Методика постановки и ведения управленческого учета

МЕТОДИКА ПОСТАНОВКИ И  ВЕДЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЁТА 

 

Содержание 

 

1. Что такое управленческий  учёт и зачем он нужен ?

 

2. Компоненты и уровни  системы управленческого учёта.

 

3. Практические приёмы  ведения управленческого учёта.

 

 

1. Что такое управленческий  учёт и зачем он нужен ?

 

 

 В экономическую жизнь  нашей страны управленческий  учёт вошёл вместе с возникновением  и ростом предприятий, ориентированных  на рынок. В конкурентной среде  от правильных, адекватных этой  среде управленческих решений  зависит зачастую не только  процветание бизнеса, но и само  его существование. Под воздействием  различных объективных факторов, вызываемых новыми технологиями, государственным регулированием  и ростом предприятий, усложняется  структура бизнеса, возникает  потребность в его дроблении  на множество юридических лиц,  в одновременном развитии многих  направлений деятельности, в формировании  значительного количества структурных  подразделений (отделов, служб)  как на уровне отдельных юридических  лиц, так и на уровне холдингов.

 

Как в этих условиях руководство  подобных предприятий (здесь предприятие  понимается в широком смысле, как  бизнес) может знать всё обо  всём, чтобы не ошибиться в принятии управленческих решений? Задачу предоставления необходимой информации решает управленческий учёт – система сбора и анализа  данных о финансовой деятельности предприятия, ориентированная на потребности  высшего руководства и владельцев предприятия в информации, необходимой  для принятия стратегических и тактических  управленческих решений.

 

 

1.1. Цели и задачи управленческого  учёта, условия его внедрения.

 

 

Давно миновали те времена, когда  считалось, что прибавочный продукт  создаётся только в сфере материального  производства. Услуги, в том числе  и финансовые, заняли достойное место  в иерархии общественного производства. После снятия идеологической завесы стало ясно, что финансовый консалтинг наравне с производством консервов  и автомобилей способен приносить  обществу реальный доход. В самом  деле, если 1 рубль затрат на создание финансовых систем предприятия способен приносить 10 рублей прибыли за счёт выявления наиболее доходных направлений  бизнеса и контроля за издержками, не есть ли это то, к чему должен стремиться каждый руководитель? Именно там, где  финансовое управление бизнесом рассматривается  как отдельное его направление, приносящее владельцам предприятия  прибыль наравне с другими  направлениями, управленческий учёт приносит наибольшую отдачу.

 

Но для этого руководство  предприятия должно понимать преимущества, которые даёт хорошо поставленный управленческий учёт, испытывать свою заинтересованность в нём и понимать сущность этого  процесса. Здесь мы попытаемся изложить наше видение этих преимуществ.

 

 

Итак, целью управленческого  учёта является увеличение прибыли  предприятия. При этом он решает следующие  основные задачи:

 

обеспечивает руководство  предприятия информацией о том, каковы консолидированные результаты бизнеса, состоящего из неограниченного  количества юридических лиц и  структурных подразделений;

 

 

показывает результаты работы отдельных направлений (ими могут  быть виды деятельности, группы товаров, или другие элементы, в зависимости  от специфики бизнеса), независимо от того, как эти направления распределены между юридическими лицами, входящими  в бизнес;

 

 

показывает результаты работы также и по структурным подразделениям, которыми могут быть отделы, цеха, юридические  лица;

 

 

осуществляет контроль над  издержками путём их учёта по видам  и центрам затрат;

 

 

накапливает статистику о  доходах и расходах предприятия  в определённом разрезе и выявляет общие тенденции;

 

 

осуществляет планирование и контролирует выполнение бюджета  как отдельными центрами затрат, так  и бизнесом в целом, включая совокупность юридических лиц;

 

 

ведёт оперативный учёт расчётов с отдельными контрагентами, взаиморасчётов между собственными юридическими лицами.

 

 

 

Отсюда следует важный вывод: Для эффективного ведения  управленческого учёта, который  был бы в состоянии решать все  эти задачи, необходимо:

 

привлечение высококвалифицированных  специалистов, имеющих соответствующий  опыт и сочетающих его со знаниями финансового анализа, бухгалтерского учёта, системы налогообложения, международных  принципов финансового учёта, информатики;

 

 

глубокое вовлечение руководства  предприятия в процесс ведения  учёта и в процесс его постановки; обеспечение руководством взаимодействия различных служб для предоставления соответствующей информации в центр  управленческого учёта;

 

 

обеспечение специалистов всей необходимой информацией, в частности  самой конфиденциальной, так как  при неполной информации управленческий учёт теряет смысл;

 

 

разработка специфической  для каждого предприятия методики, включающей параметры управленческого  учёта (направления, центры дохода, центры затрат), учётную политику, форматы  отчётности, процедуры получения  информации;

 

 

наличие компьютерных программ, специально разработанных или адаптированных для этих целей.

