Облік праці заробітної плати та розрахунків з персоналом

Заробітна плата виплачується працівникам у строки, встановлені колективним договором, але не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує шістнадцяти календарних днів. У разі, коли день виплати заробітної плати збігається з вихідним, святковим або неробочим днем, заробітна плата виплачується напередодні. Наявність у колективному договорі пункту про виплату заробітної плати з проміжком часу, більшим ніж шістнадцять календарних днів, є порушенням Трудового законодавства, що згідно зі ст.41 Кодексу України про адміністративні правопорушення тягне за собою застосування санкцій у вигляді штрафу від 15 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Протоколи про це правопорушення мають право складати інспектори Державного департаменту.

Заробітна плата на підприємстві може виплачуватися протягом трьох, в окремих випадках — протягом п'яти робочих днів (для виплати зарплати віддаленим підрозділам залізничних та морських підприємств).

Для того щоб виплатити заробітну плату, потрібно зняти гроші з розрахункового рахунку, в зв'язку з цим касир оформляє чек та ремарку. При поступленні грошей з банку касир оформляє їх прихідним касовим ордером, а також оформляється розхідний касовий ордер на основі платіжної відомості. В платіжній відомості при отриманні зарплати повинні розписатись всі працівники.

Після закінчення встановлених строків виплат, пов'язаних з оплатою праці, стипендій, касир повинен здати депоновану суму зарплати до банку.

Заробітна плата працівникам за весь час щорічної відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до початку відпустки.

Розрахунок нарахування виплати за відпрацьований час наведено в таблиці 3.3.

Таблиця 3.3.

Відображення на рахунках обліку нарахування зарплати і відпускних працівнику

Окрім виплати заробітної плати із каси у вигляді готівки, підприємство може вдаватися до безготівкової форми розрахунків із своїми працівниками. Для цього слід укласти договір з банком як самому підприємству, так і кожному окремому працівникові. У договорі між банком та підприємством вказується дата, на яку підприємство перераховує кошти із свого поточного рахунку на картрахунок. Разом із тим підприємство зобов'язане подавати установі банку розрахункову відомість щодо кожного працівника. У договорі вказується також сума комісійної винагороди банку за касове обслуговування. Підприємство разом із розрахунковою відомістю подає до банку платіжне доручення, на підставі якого здійснюється перерахування коштів до бюджету та до фондів пенсійного та соціального страхування.

Для укладення договору з банком працівникам підприємства потрібно подати:

- заяву;

- документ, що засвідчує особу;

- картки із зразками підписів.

Після цього працівникам видають банківські пластикові картки (БПК), за допомогою яких можна розраховуватися за куплені товари або отримувати необхідну суму готівки із банкомату. Працівник може вносити кошти на свій рахунок через касу банку.

Безготівкова форма розрахунків з працівниками вигідна як підприємству, так і самим працівникам. Відпадає потреба в інкасації готівки. Також економиться робочий час, який звичайно витрачається на отримання заробітної плати. Це є суттєвим для великих підприємств, на яких працюють багато працівників. На залишок коштів, які знаходяться на рахунку, працівникам нараховуються відсотки.

Компенсація працівникам втрати частини заробітної плати в зв'язку з затримкою строків її виплати

Обов'язковість виплати компенсації робітникам утрати частини заробітної плати далі - компенсація у зв'язку з затримкою

Порядок нарахування і виплати компенсації визначений Положенням про порядок компенсації робітникам утрати частини заробітної плати в зв'язку з порушенням термінів її виплати, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20.12.97 р. № 1427 (із наступними змінами і доповненнями), введеним у дію з 01.01.98 р. (далі - Положення № 1427).

Дія Положення № 1427 поширюється на підприємства, заснування й організації усіх форм власності і господарювання і застосовується у усіх випадках порушення встановлених термінів виплати заробітної плати, у тому числі з вини власника або уповноваженого їм органа (особи).

