Организация документооборота

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и ГСДОУ.  

Обработка дел  для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление  описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных организациях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архивного учреждения.  

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.  

На обложке  дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указываются полное и официально принятое сокращенное  наименование организации в именительном падеже, название структурного подразделения, номер дела по описи, номер тома, заголовок, дата, количество листов, срок хранения.  

При изменении  наименования организации или, структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое название, а прежнее заключается в скобки.  

По окончании  года в надписи на обложках дел  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется  соответствие заголовка дел на обложке  содержанию подшитых документов, в  необходимых случаях в заголовок  дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т. д.).  

Заголовок дела переносится из сводной номенклатуры дел и состоит из элементов, расположенных  в следующей последовательности:  

            - название вида или разновидности документов (приказы, отчеты, переписка);                                                      

           - название организации (автор  документа); название организации,  которой адресованы или от  которой получены документы (адресат  или корреспондент документа);  

       - краткое содержание документа  дела; название местности, с которой  связано содержание документов  дела;  

        - дата (период), к которой относятся  документы дела; указание на количество, копий документов дела.  

Подлинность документов в заголовке не оговаривается. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок тома. Надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. Наклейки на обложках дел постоянного хранения не до­пускаются. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения 'подшиваются в твердую обложку на 3-4 прокола с учетом возможности свободного чтения текста, дат и резолюций. Металлические скрепки и булавки должны быть удалены. Листы в делах постоянного хранения нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Листы дел, состо­ящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Подшитый документ любого формата (развернутый или сложенный) нумеруется как один лист. в конце пронумерованного дела делается заверительная надпись по установленной форме.  

Обеспечение сохранности  документов возлагается на лиц, ответственных за работу с ними. Дела с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных закрывающихся помещениях, отвечающих требованиям пожарной безопасности, имеющих определенный температурной влажностный режим.  

Дела помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского  типа, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света  и обеспечивающие их сохранность.  

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного  хранения не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.  

В течение делопроизводственного  года на выданное по служебной необходимости  дело заполняется карточка-заместитель, в которой указываются структурное  подразделение, номер дела, заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. 

Передача дел  в архив организации производится через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет  включительно) передают в архив по усмотрению руководства. Архив организации ведет учет документальных материалов по фондам и единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые.руководителем организации, но не реже, одного раза в ·1 О лет, проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя организации создается специальная комиссия. С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником обо всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов каталоги; могут быть, предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др.  

Для раскрытия  содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.  

Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в архиве, для работы на дом. При работе с документами архива запрещается подчеркивать текст, делать на нем. какие-либо пометки, загибать листы, пользоваться в качестве закладок ручками, карандашами и делать проколы при снятии графических копий.  

Состояние возвращенных в архив после использования  документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы.  

В необходимых  случаях по просьбе и за счет заинтересованного  лица или организации с документов могут быть сняты копии,' которые заверяются архивом. Все копии после их просмотра и с разрешения руководителя организации выдаются под расписку.  

 На основании  хранящихся документов архив  организации выдает архивные  справки, копии и выписки. Архивной  справкой называется составленное архивом и официально заверенное·письменное сообщение о том, какие сведения и в каких именно документах, хранящихся выданном архиве, имеются по существу запроса. Справки могут быть биографическими, содержащими сведения об определенном лице, и тематическими, включающими сведения по какому-либо вопросу или теме. В тематической справке изложение дается в хронологическом порядке событий. 

Всем организациям и учреждениям справки выдаются только на основании письменного  запроса. Отдельным гражданам могут выдаваться архивные справки биографического характера: о трудовом стаже, зарплате, специальном образовании· и т. п. Такие справки выдаются на основании письменных заявлений, в которых должно быть точно указано, для какой цели или для предъявления в какое учреждение требуется архивная справка.  

Если архивная справка составляется на основании  незаверенных документов, то в ней  указывается: «незаверенная копия», «неподписанный приказ» и т. п.  

Архивные справки  составляются по установленной форме.  

Никакие сведения, выходящие за пределы запроса, в архивную справку не включаются.  

Архивная копия  дословно воспроизводит весь текст  подлинного документа, хранящегося  в архиве. Такая копия заверяется. 

Архивной выпиской называется, дословное воспроизведение части текста документа; относящееся к определенному вопросу, факту или лицу. Архивная выписка заверяется и является удостоверением того, что подлинник хранится в данном архиве.  

Подлинные личные документы, например, свидетельство  о присвоении квалификации, невостребованные в свое время трудовые книжки, выдаются их владельцам на основании письменных заявлений.  

Желательно, чтобы  помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в  пожарном отношении и гарантировано от затопления. Окна первого этажа следует оборудовать металлическими решетками. Никаких печей и дымоходов в помещении недолжно быть. Освещение только электрическое. Распределительные щитки, предохранительные пробки и рубильники не следует устанавливать в архивном помещении. 

Помещение архива оборудуется необходимыми противопожарными средствами, а между сотрудниками заранее распределяются обязанности  на случай пожара.  

Высота стеллажа не должна превышать 2,2 м. Стеллажи следует  устанавливать на расстоянии.10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1-1,2 м; остальных проходов - не более '70-80 см.  

В архивном помещении  рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14-20°С) и относительную влажность воздуха - 50-65 % .  

В нерабочее  время архивное помещение закрывается, опечатывается или пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.  

Сроки хранения дел в архивах организаций  устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения.