Організація бухгалтерської служби

Облікова політика підприємства висвітлюється в Наказі про облікову політику.

Розробка механізму  управління документообігом є складовою організації бухгалтерського обліку, що забезпечує: стабільність роботи бухгалтерської служби; чіткість руху та оперативність обробки документів; своєчасність прийняття управлінських рішень. Своєчасне оформлення первинних документів, передача їх у встановленому порядку і строки для відображення в бухгалтерському обліку здійснюється відповідно до затвердженого на даному підприємстві графіку документообігу.

Графік документообігу – затверджений порядок обробки інформації, що зазначена в первинних документах. Графік регламентує строки складання, надання та обробки первинних документів; визначає перелік документів, час їх просування та обробки, посадових осіб, відповідальних за складання документів, порядок  передачі документів по інстанціях для обробки, строк надходження документів до бухгалтерії від комірників, майстрів та ін., термін обробки і проходження документів всередині облікового відділу і завершення всіх робіт за звітний період до складання бухгалтерського балансу та звітності.

Шлях, який повинен пройти той чи інший документ, залежать від змісту останнього і визначається при складанні графіку документообігу.

Тривалість складання  документу має бути мінімальною. Для цього необхідно обмежити коло осіб, які беруть участь у складанні того чи іншого документу.

Графік документообігу повинен сприяти покращанню усієї  роботи на підприємстві, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня автоматизації облікових робіт [7, c.234].

Графік документообігу розробляє головний бухгалтер, затверджується і вводиться в дію наказом керівника для того, щоб бути безумовно обов’язковим не тільки для облікових, але й для інших працівників, пов'язаних з веденням обліку.

Основні, принципи побудови графіків документообігу наступні:

1. документ слід складати в момент виконання господарської операції; після оформлення вій проходить лише ті інстанції, де здійснюється контроль даною господарського операцією або за достовірністю показників документа. З графіка має бути виключений час проходження документа по інстанціях, де його тільки формально візують без перевірки зафіксованої операції. Наявність таких інстанцій у графіку призводить до зайвих витрат часу на проходження документа і затримки його прийняття до обліку.

2. Час проходження документа від місця складання до бухгалтерії повинен  бути мінімальним, а надходження документів до бухгалтерії -рівномірним, тому що лише за цих умов бухгалтерія зможе оперативно здійснювати свої контрольні функції.

3. У графіку повинен  бути чітко зазначений час складання документа і його проходження через кожну інстанцію; строки передачі документа від і одного виконавця до іншого мають бути узгоджені. Визначаючи терміни виконання окремих операцій слід враховувати трудомісткість кожної з них.

Графік оформлюється або як схема, або як перелік робіт з формування, перевірки та обробки документів, які заповнюються кожним структурним підрозділом, а також конкретними виконавцями, із зазначенням їх взаємозв'язку і строків виконання робіт.

Структура бухгалтерії  залежить від характеру діяльності підприємства, кількості філій, підрозділів, від обсягу та рівня автоматизації облікових робіт. Залежно від вказаних факторів встановлено декілька типів структурної побудови бухгалтерії.

Організації облікового апарату визначають також регістри обліку. Застосування книг для обліку господарських операцій передбачає обробку кожної книги одним обліковим працівником, тоді як використання карток замість книг дає змогу ту ж саму облікову роботу розподілити між декількома працівниками бухгалтерії. Отже, регістри обліку здійснюють вплив на метод обробки облікової інформації та організацію облікового апарату.

Розподіл облікової  роботи між окремими виконавцями  вимагає від головного бухгалтера уважного підходу, вирахування індивідуальних особливостей та рівня знань виконавців.

Важливим питанням організації  роботи облікового апарату є пральне  розміщення облікових кадрів на окремих  ділянках облікового процесу і найбільш ефективне використання технічних  засобів обліку, що забезпечують економічне, високоякісне ведення бухгалтерського обліку здійснення контролю.

Внаслідок великої кількості роботи облікового апарату на підприємствах, різних за масштабами і характером господарської діяльності, його структура  не може бути єдиною.

На великих та середніх підприємствах, які мають складну організаційну і виробничу структуру, ведення бухгалтерського обліку може бути централізованим і децентралізованим.

Організаційна структура (як при централізованій, так і децентралізованій) передбачає три основних види: функціональний, лінійний і функціонально – лінійний [7, c. 230].

 

1.2. Організація  обліку грошових коштів в касі

Основним нормативним  актом, що регулює правила ведення  розрахунків готівкою, є Положення  про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, яке прийняте Постановою Правління Національного банку України від 15 грудня 2004 року № 637(Далі Положення № 637) [13].

Для зберігання грошових засобів і проведення розрахунків  готівкою на підприємствах, організаціях і закладах створюється каса. Каса – це спеціальне ізольоване приміщення, обладнане сигналізацією, сейфами, незгораючими шафами для зберігання грошей та цінних паперів [1]. Двері каси на час здійснення операцій повинні бути закриті з внутрішньої сторони на ключ. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, заборонено.

Касові операції здійснює касир, який несе повну матеріальну відповідальність за прийняті на зберігання гроші і  цінні папери і за збитки, скоєні організації, підприємству, як в результаті навмисних дій так і недбалого або недобросовісного відношення до своїх обов'язків. Тому при прийнятгі касира на роботу з ним заключається договір про повну матеріальну відповідальність. Касиру забороняється передовіряти доручену йому роботу іншим особам. На великих підприємствах касирів може бути декілька. Головні бухгалтера та інші працівники, які користуються правом підпису касових документів, не можуть виконувати обов'язки кассира [2, c. 279].

Для видачі заробітної плати, премії і при других масових виплатах, наказом керівника можуть зазначатися спеціальні особи (громадські касири); під розписку вони одержують в відповідності з потребою грошей в касі, а потім звітуються перед касиром.

У касі підприємства можуть зберігатися  такі цінності (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Перелік  цінностей, які можуть зберігатися  в касі підприємства [2, с. 279]

Зберігання в касі готівки та інших цінностей, що не належать цьому підприємству заборонено.

Підприємства і організації  можуть мати в своїй касі гроші  готівкою в межах встановленого ліміту. Ліміт залишку готівки в касі (далі – ліміт каси) – граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час. Готівка, що перевищує встановлений ліміт каси, обов’язково здається до банків для її зарахування на банківські рахунки. Відокремлені підрозділи підприємств – юридичних осіб можуть здавати готівку безпосередньо до кас таких юридичних осіб або до будь-якого банку для її переказу і зарахування на банківські рахунки зазначених юридичних осіб. За відсутності банків готівка для переказу на банківські рахунки підприємства може здаватися до операторів поштового зв’язку та небанківських фінансових установ.

Установлення ліміту каси проводиться підприємствами самостійно на підставі розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі, що підписується головним бухгалтером та керівником підприємства. До розрахунку приймається строк здавання підприємством готівкової виручки для її зарахування на рахунки в банках, визначений відповідним договором банківського рахунку.

Ліміт каси підприємства встановлюють на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки  до каси або її середньоденної видачі з каси, за рішенням керівника підприємства.

Керівники підприємств  несуть відповідальність за дотримання вимог цього Положення щодо встановлення ліміту каси та за достовірність відповідних показників, що зазначені в розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі.

У сучасних умовах можна виділити три значні джерела надходження  готівки до каси:

- з банківського рахунку;

- від підзвітних осіб;

- у вигляді виручки.

3 метою своєчасного отримання готівкових коштів з установи банку підприємство має попередньо замовити відповідну суму [2, c. 286].

Підприємства (підприємці), що мають  поточні рахунки в установах банків, одержують готівку з цих рахунків за грошовим чеком (з чітким формулюванням суті операцій, що буде здійснюватися) у межах наявних коштів і витрачають її виключно на відповідні цілі.

Згідно із Законом України від  13.12.2004 р. № 2881-ІІІ «Про патентування деяких видів підприємницької діяльності» [8] для здійснення розрахунків готівкою підприємства (окрім тих, які працюють за спрощеною системою оподаткування) зобов'язані придбати торговий патент у податковому органі. Згідно зі ст. 3 цього Закону патентуванню підлягає торговельна діяльність, що здійснюється суб'єктами підприємницької діяльності або їх структурними (відокремленими) підрозділами у пунктах продажу товарів.

Проводячи готівкові  розрахунки, підприємства торгівлі, громадського харчування та послуг використовують реєстратори розрахункових операцій (РРО) згідно із Законом України від 01.06.2000 р. № 1776 «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» [9]. Кошти, які надходять у вигляді виручки від торговельної діяльності, збираються в операційній касі. Операційна каса не призначена для тривалого зберігання готівки, тому може не забезпечуватися такими заходами безпеки, як каса на підприємстві. Вона знаходиться у салоні магазину, їдальні, кіоску і є максимально наближеною до покупця. Як правило, операційна каса обладнана реєстратором розрахункових операцій (РРО) – це пристрій або програмно-технічний комплекс, в якому реалізовані фіскальні функції і який призначений для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів [2, c. 284].

Підприємства  можуть використовувати готівкові  кошти на господарські операційні потреби. Однак Положенням № 637 встановлені такі обмеження: 

1. Підприємство зобов'язане використовувати готівку, отриману в банку згідно з цілями, вказаними в чеку. У випадку порушення нараховується штраф на суму використаної не за цільовим призначенням готівки.
2. Сума готівкового платежу одного підприємства іншому не повинна перевищувати 10 тис. грн. протягом робочого дня за одним чи кількома платіжними документами. Кількість підприємств, з якими проводяться розрахунки, не обмежується. У разі порушення сума виплаченої готівки понад 10 тис. грн. додається до залишку готівки в касі на кінець кожного дня і порівнюється із встановленим лімітом з моменту здійснення порушення і до моменту його виявлення контролюючими органами. Зазначені обмеження стосуються також розрахунків готівкою підприємств в оплату за товари, що придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок коштів, одержаних за корпоративними картками. Проте вказані обмеження не стосуються розрахунків підприємств (підприємців) з фізичними особами, бюджетами та державними цільовими фондами, розрахунків підприємств (підприємців) між собою під час закупівлі сільськогосподарської продукції. Обмеження також не поширюються на добровільні пожертвування, благодійну допомогу, на розрахунки за спожиту електроенергію, а також у разі використання коштів, виданих на відрядження.
3. Підприємство, яке має заборгованість перед бюджетом, зобов'язане проводити оплату праці виключно готівкою, отриманою з рахунку в банку. В іншому випадку застосовуються санкції. При цьому виплати, не пов'язані з оплатою праці, дозволяються.
4. Видача готівки під звіт проводиться за умови повного звітування підзвітної особи за попередній аванс. Підзвітні особи зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства разом із невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрачання одержаних у касі сум у такі строки:

- за відрядженнями – протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження;

- на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту (далі – закупівля сільгосппродукції та заготівля вторсировини), – протягом десяти робочих днів з дня видачі готівки під звіт;

- на всі інші виробничі (господарські) потреби – наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

У разі придбання  працівником підприємства за власні готівкові кошти товарів (продукції, послуг) або використання цих коштів у відрядженні для потреб підприємства він звітує за витрачені кошти у вищевказаному порядку;

5. Підприємства, що здійснюють операції з металобрухтом, розраховуються з підприємствами-здавачами, підприємцями та фізичними особами за прийнятий металобрухт у безготівковій формі. Для оплати цими підприємствами за закуплений у фізичних осіб металобрухт здійснюються перекази готівки через установи банків та підприємства поштового зв'язку [2, c. 288-289].

Штрафні санкції за порушення  норм з регулювання обігу готівки  визначено Указом Президента України від 12 червня 1995 року № 436/95 [14].

Документування касових  операцій регламентується Наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 № 51 «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій» [11].

Надходження готівки  безпосередньо у касу підприємства оформляється прибутковим касовим ордером. Ордер виписується в одному примірнику працівником бухгалтерії та підписується головним бухгалтером. Особі, які здала гроші, видається на руки квитанція (відривний корінець прибуткового касового ордеру), а ордер залишається у касі.

Приймання готівки за допомогою прибуткового касового ордера (ПКО) оформлюють тільки безпосередньо у день його складання. Якщо документ не встигли оплатити цього дня, то касир повертає його бухгалтеру, а той анулює ПКО. Наступного разу платнику виписують новий документ.

Підставою для оприбуткування коштів, одержаних з банку, є грошовий чек, на основі якого також виписується  прибутковий касовий ордер.

Видача готівки з каси підприємства проводиться за видатковим касовим  ордером або належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями. Документи на видачу готівки підписує директор і головний бухгалтер. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.

Видачу готівки касир проводить тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері (ВКО) або видатковій відомості. У разі видачі окремим фізичним особам готівки (у тому числі працівникам підприємства) за ВКО або видатковою відомістю касир вимагає пред’явити паспорт чи документ, що його замінює, записує його найменування і номер, ким і коли він виданий. Видача готівки особам, яких немає в штатному розписі підприємства, проводиться за ВКО, що виписуються окремо на кожну особу або за окремою відомістю.