Своєчасно не отримана з вини робітника заробітна плата не підлягає компенсації.

Компенсація робітникам утрати частини заробітної плати в зв'язку з порушенням термінів її виплати провадиться при виконанні таких умов:

-                 виплата заробітної плати затримана на один і більш календарних місяців;

-                 заробітна плата, по якій розраховується компенсація, нарахована за період роботи починаючи з 1 січня 1998 року;

-              індекс цін на споживчі товари і тарифи на послуги за період невиплати заробітної плати зріс більш ніж на один відсоток.

Сума компенсації обчислюється шляхом множення нарахованої, але не виплаченої, робітнику заробітної плати за відповідний місяць (після утримання податків і платежів) на коефіцієнт приросту споживчих цін. При цьому коефіцієнт приросту споживчих цін визначається, як різниця між приватним від розподілу індексу споживчих цін в останній місяць перед виплатою суми заборгованості на індекс споживчих цін у тому місяці, за який виплачується заробітна плата, і коефіцієнтом 1.

Коефіцієнт приросту споживчих цін розраховується з трьома знадами після коми. Індекси споживчих цін для розрахунку коефіцієнта приросту споживчих цін щомісяця публікуються Держкомстатом, наростаючим результатом із початку того року, у якому виникнула заборгованість по виплаті заробітної плати, що підлягає компенсації.

У випадку затримки виплати заробітної плати за декілька місяців сума компенсації визначається за кожний місяць окремо.

Виплата робітнику суми компенсації провадиться в тому ж місяці, у якому здійснюється виплата заборгованості по заробітній платі за відповідний місяць.

Компенсація за невчасно виплачену заробітну плату (у межах установлених законодавством норм) прибутковим податком не оподатковується

Оскільки компенсація робітникам утрати частини заробітної плати в зв'язку з порушенням термінів її виплати встановлена чинним законодавством, то сума зазначеної компенсації ставиться до валових витрат підприємства відповідного звітного (податкового) періоду відповідно до п. п 5.6.2 ст. 5 Закону про податок із прибутку. Відмова власника або уповноваженого їм органа (особи) у виплаті компенсації може бути оскаржений у судовому порядку робітником або уповноваженим на представництво трудовим колективом.

Отже, на досліджуваному підприємстві нарахування заробітної плати працівникам здійснюється в реєстрі аналітичного обліку Книзі № К-18. Для обліку нарахування заробітної плати та інших виплат працівникам використовується рахунок 66 «розрахунки з оплати праці».За кредитом цього рахунка відображається нарахована працівникам заробітна плата (основна і додаткова, інші нарахування), за дебетом – суми утримань податків та платежів, виплата заробітної плати, суми інших утримань із зарплати.

4. Автоматизація розрахунків по заробітній платі

На сьогоднішній день дуже широко використовуються засоби обчислювальної техніки - це призвело до появи нових прийомів та методів організації обліку. Відмінною їх особливістю є можливість складання в автоматичному режимі машинограм, узагальнюючих облікову інформацію в розрізах, необхідних для управління, контролю, аналізу та складання бухгалтерської звітності.

Нині відбувається швидке оснащення організацій комп’ютерами. Вони дозволяють накопичувати дані як безпосередньо в облікових реєстрах (карточках, вільних листах та ін.) так і на машинних носіях інформації (наприклад, на жорсткому диску, дискетах).

Відносно просто можна засвоїти та експлуатувати комп’ютери в якості персональної техніки, оснащувати ними бухгалтерів і на їх основі створювати автоматизовані робочі місця (АРМ) бухгалтера. Одним з обов'язкових умов автоматизації та обліку є наявність програми реєстрації та обробки бухгалтерських даних. Вони включають розробку технологій автоматизованого отримання обробки інформації, в тому числі:

-                 первинні документи, пристосовані до їх автоматизованої обробки;

-         документообіг, розрахований на обробку облікових даних на комп’ютерах;

-                 коди;

-                 звітні розробки, отримані автоматично;

-                 програми робіт обчислювальної техніки;

-               технологічні та інструментальні карти, які формалізують порядок виконання робіт на всіх етапах технологічного процесу обробки інформації, зараховуючи використання отриманих машинограм.

