Организация документооборота

 

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение………………………………………………………………………3

1 Понятие документооборота……………………………………………….4

1.1 Основные направления…………………………………………………...6

совершенствования документооборота……………………………………...7

1.2 Системы делопроизводства………………………………………………7

1.3 Основные правила

организации документооборота……………………………………………...7

1.4 Принципы документооборота…………………………………………..11

2 Регистрация  документов…………………………………………………..12

2.1 Регистрация  и учет поступающих 

 в организацию  документов…………………………………………………12

2.2 Подготовка и регистрация отправляемых документов………………22

2.3 Внутренний  документооборот…………………………………………24

3 Культура работы  с документами на рабочем месте……………………30

3.1 Организация  ознакомления 

исполнителей  с документацией…………………………………………....30

3.2 Документооборот исполнителя документа…………………………...31

3.3 Технологии  подготовки инициативных

 и ответных  документов…………………………………………………....32

4 Обработка отправляемой  корреспонденции…………………………....34

5 Электронный  документооборот………………………………………..36

Заключение…………………………………………………………………38

Список используемой литературы……………………………………......39 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

Документооборот - это движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения или отправления.  

Различают три  основных потока документации:  

·        документы, поступающие из других организаций (входящие),  

·        документы, отправляемые в другие организации (исходящие),  

·        документы, создаваемые в организации (внутренние), используемые работниками  организации в управленческом процессе.  

Движение входящих документов включает:  

·        первичную обработку,  

·        предварительное рассмотрение,  

·        регистрацию,  

·        рассмотрение руководством,  

·        передачу на исполнение,  

·        исполнение,  

·        контроль за исполнением,  

·        списание исполненного документа в  дело.  

Делопроизводственная  служба или служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая  может быть представлена в организации  как самостоятельным структурным  подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь, секретарь-референт), должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, полученные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.  

До настоящего времени во многих организациях документы, поступают в виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). Конверты с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты вскрываются и, как правило, их целесообразно сохранять в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время  отправки и дату получения документа.  

Предварительное рассмотрение документа проводится секретарем с целью распределения  поступивших документов на два потока: направляемые на рассмотрение руководителю организации; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.   

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную  информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители, и значительно ускорить движение входящих документов, а значит, ускорить их исполнение. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности' организации, необходимую для принятия ответственных решений (копия приказа генерального директора предприятия, присланная в его филиал; жалоба покупателя на низкое качество продукции, выпускаемой данным предприятием; письмо с коммерческими предложениями и т. п.). В структурные подразделения целесообразно передавать без рассмотрения руководителем организации следующие документы: письмо-запрос, рекламный проспект, письмо-напоминание. Вce подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям). 

Рассмотренные руководителем документы возвращаются секретарю, который переносит резолюцию руководителя в регистрационную форму. После заполнения регистрационной формы документы передаются на исполнение в структурные подразделения. Ход исполнения контролируется службой ДOУ. Документы обрабатываются и передаются исполнителям в день их поступления в организацию. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов. Работа с исходящими документами начинается с подготовки проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа распечатывается, подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело. Документы отправляются в другие организации различными, способами: по почте, по факсу, по электронной почте. Перед отправкой, документы тщательно проверяются. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. 

Внутренние документы  организации создаются по той  же схеме, что и исходящие. После  регистрации 'документ размножается в  нужном количестве экземпляров (по числу  исполнителей), копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения, оригинал документа подшивается в дело. Документы внутри 'организации передаются исполнителям под расписку для подтверждения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации.  

Служба документационного  обеспечения должна вести учет количества обрабатываемых документов, т.е. учитывать  объем документооборота. Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки, мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности делопроизводственной службы.

В практике предприятий  сложились три основные формы  организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.  

Централизованная, форма применяется на предприятиях с большим документооборотом. Она  предполагает выполнение всех операций ё документами в одном структурном  подразделений, например канцелярии (в  общем отделе).         

Централизованная  форма типична для предприятий  с очень малым документооборотом, в которых все работы с документами  выполняют секретари. Эта форма  документального «обслуживания», наиболее перспективна, хотя и требует комплексной  автоматизации всех операций. 

При децентрализованной  форме работы с документами все  операции выполняются в структурных  подразделениях предприятия, как правило, разобщенных территориально.  

Смешанная форма (частично централизованная) работы с  документами зачастую используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.  

При такой форме  часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль исполнения) берет на себя канцелярия, а остальные  операции (регистрацию, формирование дел, текущее хранение и др.) выполняют структурные подразделения. 

Табель форм документов - перечень документов, необходимых  для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только те документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется 

В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный  поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.  

Применение табеля позволяет исключить возможность  неоправданного создания новых форм, установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами, учесть количество видов и форм документов: Табель форм утверждает руководитель организации.  

Наряду с разработкой  табеля форм документов организации  целесообразно разработать альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации.  

Поддержание табеля и альбома форм в рабочем состоянии  осуществляет делопроизводственная служба. Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным подразделениям организации или по функциям и задачам управления (система управления, руководство, планирование, учет и т. п.).  

Табель может  быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору и т. п. В графе «Примечание» табеля может помещаться информация о порядке подписании, согласования или утверждения документа.  

К служебным  документам конфиденциального характера  относятся документы, содержащие информацию закрытого характера, в частности, коммерческую тайну организации.  

Под служебной (коммерческой) тайной согласно Гражданскому кодексу  РФ (ст. 139) следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую  и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.  

С 29 июля 2004 г. в  стране действует Федеральный закон  «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ, который регулирует отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, указывает меры, обеспечения ее защиты от несанкционированного доступа.  

На документе, содержащем коммерческую тайну: проставляют  гриф ограничения в правом верхнем углу первого  листа документа, с указанием номера экземпляра по образцу:    

                      Коммерческая тайна  

            Экз. №2 

Работа по обеспечению  сохранности  конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных - руководителем канцелярии (офис-менеджером). 

Для нормальной работы сотрудник конфиденциальными  документами, содержащими коммерческую тайну, необходимо обеспечить следующие  условия:  

• работа с конфиденциальными документами должна 'производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении; 

• выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;  

• передача документов с грифом «коммерческая тайна» в другую организацию (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.  

Документы конфиденциального  характера учитываются в специальном  журнале и хранятся отдельно от других документов – в особых помещениях в запираемых и опечатанных несгораемых шкафах (в отдельных случаях – под охраной и с соответствующей сигнализацией). 

По окончании  рабочего дня документы закрытого  характера проверяются и сдаются  на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю. 

Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной (коммерческой) тайны» по принятой в организации  форме. Все сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.