Організація і методика аудиту малоцінних та швидкозношувальних предметів

    Склав_____________Перевірив____________Ознайомився________________ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    6. Програмне забезпечення малоцінних швидкозношуваних предметів

    Інтенсивний розвиток комп'ютерної техніки дав  відповідний поштовх започаткуванню, а відтак і удосконаленню методів  аудиту в комп'ютерному середовищі. Значний вплив на аудит у розвинутих країнах світу мають електронно-обчислювальна техніка і технології, елементами яких є комп'ютери.

    Початком  застосування сучасних технологій вважають 50-ті роки XX ст., коли в США були створені перші моделі електронної машини для бухгалтерських розрахунків. Поступово  застосування комп'ютерів охопило різні сфери економіки.

    Запровадження комп'ютерної техніки і технології вплинуло і на ефективність аудиту, особливо внутрішніх перевірок. З'явилася  можливість точного розрахунку ліквідності  підприємств, довгострокової платоспроможності, оцінки рентабельності активів, капіталу і фондовіддачі. Причому облікові системи, які використовують комп'ютери, сприяють здійсненню аудиторських перевірок із використанням комп'ютерної мережі клієнта. Цей прийом відомий як методика аудиту з використанням комп'ютерів (Computer-Assisted Audit Techniques - CAATs).

    Існують дві основних складові CAATs, які використовує внутрішній аудитор:

• програмне забезпечення аудиту: комп'ютерні програми, що використовуються для перевірки змісту файлів клієнта;
• контрольні дані: дані, що використовуються аудитором для комп'ютерної обробки з метою перевірки функціонування комп'ютерних програм клієнта.

    Аудитор повинен або оволодіти технічними знаннями і навичками роботи на комп'ютері, або одержати практичну допомогу від експертів, необхідну для того, щоб зробити компетентні висновки.

    Можна використати аналітичну перевірку  як сферу застосування аудиторського  програмного забезпечення, коли записи клієнта збираються у файлах комп'ютера.

    Аудитор може використати також програмований  метод контролю, який свідчить про повноту, правильність і законність записів у облікових регістрах. Загальний контроль відрізняється від прикладного тим, що належить до середовища, в якому система розробляється, підтримується і функціонує, тобто має найбільш широке застосування.

    Під терміном аналітична перевірка слід розуміти набір таких процедур:

• аналіз співвідношень різних фінансових даних (наприклад, виторгу і затрат або заробітної плати і чисельності персоналу);
• порівняння фактичних даних із прогнозними, з аналогічними показниками минулих періодів, із показниками аналогічних підприємств, із середньогалузевими даними.

    Причому, процедури можуть варіюватися від  простих зіставлень до широких комп'ютерних  програм, які реалізують найновіші  статистичні розробки (наприклад, множинний регресивний аналіз).

    Багато  вчених-економістів вважають, що аудитор  може широко використовувати комп'ютер для здійснення низки аналітичних, розрахункових та інших аудиторських процедур. Особливо важливо використати  комп'ютер на дослідній стадії аудиторського процесу, коли збирається максимум доказів.

    Комп'ютерну техніку аудитор використовує, коли облік ведуть за допомогою спеціальних  програм, а інформацію зберігають у файлах даних.

    Починаючи з XX ст. вітчизняні аудитори широко використовують комп'ютерну техніку і спеціальні програмні засоби для виконання аналітичних процедур. Вітчизняним аудиторам слід керуватися Рішенням Аудиторської палати України № 73 від 18.12.98, яким затверджено повний текст Національних нормативів аудиту в Україні, у тому числі норматив № 30 "Використання комп'ютерів в аудиті". Мета і галузь діяльності аудитора не змінюються, коли йдеться про перевірку середовища електронної обробки даних (ЕОД).

    Однак прикладна програма може поставити  аудитора перед необхідністю використання комп'ютера як засобу контролю. Ці різноманітні варіанти використання комп'ютера відомі як Метод аудиту при сприянні комп'ютера (MACK). Метою цього нормативу є забезпечення використання керівництвом MACK. Ці методи можна використовувати із залученням всіх відомих типів конфігурацій комп'ютерів. Причому необхідність використання MACK виникає тоді, коли нема вхідних документів і немає можливості повністю простежити хід операцій, і тоді, коли ефективність аудиту можна покращити за допомогою використання спеціальної комп'ютерної аудиторської програми.

    Норматив  № 30 "Використання комп'ютерів в  аудиті" характеризує два методи:

• програмне забезпечення контролю;
• дані тесту.

    Програмне забезпечення контролю (ПЗК) складається  з комп'ютерних програм, що використовуються аудитором як частина процедур перевірки, які обробляють дані контрольних тестів системи обліку підприємства. Під час планування аудитору слід з'ясувати можливість комбінування ручного аналізу даних з обробкою на ПЗК.

    Перевірку методом тестування даних використовують під час проведення процедур контролю, отриману вибірку даних вводять у комп'ютерну систему клієнта і порівнюють її з результатами:

• даних тесту, які використовуються для перевірки специфічних засобів управління в комп'ютерних програмах щодо типу пароля і доступу до даних;
• на шляху операцій тесту використовується "фіктивний" модуль (наприклад, відділ або службова особа), дії цього модуля визначені, результати порівнюються з проходженням даних через аналогічний модуль програми клієнта.

    Коли контрольні дані обробляються разом з реальними даними клієнта, аудитор повинен бути впевненим, що після завершення тестування всі контрольні записи будуть вилучені з реального розрахунку клієнта.

    Коли  аудитор починає аудит у середовищі ЕОД, він повинен мати необхідні навички і досвід роботи з технікою або залучити спеціаліста.

    Аудитору  слід проаналізувати відповідність MACK засобам обслуговування комп'ютера  і автоматизованим системам бухгалтерського  обліку та картотекам. Ефективність аналітичних  процедур може бути поліпшена при використанні MACK з погляду отримання й оцінювання контрольного доказу.

    Деякі комп'ютерні файли зберігаються протягом короткого часу і не можуть бути доступні за необхідності. Тому аудитор  повинен вжити заходів для  збереження в пам'яті комп'ютера даних, які йому знадобляться в майбутньому.

    Аудитор повинен керувати процесом використання програми MACK. Під час управління програмою MACK присутність аудитора бажана, оскільки у разі необхідності він може змінити дані помилкового  прикладу, виправити неправильний вхідний файл.

    Стандарти робочих документів і процедур для MACK мають відповідати документам і процедурам аудиторської перевірки  в цілому. Технічну документацію MACK необхідно тримати окремо від  інших робочих документів аудитора.

    При невеликих обсягах даних ефективнішими можуть бути методи обробки даних без використання комп'ютера.

    Автоматизоване  оброблення даних з обліку виробничих запасів і малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШП) на практиці може забезпечуватися  різними способами:

• розробленням спеціалізованою фірмою на замовлення управлінської інформаційної системи підприємства (у тому числі й інформаційної системи обліку);
• придбанням універсального програмного комплексу (або його окремого модуля) на ринку програмного забезпечення;
• автоматизацією облікового процесу силами фахівців підрозділу з автоматизованого оброблення даних підприємства;
• використанням табличних процесорів обліковими працівниками для забезпеченням автоматизованого розв’язання окремих задач конкретної ділянки обліку.

    При цьому повинно враховуватися, що облік виробничих запасів здійснюється на складах та в бухгалтерії підприємства.

    Після придбання відповідно до виписаних  документів виробничі запаси доставляються  на склад підприємства або матеріально-відповідальній особі. На складі здійснюється документоване оформлення операцій і первинне оброблення даних з обліку виробничих запасів, ведеться аналітичний облік у місцях зберігання матеріальних цінностей. Інформаційна база на цьому рівні — це складська картотека, в якій відображається рух і залишки на конкретну дату або за конкретний період часу.

    Облік матеріалів у бухгалтерії ведеться в кількісному та вартісному вияві, у розрізі матеріально відповідальних осіб, балансових рахунків, субрахунків  та облікових груп на основі зданих первинних документів зі складів та підрозділів підприємства. Здійснює розрахунок і формування вихідної інформації регламентного, контрольного і довідкового характеру. Виконується аналіз, прогноз, аудит і прийняття управлінських рішень у цілому по підприємству або структурному підрозділу.

    Технологічний процес автоматизованого оброблення даних  з обліку виробничих запасів полягає  у виконанні всіх потрібних операцій введення, оброблення, збереження й  надання потрібної інформації, групування даних на рахунках, із метою контролю за наявністю та витратами матеріальних засобів зі своєчасним складанням звітності.[18.c.85].

    Тому  для забезпечення обліку виробничих запасів можуть використовуватися  окремі програмні модулі, що обслуговують їх облік у місцях зберігання та в бухгалтерії, або створюватись різні рівні робочих місць автоматизованої ділянки обліку виробничих запасів. Останній спосіб передбачає використання комплексної системи організації первинної та вихідної інформації. Єдина база бухгалтерських записів забезпечує потрібною інформацією аналітичний, синтетичний та управлінський облік, формування конкретної звітності.

    Спільна інформаційна база дає можливість спільно  використовувати таку нормативно-довідкову  інформацію, як довідники:

• зовнішніх організацій;
• прізвищ працівників;
• структурних підрозділів;
• статей обліку;
• допустимої кореспонденції рахунків;
• номенклатура-цінник виробничих запасів;
• типових господарських операцій;
• постійних даних;
• груп матеріалів тощо.

    Для обліку матеріальних цінностей використовуються типо- 
ві форми первинних документів, що утворюють вхідну інфор- 
мацію:

• прибутковий меморіальний ордер;
• здавальна накладна;
• товарно-транспортна накладна;
• накладна на переміщення матеріалів;
• акт про приймання матеріалів;
• лімітно-забірна картка;
• вимога;
• накладна на відпуск матеріалів на сторону;
• картка складського обліку.

    Вихідною  інформацією складського обліку є:

• картка складського обліку матеріалів;
• оборотна відомість матеріальних цінностей;
• довідкова інформація;
• інформація про переоцінюваня матеріальних цінностей;
• реєстр первинних документів;
• інвентаризаційна відомість.

    А в бухгалтерії основною регламентованою  вихідною інформацією з обліку матеріальних цінностей є:

• інвентаризаційна відомість наявності матеріальних цінностей;
• зведена відомість надходження матеріальних цінностей;
• зведена відомість витрат матеріальних цінностей;
• оборотна відомість матеріальних цінностей;
• картка підзвітної особи;
• відомість відображення господарських операцій з обліку матеріальних цінностей на рахунках бухгалтерського обліку;
• відомість переоцінювання матеріальних цінностей;
• відомість нарахування та списання МШП;
• відомість надходження матеріальних цінностей в аналітичному розрізі;
• відомість використання матеріальних цінностей;
• довідкова інформація обліку та аудиту матеріальних цінностей;
• відомість показників прибутку, отриманого від реалізації матеріальних цінностей;
• реєстр первинних документів;
• журнал обліку відпуску матеріальних цінностей;
• прогнозування запасів товарно-матеріальних цінностей;
• прогнозування використання матеріальних цінностей.