При цьому програми обробки бухгалтерської інформації повинні бути адаптовані до правил ведення бухгалтерського обліку. Це відноситься до подання бухгалтерських реєстрів в зручному для читання вигляді, неможливість несанкціонованих виправлень в записах та ін.

Організація самостійно обирає форми та методи бухгалтерського обліку виходячи з об’єму облікових робіт, наявності обчислювальної техніки та інших умов. Вони можуть не тільки використовувати рекомендовані форми, але й розробляти свої, зараховуючи форми бухгалтерських реєстрів, програму реєстрації та обробки інформації. Разом з тим вони повинні дотримуватись загальних методологічних принципів, встановлених в централізованому порядку, а також технології обробки облікових даних.

З переходом до прогресивних форм обліку кардинально змінюється характер та зміст бухгалтерської роботи, скорочується питома вага технічних процесів, заснованих на ручній праці. Головним для облікового персоналу стають функції організаторів процесу обробки економічної інформації. Спосіб обробки господарських операцій при ведені бухгалтерського обліку чинить істотний вплив на організаційну структуру фірми, а також на процедури та методи внутрішнього контролю.

Комп'ютерна технологія характеризується рядом особливостей, які потрібно враховувати при оцінці умов та процедур контролю.

Нижче показані відмінності комп'ютерної обробки даних від неавтоматизованої.

•                Комп'ютерна обробка припускає використання одних і тих команд при виконанні ідентичних операцій бухгалтерського обліку, що практично виключає появу випадкових помилок, зазвичай присутніх ручній обробці. Напроти, програмні помилки приводять до неправильній обробки всіх ідентичних операцій при однакових умовах.

•                         Комп'ютерна система може здійснювати безліч процедур внутрішнього контролю, які в неавтоматизованих системах виконують різні спеціалісти.

Така ситуація залишає спеціалістам, що мають доступ до комп’ютеру, можливість втручання в інші функції. В підсумку комп’ютерні системи можуть вимагати введення додаткових мір для підтримки контролю на необхідному рівні, який в неавтоматизованих системах досягається простим поділом функцій.

У порівнянні з неавтоматизованими системами бухгалтерського обліку комп’ютерні системи більш відкриті для несанкціонованого доступу, включаючи осіб, що здійснюють контроль. Вони також відкриті для прихованої зміни даних і прямого чи непрямого одержання інформації про активи. Чим менше людина втручається в машинну обробку операцій обліку, тим нижче можливість виявлення помилок і неточностей. Помилки, допущені при розробці чи коригуванні прикладних програм, можуть залишатися непоміченими протягом тривалого періоду.

Комп’ютерні системи дають у руки адміністрації широкий набір аналітичних засобів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового інструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності. Так, результати звичайного зіставлення фактичних значень коефіцієнта витрат із плановими, а також звірення рахунків надходять до адміністрації більш регулярно при комп’ютерній обробці інформації. Крім того, деякі прикладні програми накопичують статистичну інформацію про роботу. Комп’ютера, яку можна використовувати з метою контролю фактичного ходу обробки операцій бухгалтерського обліку.

Комп’ютерна система може виконувати деякі операції автоматично, причому їхнє санкціонування не обов'язкове документується, як це робиться в неавтоматизованих системах бухгалтерського обліку, оскільки сам факт прийняття такої системи в експлуатацію адміністрацією припускає в неявному виді наявність відповідних санкцій.

На сучасний момент існує досить велика кількість універсальних комплексів ведення бухгалтерського обліку, що призначені не тільки для автоматизації обліку праці і заробітної плати на малому підприємстві, але і для ведення всього бухгалтерського обліку, як на малих так і на великих підприємствах.