Организация документооборота

              -проверку своевременного доведения  документа до исполнителя;  

· проверку и  регулирование хода исполнения;  

- учет и обобщение  результатов контроля исполнения  документов, информирование руководителя. 

Документ считается  исполненным и снимается с  контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям или должностным лицам или другого. документированного подтверждения исполнения.  

Вся работа по контролю исполнения должна быть поставлена так, чтобы руководители и сотрудники организации в значительной степени  освобождались от операций по документационному обслуживанию.

В управленческой деятельности использованная ранее  информация, содержащаяся в документе, является хранителем широкого спектра  сведений, памятью предприятия, в  обращении к которой может  возникнуть необходимость вновь  через какое-то время. Как правило, таких документов накапливается много. Для более рационального поиска необходимой информации документы после их исполнения группируют в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности, подшитый в отдельную обложку ..  

В целях правильного  формирования дел, обеспечивающего  быстрый поиск документов по их содержанию и видам, про из водится классификация  документов в текущей работе с  документами. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел.

Номенклатура  дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке. 

Номенклатура  дел служит для распределения  и группировки исполненных документов в дела, закрепления индексации дел, установления сроков хранения дел, в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы и является учетным документом в архиве предприятия для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.  

Номенклатуры  дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые.  

Индивидуальная  номенклатура дел отражает документы  конкретной организации (структурного подразделения). 

Примерные и  типовые номенклатуры разрабатываются  в целях унификации группировки документов такой категории организаций, чей характер деятельности и состав документов является типичным. Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный характер, типовые номенклатуры дел - обязательный.  

При составлении  индивидуальных номенклатур дел (на основе типовых и примерных номенклатур) должна быть учтена специфика формирования дел конкретной организации.  

Следует различать  также номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру организации. Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и ,состоит из номенклатур дел структурных подразделении.  

Каждая организация (ее структурные подразделения) должна иметь номенклатуру дел (независимо от того, существует примерная или  типовая номенклатура).  

Основными принципами построения номенклатуры дел являются единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов; применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы  номенклатуры изменений, добавлений и исправлений; стабильность индексов дел; сохранение за номенклатурой дел функции учета документов.  

Составлению номенклатуры дел должен предшествовать процесс  изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в ходе реализации предприятием (структурным подразделением) управленческих функций. 

При составлении  номенклатуры дел используют уставы и положения, планы и отчеты о  работе, штатные расписания, действующие  перечни документов, классификаторы, номенклатуры дел за прошлые годы, список структурных подразделений и корреспондентов, описи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки.  

В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, которые отражают документируемые  участки работы и отдельные вопросы деятельности.  

Номенклатура  дел утверждается в установленном  порядке. Утвержденные номенклатуры дел  действуют в течение ряда лет  и подлежат пересоставлению и  переутверждению в случае коренного  изменения функций и структуры  предприятия. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения. Классификационными делениями (разделами и подразделами) номенклатуры дел могут быть как внутренние подразделения организационной структуры предприятия, так и управленческие функции или направления его деятельности.  

В номенклатуре указываются наименования разделов и подразделов классификационной  схемы и наименования (заголовки) дел. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и. порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или учреждения. Форма номенклатуры дел организации приведена на с. 259.         

Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой.  

При формировании документов в дела используют следующие  основные признаки заведения дел:   

- номинальный  (название их разновидностей);  

  - предметно-вопросный  (содержание); 

   -   авторский (одного автора);  

- корреспондентский  (конкретный корреспондент, с  кем ведется переписка, раскрывается  содержание вопроса);  

- географический (несколько корреспондентов по географическому признаку);  

  - хронологический  (в соответствии с хронологией:  квартальные сведения и др.).  

При формировании дел требуется строго соблюдать  объем дел и состав документов, которые должны помещаться в дело. Включение в дело документов, относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается. 

В дела подшиваются  только исполненные документы, на которых  заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело».

  

 

 

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации - это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность  анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.  

Дело - совокупность "документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком - этикеткой (например, «Приказы директора фирмы за 2006 г.», «Переписка с предприятиями о поставке товаров» и т. п.). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел». 

Номенклатура  дел оформляется как для структурных  подразделений, так и для организации  в целом (сводная номенклатура). Номенклатура дел (первый лист) печатается на общем  бланке ОР Д формата А4 и утверждается руководителем организации.  

Основное назначение номенклатуры - служить руководством для группировки исполненных  документов. Номенклатура дел используется также при индексации документов. Индекс дела входит составной частью в регистрационный номер документа.  

Лица, ответственные  в организации или структурном  подразделении за ведение дел, обязаны  обеспечить сохранность документов.  

В целях обеспечения  физической сохранности документы  подшиваются в твердые обложки  или папки-регистраторы. 

Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах. Содержание дел отражается во внутренней описи документов дел. 

По окончании  делопроизводственного года дела постоянного и временного хранения (свыше" 10 лет), а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев документы могут передаваться на хранение в ведомственный или государственный архивы. Процедура передачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах:  

На рабочих  местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь для хранения последних служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них. 
 

В текущих архивах  подразделений для размещения большого количества укомплектованных в дела документов применяются стеллажи и  шкафы с подвижными и неподвижными секциями.  

В архивах организации, в специальных архивах документы  хранятся в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения; с использованием металлических стеллажей различных  размеров и разной степени механизации.  

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив учреждения.  

Экспертиза ценности документов 

Экспертиза ценности документов - это определение значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения. В процессе экспертизы ценности документов решаются такие задачи, как отбор  на постоянное хранение ценных документов и охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер. 

Документы, создающиеся  в процессе деятельности организаций, содержат информацию, ценность которой  различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может п6требоваться в течение ряда лет. И, наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно.  

С экономической  точки зрения, хранить все документы  нецелесообразно, так как для  них потребуются большие помещения; оборудование, штат специальных работников. Да и найти нужный, ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения.  

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра  документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как  бухгалтерия, отдел кадров, производственные отделы. В пределах каждого подразделения сначала просматривают документы для постоянного хранения, наиболее полно характеризующие основную деятельность организации: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д.  

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они  устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т. д.   

На дела с  истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма  акта о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению, типизирована и приведена в «Основных правилах работы ведомственных архивов».  

Завершающий этап работы с документами в текущем  делопроизводстве - обработка дел  для последующего хранения и использования.  

Если строго следовать установленным архивным правилам, в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года.  

9.10. Хранение  документов 

По истечении  срока хранения дел в подразделениях организации дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив организации. Например. дела за 2005 г. должны обрабатываться и сдаваться в архив в 2006 г.  

Так как во многих организациях архивы не имеют достаточных  площадей, а вновь созданные, как правило, небольшие организации не предусматривают их в своих структурах, «Основные правила работы ведомственных архивов» разрешают хранение дел в централизованной службе делопроизводства или в структурных подразделениях. Таким образом, если архива в организации нет, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения Сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.