В описях не допускается оставлять
незаполненные строки — они
прочеркиваются. На последней странице
описи должна быть сделана
отметка о проверке цен и
подсчета итогов за подписями
лиц, производивших эту проверку.
Нельзя записывать в опись
остатки ТМЦ по данным бухгалтерского
учета, а также со слов кладовщика
и других лиц. Каждую страницу
и опись в целом при условии
обязательного подсчета натуральных
единиц подписывают все участники
ревизии, в том числе материально
ответственные лица. В конце описи
материально ответственные лица
дают расписку в том, что
им предъявлены для проверки
все ценности, ревизия проведена
правильно и претензий к ревизионной
комиссии (ревизору) нет.
На основе данных учета и
инвентаризационных описей бухгалтерия
под наблюдением председателя
инвентаризационной комиссии составляет
сличительные ведомости инвентаризации
товарно-материальных ценностей
((ф. № ИНВ-19) Приложение № 8).
Если ТМЦ учитываются в натуральном
и стоимостном выражении, то
суммы их излишков и недостач
в сличительных ведомостях указываются
в соответствии с оценкой в
бухгалтерском учете. Если в
учете не указана цена, но есть
сведения о количестве и общей
стоимости ТМЦ, ее определяют
делением общей стоимости ТМЦ
на их количество и сверяются
с прейскурантной ценой. Там,
где ведут учет только по
стоимости, например в магазинах,
итоги инвентаризации оформляют
актом инвентаризации.
Бывают случаи, когда по книжным
данным остатки материальных
ценностей значатся либо в
количественном, либо в денежном
выражении или полученная цена
не соответствует прейскуранту
или цене, указанной в документах
поставщика. Эти данные переносят
в сличительные ведомости и
выводят расхождения: излишки
или недостачи. Такое положение
часто приводит к сокрытию недостач,
растрат и хищений. Для устранения этого
недостатка перед составлением сличительной
ведомости необходимо проверить, соответствует
ли учетная цена материалов их цене по
прейскуранту или документам поставщика.
Если имеются отклонения, нужно выявить
причину и установить соответствие этих
цен. Обычно остатки ТМЦ по книжным данным
либо в количественном, либо в денежном
выражении получаются в результате неправильной
таксировки приходных и расходных документов.
Сличительная ведомость и акт
инвентаризации должны быть подписаны
всеми членами инвентаризационной
комиссии. За книжные остатки
по бухгалтерии расписывается
бухгалтер.
В результате инвентаризации
может быть выявлена пересортица.
В этом случае взаимный зачет
излишков и недостач от пересортицы
может быть допущен только
в виде исключения за один
и тот же проверяемый период,
у одного и того же материально
ответственного лица и в отношении
ТМЦ одного и того же наименования.
Материально ответственные лица
по результатам инвентаризации,
в том числе по пересортице,
дают подробные объяснения.
Если при зачете недостач излишками
по пересортице стоимость недостающих
ценностей выше стоимости ценностей,
оказавшихся в излишке, эта
разница в стоимости относится
на виновных лиц. На разницу
в стоимости от пересортицы
в сторону недостачи, образовавшейся
не по вине материально ответственных
лиц, в протоколах инвентаризационной
комиссии должны быть даны
исчерпывающие объяснения относительно
причин, по которым такая разница
не отнесена на виновных лиц.
По всем другим выявленным
расхождениям материально ответственные
лица представляют письменные
объяснения. Излагаемые в этих
объяснениях факты должны быть
тщательно проверены; их нужно
принимать во внимание при
определении окончательных итогов,
если эти итоги подтверждаются
проверками, либо отклонять.
Материальные ценности, переданные
для переработки сторонним организациям,
инвентаризуют путем взаимной
сверки остатков этих материальных
ценностей, значащихся в бухгалтерском
учете проверяемой организации
и организаций-подрядчиков. Для
этого ревизор служебной запиской
сообщает организации-подрядчику об имеющихся
у него показателях с просьбой подтвердить
их. Иногда целесообразно затребовать
от организации-подрядчика сведения о
количестве ТМЦ, находящихся в переработке,
для сопоставления с данными учета ревизуемой
организации.
Инвентаризационные ведомости составляются
отдельно на материалы в пути,
материальные ценности, принятые
на хранение или в переработку,
и на материалы, переданные
для переработки сторонним организациям.
Иногда при инвентаризации обнаруживаются
ТМЦ, не пригодные к использованию.
Они фиксируются в отдельных
инвентаризационных описях. Инвентаризационная
комиссия устанавливает причины
порчи ТМЦ и виновных в этом
лиц. Если принято решение списать
ТМЦ, их приходуют по цене
возможного использования, а разность
между учетной стоимостью и
стоимостью по цене возможной
реализации относят на виновных
в порче должностных лиц либо
на финансовые результаты.
При зачете недостач и излишков
в результате пересортицы могут
возникнуть суммовые разницы.
Недостачи относятся на счет
материально ответственных лиц,
излишки приходуются с выявлением
причин и виновников возникновения.
На практике встречаются суммовые
разницы, которые образуются в
результате неправильного применения
цен по вине бухгалтерии или
вследствие округления.
Особенно внимательно следует
проверить законность и размер
применяемых норм естественной
убыли на отдельные материалы,
правильность исчисления суммы
естественной убыли и ее списания
(не списывались ли материалы
под видом естественной убыли
до установления недостачи данного
вида ТМЦ).
