Облік праці заробітної плати та розрахунків з персоналом

Розрахунок заробітної плати працівникам здійснюється на підставі обліку фактично відпрацьованого часу, доплат за понаднормові години роботи, нарахування премій тощо, а також шляхом розрахунку різного роду утримань і визначення суми, належної до видачі на руки.

Документування операцій по розрахунках з робітниками і службовцями по оплаті праці здійснюється відповідно до наказу Міністерства статистики України №144 від 22.05.96 року “Про затвердження типових форм первинного обліку по розрахунках з робітниками і службовцями по заробітній платі”.

Для виплати заробітної плати оформляються видаткові касові ордери (додаток Г) (форми № КО-2) або платіжні (розрахунково-платіжні) відомості (додаток Д).

При видачі зарплати по платіжній відомості типової форми № П-53 на її титульному листі проставляється дозвіл на видачу готівки з каси за підписом керівника і головного бухгалтера. У платіжній відомості, крім того, вказується сума і строк виплати (протягом трьох робочих днів), включаючи день отримання готівки на виплату зарплати з установи банку. Оформляється у одному примірнику.

У платіжній відомості при особистому отриманні заробітної плати працівнику у рядку, де зазначені: його прізвище, ім’я, по-батькові, посада, сума до видачі, у колонці “Підпис в одержані” розписується за отриману суму.  

Після закінчення визначених трьох днів касир перевіряє підписи і підраховує суму виплаченої заробітної плати. Напроти прізвищ працівників, що не отримали заробітну плату, пишеться “депоновано” або аналогічний штамп. Касир складає реєстр депонованої заробітної плати. Другий примірник передається в бухгалтерію і використовується для обліку розрахунків з депонентами. На титульній стороні платіжної відомості касир вказує фактичну суму, виплачену готівкою і суму депонованої зарплати. Платіжна відомість рахується закритою. Бухгалтер на фактично виплачену суму виписує видатковий касовий ордер.

Депонована заробітна плата переноситься по кожному працівнику в книгу обліку і нарахування  зарплати на початок слідую чого місяця. Повернення депонованої заробітної плати в банк касир здійснює у формі об’яви на внесення готівки. У ній вказується: “Депоновані суми”. На поточному рахунку організації депонованої суми зберігаються на протязі трьох років і видаються установою банку на першу вимогу за грошовим чеком.

При видачі депонованих сум в 2-х останніх графах реєстру вказують дату і номер видаткового касового ордера.

У разі видачі заробітної плати за видатковим касовим ордером працівник, що отримує заробітну плату, заповнює рядки: “Сума (прописом)”, “Дата”, “Підпис” і вказує реквізити паспорта або іншого документа, що посвідчує його особу.

Отримання готівка з установи банку на видачу заробітної плати оформляється грошовим чеком, у якому вказується мета використання готівки. Одночасно з грошовим чеком підприємство надає в установу банку платіжні доручення на здійснення перерахувань належних до сплати податків до бюджету, обов’язкових зборів та платежів.

Бухгалтерія на кожного працівника відкриває особовий рахунок (форма № П-54) (додаток Е) з вказанням довідкових даних про працівника з послідовним накопиченням інформації про нараховану заробітну плату, утримання з неї, виплаченої суми. В подальшому дані з цієї форми використовуються при визначенні середнього заробітку для нарахування відпускних, виплат по листках непрацездатності.

Особовий рахунок оформлюється в одному примірнику на основі наказу про прийняття на роботу, трудової книжки та особової картки форми № П-2.

Оплата праці працівникам часу, протягом якого вони не працювали (виконання державних або громадських обов’язків, оплата пільгових годин матерям для догляду за дітьми до одного року, доплата підліткам до середнього заробітку за скорочений робочий день, оплата чергових відпусток, тимчасової непрацездатності тощо), здійснюється за даними довідок-розрахунків та інших додаткових документів.

Для нарахування заробітної плати робітникам потрібно не лише дані про відпрацьований час, але і про виконану роботу. Нарахування заробітної плати відображується у Відомості нарахування заробітної плати (додаток Є).  Документування виробітку робітників є необхідною умовою одержання достовірної інформації про кількість і якість виконаних робіт.

Для нарахування основної заробітної плати працівникам з погодинною оплатою праці необхідні відомості про посадові оклади (на основі штатного розпису); про присвоєні розряди (на основі наказів по підприємству), а також дані табельного обліку відпрацьованого ними часу за відповідний період (місяць тощо).