 

 

 

Очевидно, что процесс  внедрения эффективной системы  управленческого учёта является длительным (несколько месяцев), процесс  его ведения должен быть непрерывным, а параметры и методика должны постоянно корректироваться вслед  за изменениями структуры и характера  бизнеса.

 

 Здесь может возникнуть  закономерный вопрос: зачем идти  на такие жертвы, если на каждом  более или менее крупном предприятии  уже есть люди и структуры,  отвечающие перед руководством  за финансовое состояние предприятия:  бухгалтерия, финансовый директор, группа финансового анализа, плановый  отдел и тому подобное? Дело  в том, что управленческий учёт  занимает особое место в финансовой  системе бизнеса.

 

 Существует три основных  вида учёта, так или иначе  присутствующие на всех крупных  предприятиях: бухгалтерский, налоговый  и управленческий. Они тесно связаны  между собой, но каждый имеет  свои особенности. Так, бухгалтерский  учёт действует в интересах  сторонних пользователей. Поэтому  бухгалтерский баланс, в принципе, не является закрытым документом, а в случае с ОАО (открытые  акционерные общества) он даже  публикуется в средствах массовой  информации. Государственные органы  и общественные организации разрабатывают  стандарты бухгалтерского учёта,  обязательные для всех предприятий.  В России такими стандартами  являются ПБУ (Правила бухгалтерского  учёта). А если предприятие стремится  выйти на мировой рынок инвестиций, оно вынуждено составлять свою  отчётность и по правилам IAS (International Accounting Standards – международные стандарты бухучёта) или GAAP (Generally Accepted Accounting Principles – общепринятые принципы бухучёта, действующие в США).

 

 Налоговый учёт тесно  связан с бухгалтерским, но  отличается от него тем, что  он вводит правила по начислению  и уплате налогов, а его нормативными  источниками являются Налоговый  кодекс, Законы и Инструкции Госналогслужбы  и других органов. К слову  сказать, проблема несовпадения  налоговых и бухгалтерских норм  является в последнее время  проблемой всех российских бухгалтеров, так как им приходится составлять отчётность по бухгалтерским правилам, а начислять налоги – по налоговым, в то время как расхождения между этими правилами растут.

 

 Бухгалтерский и налоговый  виды учёта привязаны к юридическим  лицам. Однако бизнес может  состоять как из одного, так  и из нескольких юридических  лиц, когда владельцу бизнеса  важно знать результаты в разрезе  именно совокупности предприятий.  Кроме того, специфика каждого  отдельного бизнеса требует различных  подходов к финансовой информации. Например, руководству предприятия  может быть важно для принятия  управленческих решений знать  себестоимость реализованной продукции  по отдельным её видам, в  то время как для фискальных  и бухгалтерских целей вполне  достаточно иметь общую цифру. 

 

 Таким образом, место  управленческого учёта в финансовой  системе предприятия – совершенно  особенное, и его постановка  и ведение требуют других подходов  и других специалистов, чем те, которые обслуживают бухгалтерский  и налоговый секторы.

 

 

 

 

1.2. Основные проблемы.

 

 

Руководитель предприятия, желающий иметь полную и достоверную  финансовую информацию о своём бизнесе, а также экономист, обеспечивающий своего руководителя такой информацией, должны понимать, какие проблемы могут  встать на их пути.

 

 Хотя основное внимание  на этапе постановки управленческого  учёта специалистами уделяется  технической стороне (разработка  или настройка компьютерных программ, выявление параметров управленческого  учёта), всё же наиболее сложной  задачей является получение достоверной  информации в нужном разрезе.  В связи с этим даже самые  совершенные для конкретного  предприятия методики могут подвергаться  значительным ограничениям в  связи с тем, что требуемая  информация не может быть получена  оперативно и в нужном разрезе. 

 

 Зачастую это связано с тем, что в условиях становления бизнеса руководство больше внимания обращает, как правило, на другие проблемы: снижение налоговой нагрузки путём использования различных схем; создание структур под отдельных людей; рост объёмов продаж с отставанием во внедрении систем детального учёта продукции; открытие или приобретение некоторого числа юридических лиц с узкой географической или производственной специализацией; становление бухгалтерского и налогового учёта; “политические” вопросы и так далее. После того, как сформированный таким образом бизнес входит в стадию зрелости, руководство начинает больше внимания уделять “тонким” вопросам. Одновременно с этим оно приходит к пониманию того, как много денег в период становления “ушло в песок” из-за отсутствия эффективной системы управленческого учёта. На этапе относительной “зрелости” бизнеса возникают и конфликты с акционерами, которые хотят отделиться и забрать свою “долю”, которую в таких условиях бывает сложно определить. Поэтому, чем раньше руководство и владельцы пригласят на предприятие нужного специалиста и создадут ему все условия для нормальной работы, тем меньше будут их моральные и материальные потери: ведь восстановить картину за прошлый период в такой неразберихе бывает сложно или даже невозможно.

 

 Итак, одним из факторов, усложняющих выработку процедур  получения информации и снижающих  эффективность управленческого  учёта, является запоздалое привлечение  квалифицированных специалистов, занимающихся  этой проблемой. Другими факторами  являются: нежелание руководства  предоставить полную (конфиденциальную) информацию; сопротивление со стороны  отдельных сотрудников, видящих  в специалистах по управленческому  учёту контролёров, конкурентов  или лиц, мешающих им работать; необходимость обращаться к большому  количеству различных сотрудников,  каждый их которых знает только  свой участок, но которые не  являются взаимозаменяемыми; отсутствие  адекватных систем бухгалтерского  учёта и учёта товародвижения (например, отсутствие качественного  компьютерного учёта товародвижения); расплывчатость организационной  структуры и ответственности;  отсутствие знания от том, кто чем занимается и какую информацию может дать; игнорирование рекомендаций и запросов специалиста, ставящего или ведущего управленческий учёт; необоснованно завышенные требования руководства к срокам и качеству предоставляемых управленческих отчётов при отсутствии с их стороны помощи в решении соответствующих организационных проблем; изменчивость или неопределённость требований руководства к управленческому учёту; противоречия между владельцами и высшим менеджментом предприятий.

 

 

 В принципе, все проблемы, связанные с постановкой управленческого  учёта, можно обобщённо сформулировать  следующим образом:

 

Сложность в определении  квалификации и подборе специалистов, в чьи обязанности входит постановка и ведение управленческого учёта.

 

 

Отсутствие понимания  руководством и сотрудниками предприятия  данного участка работы (отсюда проистекает  недостаточное взаимодействие между  специалистами и руководством, между  специалистами и другими сотрудниками предприятия).

 

 

Отставание на других участках работы: слабый уровень бухгалтерского и товарного учёта, отсутствие чёткой структуры предприятия, включающей в себя реальную органиграмму, реально действующие должностные инструкции и т. п.

 

 

Отсутствие идеологии  на предприятии, которая обеспечивала бы работу коллектива как единого  целого, отношения взаимопомощи, взаимного  уважения и осознание ответственности  за предоставляемую информацию.

 

 

Сложность в техническом  обеспечении функционирования системы  управленческого учёта: отсутствие необходимой компьютерной техники, программного обеспечения и т. п.

 

 

 

Ответственность за решение  всех этих проблем ложится на руководство  предприятия, которое должно проявлять  заинтересованность в создании полноценной  системы управленческого учёта  и проявлять инициативу в решении  сопутствующих организационных, психологических  и технических проблем.

 

Как показывает практика, вопросы  информационного обеспечения руководство  крупных предприятий иногда пытается решить путём привлечения консалтинговых фирм, внедрения сложных и комплексных  информационных систем. Это всё можно  только приветствовать, но, с другой стороны, инвестиции в индустриально  разработанные и внедряемые на таком  уровне системы оказываются крайне высокими. Кроме того, требуется  существенная реорганизация всей структуры  бизнеса, включая документооборот, найм новых сотрудников, масштабные закупки оргтехники. При этом нет гарантии, что такая система будет полностью отвечать потребностям в информации, учитывая специфику бизнеса в нашей стране (тотальное использование налоговых схем, часто меняющееся законодательство, отсутствие свободных денежных средств и квалифицированного и дисциплинированного персонала, готового работать в новом режиме). Вызывает удивление то, как “романтично” настроенные руководители изъявляют готовность внедрять современные информационные системы, когда простейшая бухгалтерская программа зачастую годами не может быть настроена и внедрена на их предприятиях. Прежде чем внедрять дорогостоящие информационные системы, необходимо навести порядок в том, что уже имеется, подготовить почву для этого, внедрить систему управленческого учёта хотя бы на уровне “локального” компьютера с работающим за ним специалистом, выработать те принципы управленческой учётной политики и форматы управленческой отчётности, которые адекватно отражают экономическую реальность и под которые в дальнейшем может быть настроена мощная “индустриальная” информационная система.