Бухгалтерский учет наличия и движения основных средств

       1.3 Формы первичных документов

       Согласно  действующему порядку ведения бухгалтерского учета все хозяйственные операции, которые выполняются организацией, должны быть оформлены оправдательными  документами, на основании которых  ведется бухгалтерский учет.

         Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» организации обязаны использовать первичные учетные документы, которые составлены по одной из унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденной Госкомстатом России: до 22 марта 2003 г.- постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а, а в настоящее время – постановлением Госкомстата России от 21.01.03 г. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной информации по учету основных средств» [1, ст.9].   

       В данные унифицированные формы организация  при необходимости может вносить  дополнительные реквизиты. Однако все  реквизиты, утвержденные Госкомстатом России, унифицированных форм остаются без изменения, иными словами  удаления отдельных реквизитов из данных форм запрещается. Если организация вносит какое-либо изменение в форму, то оно должно оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом.

       Для оформления всех движений основных средств  предусмотрен следующий перечень унифицированных  форм первичной учетной документации [10, c.83]:

       а) Форма № ОС-1; акт о приеме –  передаче объекта основных средств (за исключением зданий и сооружений);

       б) Форма № ОС-1а; акт о приеме – передаче здания (сооружения);

       в) Форма № ОС-1б; акт о приеме – передаче групп объектов основных средств (за исключением зданий и сооружений);

       г) Форма № ОС–2; накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств;

       д) Форма № ОС-3; акт о приеме –  сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств;

       е) Форма № ОС-4; акт о списании объекта основных средств (за исключением автотранспортных средств);

       ж) Форма № ОС-4а; акт о списании автотранспортных средств;

       з) Форма № ОС-4б; акт о списании групп объектов основных средств (за исключением автотранспортных средств);

       и) Форма № ОС-6; инвентарная карточка учета объекта основных средств;

       к) Форма № ОС-6а; инвентарная карточка группового учета объектов основных средств;

       л) Форма № ОС-6б; инвентарная книга  учета объектов основных средств;

       м) Форма № ОС-14; акт о приеме (поступлении) оборудования;

       н) Форма № ОС-15; акт о приеме –  передаче оборудования в монтаж;

       о) Форма № ОС -16; акт о выявленных дефектах оборудования.

       Все вышеуказанные акты о приеме –  передаче, акты о приме – сдаче, акты о списании объектов основных средств, акты на ввод, накладные на внутренне перемещение в момент поступления в бухгалтерию регистрируются в Журнале регистрации актов основных средств. По всем вышеперечисленным документам бухгалтерия производит записи в инвентарные карточки основных средств. Инвентарная карточка составляется в бухгалтерии на каждый инвентарный номер в одном экземпляре. Каждая инвентарная карточка заполняется на основании первичных документов: технических паспортов, актов приемки-сдачи основных средств и прочее. Карточка инвентарного объекта открывается на основании каждого приходного акта, технического паспорта и прочей документации.   

       Инвентарные карточки также рекомендуют открывать  и на основные средства, взятые в  аренду, для осуществления их забалансового  учета в бухгалтерской службе организации – арендатора.

       Если  организация имеет достаточно большое  количество объектов основных средств, то по месту их эксплуатации (нахождения) учет можно осуществлять в инвентарном  списке или ином соответствующем  документе. В этом случае инвентарный список должен содержать номер и дату инвентарной карточки, инвентарный номер объекта, полное наименование объекта, первоначальную стоимость объекта и сведения о выбытии (перемещении) объекта.

       Данные  карточки вносятся в инвентаризованную  ведомость по соответствующему материально-ответственному лицу, которое и приняло данный объект, после чего они помещаются в картотеку.

       Списание  инвентарного объекта основных средств  оформляется актом о списании основного средства форма № ОС-4. Также данный акт оформляет операции по ликвидации отдельных частей, которые  входят в состав данного основного  средства, имеющих разный срок полезного  использования и учитывающихся  в качестве самостоятельных инвентарных  объектов. В данном акте о списании указываются характеристики объекта основного средства, такие как: первоначальная стоимость, сумма начисленной амортизации, причина выбытия с обоснованием того, почему нецелесообразно этот объект использовать дальше и невозможно восстановить, состояние основных частей, узлов, деталей, различных элементов и прочее.

       Операции, связанные с продажей, передачей  объектов основных средств в качестве вклада в уставной капитал других организаций, безвозмездная передача по договору дарения и прочее – все, вышеуказанные операции, оформляются накладной о приеме – передаче основных средств (ф. № ОС-1).

       На  основе актов о списании и приеме – передаче основных средств, которые  уже оформлены и переданы в  бухгалтерию, в инвентарной карточке делается отметка о выбытии данного  объекта. Записи о выбытии объекта также производятся в соответствующем документе, по месту его нахождения. Срок хранения инвентарных карточек по выбывшим объектам основных средств  определяет сам руководитель организации.   
 
 
 
 

       Глава 2. Организация бухгалтерского учета основных средств.