Заробітна плата спеціалістам нараховується наступним чином: при повному робочому місяці проставляється присвоєний оклад згідно з наказом по підприємству й відповідно до посади, а при неповному робочому місяці – окладі ділиться на кількість робочих днів у даному робочому місяці й отриману денну заробітну плату множать на кількість відпрацьованих (згідно з табелем) робочих днів.

3. Синтетичний та аналітичний облік праці та розрахунків з працівниками із заробітної плати

Після розрахункової обробки первинних документі по обліку виробітку, відпрацьованого часу та іншої вихідної інформації для розрахунків по оплаті праці, складаються розрахункові відомості, які узагальнюють статистичні дані по розрахунках з робітниками та службовцями, роздруковується розрахунково-платіжна відомість та звідний для відрахувань у фонди.

Наступним етапом розрахункової роботи по розрахунках з робітниками та службовцями є формування даних синтетичного обліку розрахунків та звітності. Рахунок 66 "Розрахунки з робітниками по оплаті праці" - пасивний, балансовий, розрахунковий.

661- "Нарахована заробітна плата";

662 – "Депонована заробітна плата";

При нарахуванні заробітної плати кредитується рахунок "Розрахунки з робітниками по оплаті праці" й дебетуються рахунки в залежності від видів виробництв (основною, допоміжною), де виконуваність роботи, характер цих робіт, категорій робітників, а також від виду заробітної плати (основна, додаткова).

Облік розрахунків з робітниками та службовцями по операціях, не пов'язаних з оплатою праці (розрахунки за товари, які продані в кредит), ведеться на рахунку 39 "Розрахунки з робітниками та службовцями по інших операціях", який має слідуючи субрахунки :

1        за товари, продані в кредит;

2        позика на індивідуальне житлове будівництво;

3        позика на будівництво садових будинків;

4        позика молодим сім'ям;

5        на формений одяг;

6        по акціях;

7        заборгованість учасників по підписці на акції.

По кредиту даного рахунку відображається заборгованість робітників по виданих позиках, а по дебету - погашення цієї заборгованості.

Нарахування заробітної плати працівникам здійснюється в реєстрі аналітичного обліку Книзі № К-18. Книга № К-18 (додаток Ж) використовується для обліку операцій за рахунком 66 "Розрахунки з оплати праці". В книзі об’єднуються особисті рахунки робітників і службовців та розрахункова відомість.

Підставами для записів у Книзі № К-18 в розрізі кожного працівника є:

-         особові рахунки;

-         табель обліку використання робочого часу;

-         накази про відпустки, про переведення на іншу посаду, про звільнення;

-         листки непрацездатності;

-         подорожні листи;

-         наряди на відрядні роботи;

-         довідки-розрахунки бухгалтерії;

-         договори цивільно-правового характеру;

-         заяви працівників на здійснення перерахувань;

-         копії витягів з протоколів засідань судових органів (на утримання за виконавчими листами);

-         платіжні відомості на раніше видані аванси працівникам.

Особові рахунки робітникам і службовцям в книзі відкриваються за галузями діяльності кооперативної організації: торгівля (гуртова, роздрібна), заготівлі, громадське харчування та інші, якщо всі ці галузі обліковуються на спільному балансі організації (підприємства). Окремо виділяються особові рахунки працівників апарату управління.

Для кожної галузі діяльності і категорії працівників передбачається  одна або декілька основних сторінок з необхідною кількістю додаткових неповних сторінок для забезпечення обліку протягом року.

При визначенні кількості сторінок, необхідних для відкриття особових рахунків певної групи (підгрупи) працівників, враховують кількість працівників за штатом і резерву на можливі зміни протягом календарного року.

Сторінки книги повинні бути пронумеровані. Нумеруються за порядком не тільки основні сторінки, але і вкладення. Сума заробітної плати, що належить працівникам, записується в цю книгу безпосередньо з розрахунків, розрахункових листків і інших документів. Для відображення операцій з нарахування і виплати заробітної плати в книзі для кожного працівника передбачено два рядки (виділені жирними лініями).

