така сума утримується при нарахуванні  доходу за останній для такого платника податку податковий період, а в непогашеній частині визнається безнадійною до сплати.