Все документы инвентаризации: приказ
о проведении инвентаризации, расписки,
черновые описи, инвентаризационные
описи, письменные объяснения
и заявления материально ответственных
лиц, а также сличительные ведомости
— должны быть скреплены вместе
и представлены в инвентаризационную
комиссию для рассмотрения и
принятия решения по результатам
инвентаризации, которые должны
быть отражены в бухгалтерском
учете того месяца, когда проводилась
инвентаризация, в срок до 10 дней
после окончания инвентаризации.
Оформление результатов инвентаризации
ТМЦ. Инвентаризационная опись
по завершении инвентаризации
должна содержать все необходимые
реквизиты, не иметь несанкционированных
(не оформленных соответствующим
образом) исправлений. Санкционированные
исправления вносит инвентаризационная
комиссия во все экземпляры
описи.
При выявлении ревизором материалов,
не поставленных на учет, а
также материалов, по которым
в регистрах бухгалтерского учета
отсутствуют или указаны неправильные
данные, в опись должны быть
включены правильные сведения
и технические показатели по
этим материалам.
Работа ревизора оформляется
протоколом. В протоколе отражаются:
результаты инвентаризации, проверки
состояния складского хозяйства
и обеспечения сохранности материалов.
В протоколе на основании составленных
сличительных ведомостей (форма
№ ИНВ-19) ревизор дает свои
выводы по результатам инвентаризации
и предложения по устранению
выявленных недостач, списанию недостач
в пределах норм естественной
убыли, оприходованию излишков
и т.д.
Очень важно правильное оформление
(составление) сличительных ведомостей.
Такая работа ведется в двух
направлениях: выверяются учетные
данные и подсчеты, проведенные
в инвентаризационных описях. Учетные
данные выводятся на день инвентаризации
на основе данных на 1-е число
месяца и представленных приходно-расходных
документов. Учетные данные обязательно
подтверждает бухгалтер организации
(удобнее всего это делать прямо
на самой сличительной ведомости).
Данные, отраженные в описи, подтверждают
лица, проверявшие фактические данные.
Инвентаризационные описи составляются
по подразделениям организации.
Отдельно дается таблица соответствия:
подразделение, материально ответственное
лицо, общая стоимость вверенных
материалов, в которой указывается
наличие (отсутствие) договора о
материальной ответственности.
Выявленные инвентаризацией
неучтенные материалы должны
быть оценены с учетом рыночных
цен.
Обнаруженные
недостачи материалов подлежат
списанию в установленном порядке.
Каждый случай списания недостающих
материалов ревизор тщательно
проверяет. При этом нередко
вскрываются нарушения действующего
порядка отнесения на виновных
лиц стоимости недостающих материалов,
порядка погашения этой задолженности
и отражения в учете всех операций по списанию.
3.3. Ревизия
хранения материалов в цеховых кладовых.
В цехах организаций создаются
кладовые, куда материалы поступают
со склада (центрального склада).
Процедуры и объекты ревизии
в цехах (кладовых) и других
подразделениях организации совпадают
с процедурами и объектами
ревизий центрального склада. Однако
ревизору необходимо иметь в
виду следующее. Поступление материалов
в цехи (кладовые) и другие подразделения
происходит с центрального склада
по требованию-накладной на внутреннее
перемещение материалов. Если материалы
поступают сразу на склад в
цехе (в кладовую) или подразделении,
они приходуются на центральном
складе и по требованию-накладной
передаются на склад в цехе
(в кладовую) или подразделении.
Кроме того, каждому складу в
цехах (кладовой) и подразделению
приказом по организации присваивается
постоянный номер, который указывается
на всех документах, относящихся
к операциям данного склада. Ревизор
проверяет наличие и правильность
оформления данных документов.
3.4. Ревизия
списания материалов в производство.
Одним из самых
сложных вопросов при проведении
ревизии является проверка списания
материалов в производство. Эту
проверку можно разделить на 3
этапа:
1). Проверка положения
учетной политики по учету
товарно-материальных ценностей.
При этом особое
внимание следует обратить на
то:
• как учитываются материальные
ценности — по фактической
себестоимости их приобретения (заготовления)
или по учетным ценам;
• какой метод используется
для списания материальных ценностей
на затраты производства;
• какой метод применяется
для учета движения материальных
ценностей на складах.
Основные элементы учетной политики,
относящиеся к организации учета
товарно-материальных ценностей,
приведены в таблице № 4.
После
уточнения положений учетной
политики, можно переходить к следующему
этапу ревизии.
2). Документальная проверка оформления
выбытия материальных ценностей.
При отпуске материальных ценностей
со склада по лимитно-заборным
картам ревизору необходимо сверить
фактический порядок движения
карт с соответствующим распорядительным
документом, которым они были
введены в организации. Если
в организации выписывают две
лимитно-заборные карты, то нужно
сверить в них подписи, даты,
суммы. Отклонения в данных
между лимитно-заборными картами
подразделений (цехов), кладовых
и складов могут стать основанием
для требования объяснительных
с материально ответственных
лиц. Если в организации выписывают
одну лимитно-заборную карту, то данные
таких карт необходимо сверить с данными
карточек учета материалов формы № М-17.
При обнаружении возврата материальных
ценностей по лимитно-заборным
картам следует дать экономическую
оценку действий должностных
лиц, допустивших избыточный отпуск
материалов со склада.
Особое внимание нужно уделять
документам на разовый отпуск
ценностей со склада. Ревизору
необходимо изучить порядок согласования
отпуска материалов по требованиям
формы № 10а и его фактическое
соблюдение должностными лицами
организации. Данные требований
(подписи, даты, номера, суммы и
т.д.) сверяются с данными журналов
регистрации требований, карточек
учета материалов.