Бюджетирование и контроль деятельности центров ответственности

Дополнительно к бюджету продаж составляют бюджет прочих доходов, поскольку с его помощью корректируют доходную базу основного бюджета. Для его разработки экономические службы организации используют разнообразную информацию, поступающую из бухгалтерии и финансового отдела. Формат бюджета прочих доходов представлен в табл. 6.

Таблица 6

Бюджет прочих доходов на предстоящий год

Одновременно с бюджетом продаж целесообразно составлять бюджет коммерческих расходов. Чтобы отдел маркетинга качественно выполнил свою работу по составлению бюджета продаж и коммерческих расходов, необходимо учитывать, что расчет коммерческих расходов должен соотноситься с объемом продаж и что не следует ожидать повышения объема продаж и что не следует ожидать повышения объема продаж, одновременно планируя снижение финансирования мероприятий по стимулированию сбыта. Многие статьи бюджета коммерческих расходов планируют в процентах к объему продаж. Величина прогнозного процента зависит от жизненного цикла товара. Коммерческие расходы можно классифицировать по многим критериям, ключевыми из которых являются: виды товаров, категории покупателей, география сбыта, деятельность конкурентов на отдельных сегментах товарного рынка. Значительную часть коммерческих расходов составляют затраты на рекламу и продвижение товаров на рынок. Поэтому заместитель директора по сбыту должен точно установить, где и когда должна быть осуществлена рекламная компания и сколько средств следует на нее израсходовать. При разработке бюджета коммерческих расходов целесообразно предусмотреть затраты на упаковку, транспортировку, страхование, складирование и хранение товаров на складе.

Для этого все издержки разделяются на переменные и постоянные. Для планирования переменных издержек в качестве базового показателя используется объем проданных товаров, а не затраты прямого труда. Норматив переменных затрат составляет 1,5, 2,0 и 0,5% от продажной цены на единицу проданных товаров по каждой группе товаров соответственно. Постоянные накладные затраты переносятся в бюджет буквально так, как они представлены в исходных данных.

Таблица 7

Бюджет коммерческих расходов на предстоящий год

Следующим этапом в разработке бюджета является составление бюджета запасов товаров на конец планируемого периода.

Бюджет товарных запасов непосредственно связан с бюджетом продаж товаров и вытекает из него. Уровень товарных запасов должен быть оптимальным, так как при завышенных товарных запасах высокая вероятность образования затоваривания на складах и, соответственно, увеличения издержек. Кроме того, для увеличения закупки товаров потребуются дополнительные денежные средства для их приобретения.

Руководство торгового предприятия считает, что в истекшем 2005 г. Товарные запасы были не оптимальными и составили к концу года 1,5 млн. у.е. в денежном выражении. С ростом товарооборота их следует пропорционально увеличивать, но необходимо уменьшать долю товара, которая переходит на следующий год. Так, в прошлом году количество товарных запасов на 31 декабря 2005 г. Составило 26 % от планируемого объема продаж I квартала 2006 г. Руководство организации намеревается снизить этот показатель вдвое, что должно произойти за счет следующих факторов:

                       Более эффективной работы с поставщиками, направленной на уменьшение минимальных партий закупок товара;

                       Улучшения транспортного взаимодействия между складами организации;

                       Создания единой автоматизированной информационной системы товарных запасов и товарооборота.

Таблица 8

Бюджет товарных запасов

Из табл. 8 видно, что произошло выравнивание товарных запасов по складам как в количественном, так и в стоимостном выражении. Кроме того, сократилась довольно существенно сумма отвлеченных из оборота денежных средств (в товарных запасах). Эта сумма уменьшилась с 3850 тыс. до почти 2900 тыс у.е. почти на 25%, что является безусловно положительным фактом.

Бюджет закупок содержит информацию о финансово-экономических показателях, характеризующих эффективность процесса снабжения. В зависимости от сложности организации данного бизнес-процесса выбирается и структура бюджета закупок. Это может быть один бюджет, а может быть и целый набор бюджетов. Если в организациях практически всеми закупками занимаются в одном подразделении, то бюджет закупок может быть и один. Если в закупках участвует несколько подразделений, то можно разделить его на несколько бюджетов, что ускорит подготовку и согласование бюджета закупок, так как составляющие этого бюджета можно будет подготавливать и согласовывать параллельно. Вместе с тем можно использовать и следующую процедуру. В независимости от организационного распределения данного процесса между подразделениями можно в обязательном порядке выделять бюджет закупок сырья и материалов или бюджет закупок товаров.

Если бюджет закупок состоит из нескольких бюджетов, то уже нет особого смысла составлять какой-то сводный бюджет закупок, так как по каждому из выделенных направлений имеется соответствующий бюджет закупок (см. рис 1). Такое внимание к закупкам объясняется просто. Как правило, в большинстве организаций в области закупок есть большой резерв повышения эффективности за счет оптимизации затрат на закупку. Налаживание работы по процессу снабжения позволяет более четко контролировать основные два параметра, а именно объемы закупок и цены, причем делать это по всем направлениям закупок (от сырья и материалов до закупок для обеспечения работы офиса).

Рис. 1.

Структура бюджета закупок торгового предприятия

Кроме оптимизации затрат на закупку, большие резервы содержаться в усилении контроля над процессом закупок. Следует иметь ввиду, что на этом участке сотрудникам компании легче всего организовать себе «дополнительную мотивацию» и тем самым резко снизить финансовые результаты компании. Поэтому усиление контроля закупок позволит значительно уменьшить такие случаи. Таким образом, получается, что за счет оптимизации данного бизнес-процесса можно навести порядок в объемах закупок, а за счет усиления контроля – в ценах и затратах на закупку.

Бюджет закупок коммерческой продукции содержит информацию о финансово-экономических показателях, характеризующих эффективность закупки товаров с целью перепродажи. Если речь идет о торговом предприятии, то этот бюджет будет называться бюджетом закупок товаров и он будет являться основным бюджетом закупок. В данном случае бюджет закупок коммерческой продукции содержит пять групп показателей, характеризующих эффективность процесса снабжения в части закупок коммерческой продукции: объем закупок, средняя цена, общая сумма затрат, запасы товаров, выплаты денежных средств.

Для планирования бюджета закупок товаров воспользуемся формулой:

Ок = Он + П – Р,

Где:

Ок – остаток товаров на конец планируемого периода;

Рн – остаток товаров на начало планируемого периода;

П – поступление (закупка) товаров за планируемый период;

Р – реализация товаров за планируемый период.

Из формулы (1) можно вывести формулу, по которой рассчитывается планируемое поступление товаров:

П = Р – Он + Ок.

Для более детального рассмотрения закупки товаров в предстоящем году составим табл. 9, в которой остатки запасов товаров на 1 января 2009 г. Считаем остатками на начало планируемого периода.

Таблица 9

Бюджет закупок ( в тыс.у.е.)