В окремих графах книги № К-18 записуються:

-      загальні відомості про працівників, необхідні для нарахування заробітної плати;

-      операції за кредитом рахунку 66 "Розрахунки з оплати праці" (нарахування заробітної плати, премії, за дні відпустки, листках  непрацездатності, інші нарахування);

-      операції на дебеті рахунку  66 "Розрахунки з оплати праці" (видача заробітної плати, утримання із заробітної плати);

-      заборгованість на кінець місяця (сальдо).

Заповнення окремих граф книги:

- графа “№ за порядком” - порядкові номери особових рахунків працівників, які встановлюються у кожній галузі господарської діяльності і груп працівників, починаючи з першого номера;

- графа “Ставка” - розмір посадової або місячної ставки заробітної плати даного працівника згідно з діючим Положенням про оплату праці;

- графа “Відпрацьовано днів” - робочі дні, на які нараховується заробітна плата працівникам, крім відпусток і виплат з соціального страхування;

- графа “За ставками і розцінками” - сума заробітної плати, нарахована працівникам відповідно до Положення про оплату праці за фактично відпрацьований час і виконаний обсяг робіт. Не показуються у цій графі доплати за заготівлю сільгосппродуктів і сировини, що виплачуються працівникам прилавку за рахунок інших фондів оплати праці.

В окремих графах записуються премії, винагороди, що виплачуються за рахунок фонду оплати праці і інших фондів.

- графа “Відпускні” - кількість днів належної відпустки; сума за дні відпустки;

- графа “Різні” – інші доплати працівникам, передбачені чинним законодавством;

- графа “Аванс за І половину місяця” використовується в організаціях (підприємствах), що нараховують заробітну плату в цілому за місяць. У ній записується (довідково) сума заробітної плати за І половину місяця, в розмірі 50% посадової ставки.

- графи розділу “Видано, утримано і зараховано” - фактично виплачена заробітна плата, яка обліковувалась, як сальдо на кінець попереднього місяця; аванс за першу половину місяця; заробітна плата, видана при виході у відпустку або при звільнені, а також утримання податків, відрахування в пенсійний фонд, за виконавчими листами і інше;

- графа “Посада” - вказується посада працівника згідно з документами про його призначення на посаду.

У випадку зміни посади протягом року і місця роботи або ставки працівника у межах однієї галузі, йому відкривають новий особовий рахунок, а у відповідних графах, раніше відкритого особового рахунку працівника роблять запис.

При переводі працівника протягом року з однієї галузі в іншу в межах організації (підприємства), йому відкривається новий особовий рахунок в тій галузі (категорії), в яку перейшов даний працівник. В новому так і в старому особовому рахунку даного працівника робиться відповідна позначка (посилання на номер сторінки і номер рядка).

- графа “Пільги з податків” - відповідні пільги, що надані працівнику згідно закону;

- графа “З якого часу працює в даній організації” - число, місяць і рік вступу працівника в дану організацію, а не дата призначення його на відповідну посаду;

- графа “Відпустка у звітному році використана” - вказується дата з якого і по який час працівник фактично перебував у черговій відпустці, а також період роботи, за який надана відпустка.

Щомісячно за кожною групою працівників підраховуються підсумки у відповідних графах, а також підсумок всіх груп разом.

У графі “Різні” у вільних графах за дебетом рахунку  66 “Розрахунки з оплати праці”, а також у графі “Інші утримання”, крім загальних підсумків, записуються суми кожного кореспондуючого рахунку.

Так як регістр № К-18 є не тільки книгою обліку розрахунків з робітниками та службовцями, але і відомістю розрахунків, під підсумковим рядком кожної підгрупи робиться напис або ставиться штамп з таким змістом:

У книзі № К-18 на підставі відомості нарахування заробітної плати працівникам, які не перебувають у штаті підприємства, записується  окремим рядком “Заробітна плата працівників, які не перебувають у штаті підприємства”.

На наступному рядку записується загальна сума рахунку 66 "Розрахунки з оплати праці" в графах: “Всього за кредитом”, “Всього видано, зараховано і утримано”, “Сума до видачі (сальдо)”.

Ці підсумки повинні дорівнювати сумам, відображеним в Головній книзі на рахунку 66 "Розрахунки з оплати праці".

На підставі даних з книги № К-18 складається зведена відомість з нарахування заробітної плати працівникам, які перебувають у штаті підприємства, яка підписується головним бухгалтером і бухгалтером, що веде облік розрахунків з робітниками і службовцями (додаток З).