       2.1 Учет поступления и наличия основных средств

         При любом способе поступления объекты основных средств должны быть своевременно оприходованы и документально оформлены. Специальная комиссия, назначаемая руководителем организации, подписывает акт о приеме-передаче объектов основных средств (форма № ОС-1). Момент подписи считается моментом ввода объекта капитальных вложений организации в эксплуатацию. Каждому поступившему основному средству присваивается свой инвентарный номер. Данный номер присутствует во всех первичных документах и регистрах, связанных с учетом движения данного имущества [6, c.145].

       На  основании акта-приема открывается  инвентарная карточка, где указывается вся информация об объекте основных средств. Данная карточка открывается на каждую единицу имущества организации. Инвентарные карточки в целях обеспечения  сохранности хранятся в картотеке бухгалтерии, сгруппированные по отраслевым классификационным группам.

         Перемещение основных средств  внутри организации (из одного  цеха в другой из отдела в отдел) оформляется внутренними накладными на перемещения. По данным накладных составляется ведомость по учету движения основных средств внутри организации.

         Аналитический учет по затратам, связанным со строительством и приобретением основных средств, отдельно по каждому либо строящемуся либо приобретаемому объекту основных средств, ведется на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы».

       По  дебету счета 08 учитываются все фактические  затраты, которые связаны с приобретением  и доведением основного средства до состояния, пригодного для использования. Поступление основных средств отражается по дебету счета 01 «Основные средства» по первоначальной стоимости, и данная запись выглядит следующим образом [10, c.87]:

       Д-т  сч.01 «Основные средства» - К-т сч.08 «Вложения во внеоборотные активы».

       Синтетический учет объектов основных средств ведется  в журналах-ордерах №13, 10, 10/1.

       Существуют  несколько основных способов поступления  основных средств на предприятие [8, c.259]:

       а) приобретение основных средств;

       б) осуществление долгосрочных инвестиций при создании основных средств в  самой организации;

       в) поступление в счет вклада в уставной капитал инвесторов;

       г) поступление для осуществления  совместной деятельности;

       д) поступление при получении имущества  в доверительное управление;

       е) поступление по договору лизинга;

       ж) приобретение основных средств по договору мены;

       з) поступление безвозмездно от третьих  лиц.

       Приобретение  основных средств может осуществляться по хозяйственным договорам. Покупатель может осуществить запись в бухгалтерских регистрах на основании акта приемки основных средств, счета, счета-фактуры, платежно-расчетного документа.

       Некоторые типовые записи (проводки) по приобретению основных средств представлены ниже [10, c.88]:

       - Д-т 08 - К-т 60 – стоимость приобретенных основных средств (без НДС);

       - Д-т 19 - К-т 60 – отражена сумма НДС, перечисляемая поставщику;

             - Д-01 - К-08 – оприходованы основные средства;

         - Д-60 - К-50,51 - оплачены, купленные основные средства и расходы, связанные с их приобретением и доведением до состояния, в котором они пригодны для использования (в т.ч. НДС);

       Например, организация приобрела основное средство стоимостью в 23600 рублей. Доставка имущества обошлась организации в 2360 рублей. Других расходов, связанных с покупкой основного средства и ввода в эксплуатацию не было. Проводки по постановке на учет объекта выглядя следующим образом: 

Таблица 2.1

        

       Создание  основных средств может быть осуществлено как собственными силами, так и  путем привлечения сторонних  организаций. Если организация создает  основное средство своими силами, оно  приходуется на баланс по фактическим  затратам на его сооружение.

       В качестве основания для записи в  бухгалтерских регистрах служат акты, которые подтверждают создание основных средств в организации, а также их оприходование в самой организации. К числу вышеуказанных документов относится и документ, который подтверждает размеры затрат,  которые были произведены в процессе создания объекта основных средств.

       Запись  по отражению капитальных вложений в строительство, закладку многолетних  насаждений, изготовление основных средств, которые осуществляются собственными силами организации, выглядит следующим  образом [9, c.278]:

       Д-т  сч.08 «Вложения во внеоборотные активы» 

       К-т  счетов 02 «Амортизация основных средств», 10 «Материалы», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и прочее.

       Оприходованы  основные средства: Д-т сч.01 «Основные средства» - К-т сч.08 «Вложения во внеоборотные активы».

       Основные  средства также могут поступать  в организацию в качестве вклада в уставной капитал, тогда в этом случае данная операция будет отражаться в бухгалтерском учете следующей  записью:

       Д-т  сч.08 «Вложения во внеоборотные активы» - К-т сч.75 «Расчеты с учредителями», субсчет 1 «Расчеты по вкладам в уставный капитал».

       Данная  операция может быть отражена в бухгалтерском  учете на основании следующих документов: учредительного договора, перечня передаваемых объектов основных средств, копии инвентарных карточек (формы ОС-6, ОС-6а, ОС-6б) по объектам основных средств, которые находились в эксплуатации, акты о приеме-передаче объектов основных средств (формы ОС-1, ОС-1а, ОС-1б), технической документации по передаваемым объектам.

       Д-т  сч.08 «Вложения во внеоборотные активы»

       К-т  счетов 10 «Материалы», 76 «Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами», 70 – отражены расходы, связанные  с доставкой и установкой объектов основных средств.

       Поступление основных средств для осуществления  совместной деятельности отражается на отдельном балансе участником, ведущим  общие дела. В бухгалтерском учет делается следующая запись: