Облік коштів

За перевищення встановленого  ліміту каси, згідно ст. 1 Указу № 436, до підприємства застосовуються санкції у вигляді штрафу в двократному розмірі суми виявленої понадлімітної готівки за кожний день.

Положенням №637 встановлено  певне обмеження в частині  здійснення готівкових розрахунків  підприємства з іншими підприємствами і підприємцями протягом дня. Так, сума платежу готівкою одного підприємства іншому підприємству (індивідуальному підприємцю) протягом одного дня поодинці або декільком платіжним дорученням не може перевищувати граничну суму, яка встановлюється окремим положенням НБУ. На сьогоднішній день така сума встановлена у розмірі 10 тис. грн.

Після оформлення надходження наявної виручки прибутковим касовим ордером потрібно також зробити прибутковий запис в касовій книзі. При заповненні касового ордера, дуже важливо, щоб в ньому були заповнені всі реквізити.

В прибутковому ордері обов'язково указується підстава для його складання (додаток 3), і в реквізиті "Додаток" перераховуються прикладені до нього документи, на яких ставиться штамп або напис "Сплачено" з вказівкою дати (число, місяць, рік). 

Прибуткові касові ордери повинні бути підписані головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства.

Виправлення в прибуткових  документах не дозволяються.

Прибутковий касовий ордер повинен заповнюватися в одному екземплярі.

Видача готівки з  каси здійснюється на підставі витратних касових ордерів (типова форма № КО-2) або відповідним чином оформлених розрахунково-платіжних відомостей, підписаних керівником і головним бухгалтером підприємства або працівником підприємства, уповноваженим на це керівником.

До видаткових ордерів  можуть додаватися документи (заяви  на видачу готівки, рахунки, звіти про  використовування засобів, розрахунки і т. п.).

Для виведення залишку  готівки в касі не приймаються  видаткові касові ордери або видаткові  відомості, в яких видача готівки з каси не підтверджена підписом одержувача.

Особи, яких немає в  штатному розкладі підприємства, наявні видаються по видаткових касових  ордерах, виписуваних окремо на кожну  особу або по окремій видатковій відомості.

Видачу готівки касир здійснює тільки особі, вказаній у видатковому документі. Виняток становлять випадки, коли готівка видається за дорученням.

Довіреність залишається у касира і додається до видаткового касового ордера або видаткової відомості.

Видаткові документи  відразу ж після видачі по них готівки підписує касир, а на прикладених до них документах ставить штамп або напис "Сплачено" з вказівкою дати (число, місяць, рік).

Суми готівки, отримані в банку і не використані за призначенням протягом встановлених вище термінів, повертаються підприємством в банк не пізніше за наступний робочий день банку або можуть залишатися в його касі (в межах встановленого ліміту).

 

2.3. Організація безготівкових розрахунків

 

 Порядок відкриття поточних рахунків у банку

Усі юридичні особи, незалежно  від форм власності, а також фізичні особи — громадяни України, іноземні громадяни, особи без громадянства, що є суб'єктами підприємницької діяльності, — здійснюють між собою розрахунки за товари, роботи, послуги та цінні папери.

Для зберігання коштів і здійснення всіх видів розрахункових, кредитних і касових операцій юридичним особам — суб'єктам підприємницької діяльності, незалежно від форм власності, а також фізичним особам банки відкривають рахунки.

Правовідносини, що виникають  у клієнтів банків під час відкриття поточних, депозитних, кредитних рахунків у національній та іноземній валюті, регулює Інструкція «Про відкриття банками рахунків в національній і іноземній валюті», затверджена постановою Правління НБУ від 18. 12. 1998 р. № 527.

Підприємства, їхні відокремлені підрозділи, фізичні особи (в тому числі фізичні особи — суб'єкти підприємницької діяльності) можуть відкривати поточні та інші рахунки в будь-яких банках України та інших держав за власним вибором і за згодою цих банків. Власник рахунка протягом трьох робочих днів від дня відкриття або закриття рахунка повідомляє номер цього рахунка податковому органу за місцем своєї реєстрації і банкам, у яких уже мав відкриті рахунки в національній чи іноземній валюті. Поточні рахунки в національній валюті відкривають для підприємств, що здійснюють науково-дослідницьку, виробничу та іншу комерційну діяльність з метою одержання прибутку, мають основні та оборотні засоби і самостійний баланс. З поточного рахунка здійснюють операції, що забезпечують комерційну та іншу діяльність підприємства (розрахунки за товарно-матеріальні цінності з постачальниками і покупцями продукції; надання та одержання послуг; одержання заробітної плати й сплата обов'язкових платежів до бюджету і державних фондів; операції, пов'язані з забезпеченням власних матеріально-побутових потреб, та інші згідно із статутною діяльністю підприємства).

При відкритті всіх видів  рахунків банк повинен у триденний  строк повідомити про це податкову  інспекцію за місцем реєстрації власника рахунка.

Для відкриття поточного  рахунка в банк подають такі документи:

1. Заяву про відкриття  рахунка. 

2. Копію свідоцтва  про державну реєстрацію підприємства у виконавчих органах влади.

3. Копію рішення про  створення, реорганізацію підприємства, засвідчену нотаріально або органом, що прийняв таке рішення.

4. Копію належним чином  зареєстрованого статуту (положення), засвідчену нотаріально. Установа  банку, в якому відкриваються  рахунки (субрахунки), робить відмітку про відкриття такого рахунка на примірнику статуту (положення), на якому зроблено відмітку податкової інспекції про реєстрацію підприємства в податкових органах, відтак цей примірник повертають власнику рахунка.

5. Копію документа,  який підтверджує, що підприємство взято на облік у податкових органах.

6. Картку зі зразками  підписів директора та його  заступника, головного бухгалтера та його заступника і відбитком печатки.

7. Копію документа  про реєстрацію в органах Пенсійного фонду України, засвідчену нотаріально або органом, який здійснює реєстрацію.

8. Копію документа  про реєстрацію в органах Фонду  соціального страхування України,  засвідчену нотаріально або органом, який здійснює реєстрацію.

Орендні підприємства додатково  подають нотаріально засвідчену копію договору про оренду. Суб'єкти підприємницької діяльності (повні командитні товариства, фермерські господарства, підприємці без створення юридичної особи тощо), наявність статуту для яких не передбачено законом, статут для відкриття рахунка не подають.

Картку зі зразками підписів та відбитком печатки подають усі юридичні особи та інші суб'єкти підприємницької діяльності (незалежно від форм власності), яким відкривають рахунки в установах банків.

Право першого підпису  належить керівнику підприємства, якому відкривають рахунок, а також іншим посадовим особам, уповноваженим керівником. Право другого підпису належить головному бухгалтеру та уповноваженим ним особам. У картці зі зразками підписів і відбитком печатки зазначають номер рахунка та ідентифікаційний код (номер) власника рахунка, підтверджений відповідними довідками статистичних або податкових органів.

2.3 Форми безготівкових розрахунків та їх характеристика

Безготівкові  розрахунки здійснюються за такими формами розрахунків:  
·платіжними дорученнями; 
· платіжними вимогами-дорученнями; 
· чеками.

Платіжне доручення - це письмове доручення власника рахунка перерахувати відповідну суму зі свого рахунка на рахунок отримувача коштів.

Платіжні доручення  застосовуються в розрахунках щодо місцевих, а також міжміських поставок за товари (роботи, послуги). Вони забезпечують максимальне наближення строків отримання товарно-матеріальних цінностей і здійснення платежу, прискорюють обертання оборотних коштів; запобігають виникненню кредиторської заборгованості в покупців. Розрахунки платіжними дорученнями здійснюються також за нетоварними операціями. Це платежі до бюджету, цільових державних фондів; платежі кредитним установам, за банківськими позичками.

Розрахунки платіжними дорученнями здійснюються за такою схемою (Додаток 4).

1 - постачальник відвантажує  продукцію (виконує роботи, послуги); 2 - постачальник виставляє рахунок-фактуру  за продукцію, роботи, послуги; 3 - покупець подає до банку, що  його обслуговує, платіжне доручення; 4 - банк покупця списує з його  рахунка кошти; 5 - банк покупця повідомляє покупця - власника рахунка про списання коштів; 6 - банк покупця передає електронним зв'язком або надсилає платіжне доручення на відповідну суму до банку постачальника; 7 - банк постачальника (отримувача коштів) зараховує кошти на рахунок постачальника; 8 - банк постачальника повідомляє постачальника про надходження коштів на розрахунковий рахунок випискою з розрахункового рахунка. Платіжне доручення банк приймає тільки в межах коштів на розрахунковому рахунку, крім доручень на перерахування до бюджету сум податків, зборів, обов'язкових платежів і внесків до державних цільових фондів.

Якщо постачальник (отримувач  коштів) не має рахунка в банку  або розрахунки між постачальником і покупцем платіжним дорученням неможливі, підприємство може виконати розрахунок гарантованим платіжним доручення через підприємства зв'язку. Гарантовані платіжні доручення застосовуються у разі переказу коштів на виплату заробітної плати працівникам, що заготовляють сільськогосподарську продукцію в населених пунктах, де відсутні банківські установи.

Так само переказують  окремим громадянам пенсії, заробітну  плату, авторський гонорар, витрати, пов'язані  з відрядженням, тощо. У таких  випадках підприємство-платник виписує  платіжне доручення, де визначено призначення вказаної суми, на підприємство зв'язку і передає його в банк. До доручення додаються бланки заповнених грошових переказів на отримувачів і загальний список отримувачів грошей.

Розрахунки платіжними дорученнями мають ряд позитивних сторін у порівнянні з іншими формами розрахунків, а саме:

• відносно простий і швидкий документооборот;
• прискорення руху коштів;
• можливість використання даної форми розрахунків за нетоварних платежів.

Платіжні вимоги-доручення - це комбінований розрахунковий документ, який складається з двох частин. Верхня частина - вимога підприємства-постачальника до підприємства-покупця сплатити вартість товару, виконаних робіт, послуг. Нижня частина - доручення покупця (платника грошових коштів) банку, який його обслуговує, переказати належну суму коштів з його рахунка на рахунок постачальника. Цей розрахунковий документ заповнює постачальник (отримувач грошових коштів) і направляє покупцеві (платнику коштів). Покупець (платник коштів), коли він згоден оплатити товар (роботи, послуги), заповнює нижню частину цього документа і направляє його у свій банк (банк, який його обслуговує) для переказу акцептованої суми на розрахунковий рахунок постачальника. Розрахунки платіжними вимогами-дорученнями застосовуються переважно в міжміських розрахунках за відвантажені товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги, їх не застосовують стосовно розрахунків претензійного характеру навіть тоді, коли вони випливають із реальних відносин щодо поставки товарів і надання послуг. Розрахунки платіжними вимогами-дорученнями можуть бути з акцептом або без акцепту. Платники мають право повністю відмовитися від акцепту платіжної вимоги-доручення, коли товари (послуги) не було замовлено; коли товари відвантажено не на погоджену адресу; коли їх доставлено з порушенням строку; коли вони недоброякісні, некомплектні; коли не погоджено ціну товару. Часткова відмова від акцепту платіжної вимоги-доручення можлива тоді, коли поряд із замовленими відвантажено і якісь додаткові товари; коли документально встановлено наявність недоброякісної або неукомплектованої частини товарів; у разі завищення цін, арифметичних помилок у товарно-транспортних документах тощо.

Основою відмови від  акцепту може бути також порушення  умов контрактів (угод). Про відмову  від акцепту платник зобов'язаний у встановлений строк повідомити банк і постачальника, зазначивши причини відмови. Відмова від акцепту не приймається банком, якщо її недостатньо мотивовано або мотиви суперечать законодавству чи інструкціям банку. Розрахунок за допомогою платіжної вимоги-доручення здійснюється за схемою(Додаток 5).

1 - постачальник відвантажує  продукцію покупцеві; 2 - разом з  документами на відвантажену  продукцію постачальник передає  платіжну вимогу-доручення на  оплату; 3 - покупець передає платіжну вимогу-доручення в банк, який його обслуговує, для переказу коштів; 4 - банк покупця (платника коштів) списує з рахунка покупця кошти; 5 - банк покупця сповіщає випискою покупця - власника рахунка про списання коштів з його розрахункового рахунка; 6 - банк покупця направляє в банк постачальника платіжну вимогу-доручення; 7 - банк постачальника зараховує кошти на рахунок постачальника (отримувача коштів); 8 - банк постачальника сповіщає постачальника (власника рахунка) про надходження коштів на рахунок (випискою з розрахункового рахунка). Розглянута форма розрахунків об'єднує розрахунки платіжними дорученнями і платіжними вимогами-дорученнями.