Организация инвентаризации и переоценки основных средств

    - в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

    - при реорганизации или ликвидации  организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;

    - в других случаях, предусмотренных  законодательством Российской Федерации [1, с. 142].

    При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов  ее членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

    Проводимые  инвентаризации имущества и финансовых обязательств классифицируются по следующим основным признакам:

    - по основаниям проведения;

    - по объему проверки;

    - по полноте охвата имущества  и обязательств;

    - по объектам инвентаризации.

    По  основаниям проведения инвентаризации имущества и обязательств могут быть плановыми и внеплановыми (внезапными).

    Плановые  инвентаризации проводятся в соответствии с датами, установленными в приказе  руководителя организации, оформляемом до начала отчетного года.

    Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся по требованию руководителя организации  или правоохранительных органов.

    По  объему проверки инвентаризации делятся  на полные и частичные.

    Полные  инвентаризации характеризуются тем, что они организуются по всем видам имущества и обязательств. Обычно полной инвентаризации подвергаются все материальные ценности, внеоборотные активы, денежные средства и расчетные отношения один раз в год перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, при ликвидации или реорганизации предприятия.

    Проверка, охватывающая часть имущества и  финансовых обязательств организации, квалифицируется как частичная  инвентаризация. Она может проводиться  при передаче части имущества  в аренду, выкупе, продаже, при смене материально ответственных лиц и других случаях.

    По  полноте охвата имущества и обязательств инвентаризации разделяются на сплошные и выборочные [5, с. 24].

    Сплошные  инвентаризации охватывают все инвентаризируемые  ценности или обязательства. Для выборочных инвентаризаций характерна проверка части имущества и обязательств организации. Примером выборочной инвентаризации является проверка наиболее дорогостоящих материально-производственных запасов, находящихся под материальной ответственностью кладовщика, заведующего складом.

    В основе инвентаризаций в зависимости  от объектов проверки лежит группировка  имущества по видам, назначению и  источникам формирования. В связи  с этим в организациях проводятся инвентаризации основных средств, нематериальных активов, денежных средств и денежных документов в кассе, дебиторской задолженности и других активов. Инвентаризации подлежат не только ценности, принадлежащие самой организации, но и виды имущества, не находящиеся в ее собственности и числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

    Организация инвентаризации и порядок урегулирования инвентаризационных разниц регламентируется Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств". До начала отчетного года в соответствии с приказом руководителя организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав этих комиссий утверждает руководитель организации .

    В состав инвентаризационной комиссии включают представителей администрации, работников бухгалтерской службы, других специалистов (инженеров, экономистов, техников и др.). В нее можно включать работников службы внутреннего аудита, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

    До  начала проверки фактического наличия  имущества инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дату)", что в бухгалтерии должно служить основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

    Материально ответственные лица дают расписки о  том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные  документы на имущество сданы  в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение имущества или доверенности на его получение.

    В организациях могут разрабатываться внутренние нормативные документы, регламентирующие деятельность комиссии на каждом этапе проведения инвентаризации. Такая документация передается инвентаризационной комиссии для изучения и следования ей [3, с. 90-92]. 

1.2 Инвентаризация основных средств и отражение ее результатов в бухгалтерском учёте 

    Инвентаризация  основных средств может проводиться  один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет.

    Организация сама решает, в какие сроки проводить  инвентаризацию основных средств (определяет дату проведения, перечень объектов основных средств), что предусматривается в учётной политике организации и отдельном приказе руководителя.

    Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации (форма № ИНВ–22) назначается инвентаризационная комиссия представителей администрации организации, работников бухгалтерской службы, других специалистов (Приложение А). При значительном числе объектов основных средств по приказу руководителя могут быть созданы рабочие инвентаризационные комиссии. Их создание целесообразно и в том случае, когда организация имеет обособленные подразделения (филиалы и представительства) или осуществляет деятельность на обширной территории ( в строительных организациях, на сельскохозяйственных предприятиях). Нормативные документы не запрещают включать в состав комиссии представителей сторонних организаций ( аудиторов, оценщиков, экспертов) для формирования экономических обоснованных и достоверных результатов инвентаризации. Приказ о приведении инвентаризации может содержать в качестве приложения план проведения инвентаризации объектов основных средств, разграничивает обязанности между членами рабочих комиссий.

    При инвентаризации основных средств комиссия в обязательном порядке проверяет:

    - наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета (утверждены Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств");

    - наличие и состояние технических  паспортов или другой технической  документации;

    - наличие документов на основные  средства, сданные или принятые  организацией в аренду и на  хранение. При отсутствии документов  необходимо обеспечить их получение  или оформление.

     В случае обнаружения расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

    При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и отражает в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

    Проверяется также наличие документов на земельные  участки, водоемы и другие объекты  природных ресурсов, находящиеся  в собственности организации.

    При выявлении объектов, не принятых к  учету, а также объектов, о которых в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неверные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

    Основные  средства вносятся в описи по наименованиям  согласно прямому назначению объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению объекта.

    Машины, оборудование и транспортные средства вносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и другие основные средства одинаковой стоимости, поступившие одновременно и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, вносятся в описи по наименованиям с указанием их количества.

    Основные  средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (автомашины в дальних рейсах, отправленные на капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

    На  основные средства, непригодные к  эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода их в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

    Одновременно  с инвентаризацией собственных  основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По данным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

    Для оформления данных инвентаризации основных средств применяются:

    - инвентаризационная опись по  форме N ИНВ-1 (составляется в двух  экземплярах и подписывается  всеми членами комиссии), утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88  (Приложение Б). Стоимостную оценку объектов основных средств в эту опись переносят из акта (накладной) о приёме-передаче объекта основных средств, разработочной таблицы по переоценке объектов основных средств, инвентарных средств, инвентарной карточки учёта основных средств (форма № ОС-6);

    - результаты инвентаризации основных  средств, находящихся в ремонте,  отражаются в акте инвентаризации  незаконченных ремонтов основных  средств по форме N ИНВ-10;

    - расхождения фактического наличия  основных средств с данными  бухгалтерского учета, выявленные в ходе инвентаризации, должны быть обобщены в сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов по форме N ИНВ-18 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств", утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88. Форма ИНВ-18 (Приложение В).

       На заключительном этапе инвентаризации  ведомость подписывают руководитель  и главный бухгалтер организации  одновременно с изданием приказа  

(распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения в регистры бухгалтерского учёта соответствующих записей. Материалы инвентаризационной комиссии передают в бухгалтерскую службу организации, где их хранят не менее пяти лет (ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учёте»).

   Выявленные в ходе инвентаризации  неучтённые объекты основных  средств принимаются к учёту  по рыночной стоимости в составе  внереализационных доходов: