Організація роботи бухгалтерії при використанні технологій автоматизованого обліку

Системний підхід дозволяє використовувати математичний опис функціонування, дослідження різноманітних властивостей окремих елементів системи в цілому.

Системний підхід та моделювання дозволяють у доступній  формі відображати всі необхідні  дані, а також використовувати  ПК для дослідження поведінки  системи в конкретних експериментальних умовах.

Принцип стандартизації та уніфікації дає змогу в разі необхідності застосування типових, уніфікованих та стандартних елементів функціонування автоматизованої інформаційної  системи обліку.

Цей принцип  дозволяє скоротити термін впровадження автоматизованої інформаційної системи обліку, а також трудові та вартісні витрати на створення цієї системи.

Принцип сумісності дозволяє забезпечити здатність  взаємодії автоматизованої інформаційної  системи різних видів, рівнів у процесі  їх сумісного функціонування. Цей принцип дозволяє забезпечувати нормальне функціонування економічних об’єктів, підвищувати ефективність управління підприємством.

Принцип розвитку дає змогу постійно поповнювати  і оновлювати функції системи  та види її забезпечення. Цей принцип  передбачає, що інформаційна система обліку має постійно нарощувати свої потужності новими технічними та програмними засобами, постійно розширятися новим колом завдань та поновлювати інформаційний фонд.

Принцип ефективності полягає у раціональному співвідношенні між витратами на створення автоматизованої інформаційної системи обліку та ефектом, який отриманий завдяки її функціонуванню.

Наведені основні  принципи використовують на всіх стадіях  створення та функціонування автоматизованої  інформаційної системи обліку, тобто упродовж усього їх життєвого циклу[1].

Життєвий цикл автоматизованої інформаційної  системи обліку поділяють на такі стадії:

1. Дослідження та обґрунтування створення автоматизованої інформаційної системи обліку.

2. Технічне завдання.

3. Ескізний проект.

4. Технічний проект.

5. Робоча документація.

6. Впровадження в дію.

7. Промислова експлуатація.

На стадії дослідження  першим етапом є обстеження структури  бухгалтерії та інших служб підприємства, які виконують облікові роботи, та самого обліку як інформаційної системи. Обстеження має здійснюватися відповідно до складеного плану і виділеними для цього робочими групами. Для проведення обстеження заздалегідь розробляють інструктивно-методичні матеріали (методику обстеження)[10].

Застосування  автоматизованої інформаційної системи обліку має забезпечити перебудову організаційної та функціональної структури бухгалтерії. Тому спочатку, на стадії обстеження, визначають структуру бухгалтерії підприємства та функціональні обов’язки працівників. При цьому використовують порівняльний аналіз організаційної структури бухгалтерій споріднених підприємств, особливо тих, які функціонують з АРМ.   Процес обстеження має не тільки охоплювати систему облікової інформації, а й враховувати остаточні рішення з автоматизації обліку (уточнення комплексу облікових завдань, склад технічних засобів і засобів передавання даних, визначення режимів роботи, організація АРМ, постановка облікових завдань). Крім того, давати змогу розробляти рішення з організаційного забезпечення (організаційна структура бухгалтерії, організаційно-правове забезпечення автоматизованої системи обліку), технічного (остаточне рішення щодо складу і структури комплексу технічних засобів); інформаційного (утворення інформаційної бази — складу та обсягу нормативно-довідкової інформації, структури бази даних, складу і характеристики вхідної і вихідної інформації та ін.); забезпечення обміну між локальними ПК і центральним ПК; лінгвістичного забезпечення (визначення технологічної предметної області, вибір мов); програмного (визначення принципів побудови та структури програмного забезпечення, його складу); методичного забезпечення проектно-кошторисної документації. При цьому погоджують рішення щодо зв’язку  видів забезпечення між собою та розкладають замовлену документацію на компоненти і комплекси технічних засобів[20].

Організаційну структуру вивчають у взаємозв’язку  з обстеженням функцій управління, робіт, які виконує апарат бухгалтерії, підрозділи підприємства і окремі виконавці, що здійснюють облікові функції.

При обстеженні функцій бухгалтерії вивчають організаційну структуру і функції, що виконують інші підрозділи та служби апарату управління підприємством.

              На стадії технічного завдання  виконуються такі роботи:

1. Науково-дослідні роботи.

2. Розробка аванспроекта.

3. Розробка технічного завдання на автоматизовану інформаційну систему обліку.

На етапі  науково-дослідних робіт визначаються напрями проведення цих робіт, розробляються  рекомендації щодо використання результатів  НДР при проектуванні інформаційної системи обліку.

На  етапі розробки аванпроекту виконуються  роботи з попередньої розробки проектних  рішень. Це стосується розробки варіантів  функціональної структури систем обліку, порівняльна техніко-економічна оцінка варіантів розробки інформаційної  системи обліку, вибір типових проектних рішень з автоматизації обліку, контролю й аналізу.

Технічне завдання є основним документом для створення  автоматизованої інформаційної  системи обліку.

На стадії «Технічний проект» проводяться такі етапи  робіт:

1. Розробка закінчених рішень з загальносистемних питань.

2. Розробка рішень щодо організаційного забезпечення.

3. Розробка або вибір алгоритмів автоматизованої діяльності.

4. Розробка рішень щодо інформаційного забезпечення.

5. Розробка рішень щодо лінгвістичного забезпечення.

6. Розробка рішень щодо програмного забезпечення.

7. Розробка рішень щодо методичного забезпечення.

Участь  користувачів у розробці та впровадженні АІСО має забезпечити як оперативне і якісне рішення облікових, контрольних, аналітичних завдань, так і скорочення часу на впровадження нових технологій.[18]

На першому  етапі проводять роботи з підготовки початкових даних для проведення аналізу застосування інформації при  розв’язанні завдань обліку, контролю й аналізу в умовах використання АРМ бухгалтера. Ці роботи виконують на етапі технічного проектування, коли з кожного завдання визначено початкову, проміжну і вихідну інформацію. На основі цих даних визначають склад документів і баз даних, показники у цілому по підсистемах, упорядковують їх і готують для проведення аналізу.

Після проведення підготовчої роботи переходять до другого  етапу робіт, який включає:

· аналіз термінології, застосовуваної у проектних матеріалах;

· аналіз ідентичності інформації у документах та базах даних з метою усунення надмірності;

· розробку рекомендацій з кожного виду аналізу.

На третьому етапі на основі розроблених рекомендацій за результатами аналізу здійснюють:

- коригування  постановки завдання як підсистеми  обліку, контролю й аналізу, так  і інших інформаційно пов’язаних з ними підсистем;

- коригування  схеми документообороту;

- складання  моделей інформаційних зв’язків  завдань обліку, контролю та аналізу  з іншими інформаційними системами  підприємства.

Важливим документом технічного проекту є розробка «Описання  постановки завдань».

Постановка  завдань — це опис завдань за визначеними правилами, які дають  змогу уявити сутність, логічне перетворення інформації для отримання результату.

У сучасних умовах автоматизації обліку використовують чотири основних напрями використання ПК для обробки обліково-аналітичної інформації.

Першим  характерним напрямом є використання режиму пакетної інформації. Основні етапи технології пакетної обробки такі:

· кодування первинних документів;

· контроль, сортування;

· підготовка первинної інформації, формування бази даних;

· формування різних показників і вихідних даних;

· друкування вихідних документів.

Другий напрям — це створення автоматизованих  робочих місць бухгалтера на основі ПК, об’єднаних у локальні системи  обробки обліково-економічної інформації.

Процес обробки обліково-аналітичної  інформації на основі АРМ бухгалтера включає такі етапи:

· складання (або виписування) первинних документів з використанням автономних АРМ бухгалтера на основі ПК з одночасним відображенням аналогів документів на машинному носії;

· оформлення їх відповідними підписами, передавання первинних документів та їх аналогів по мережах зв’язку або на машинних носіях відповідним дільницям обліку;

· приймання бухгалтерської первинної інформації (документів) та їх аналогів на машинних носіях, перевірка повноти і правомірності заповнення показників ручним способом або з використанням АРМ бухгалтера;

· автоматизоване приймання через мережі зв’язку або автоматизоване введення бухгалтером з машинного носія даних первинних документів у ПЕОМ, автоматизований контроль, коригування, сортування, автоматизовані розрахунки, групування і нагромадження даних первинних документів у машинних аналогах облікових реєстрів;

· оперативне автоматизоване одержання і виведення на друкування або дисплей даних поточного і підсумкового обліку.

Третій  напрям створення автоматизованого облікового процесу на основі багаторівневого  неоднорідного технічного комплексу  з використанням АРМ бухгалтера, контролера, аналітичного робітника, тобто функціонування розподільної системи обробки інформації (РСОІ).

Технологія РСОІ з  використання АРМ бухгалтера — це нова технологія людино-машинної системи, яка дає змогу контролювати ряд  складних ситуацій автоматизованого трудового процесу з участю бухгалтера. Вона передбачає включення у технологічний процес логічно зумовлених точок входу та умов переривання для оперативного втручання бухгалтера. Інструкційно-методичне та організаційно-технічне забезпечення АРМ бухгалтера, а також розміщення на машинних носіях РСОІ даних включає нормативно-довідкову й інструктивну інформацію з організації обліку, аналізу та контролю на конкретній дільниці.

Технологія  обліку, аналізу та контролю в умовах використання РСОІ передбачає:

· дані первинних документів вводяться з клавіатури АРМ з одночасним відображенням на машинному носії, а також системне розміщення інформації в інформаційних базах РСОІ;

· автоматизацію операцій з контролю, систематизації й узагальнення облікових, аналітичних та контрольних даних;

· організацію технології без проміжної служби обробки інформації;

· використання користувачем РСОІ і локальної бази даних;

· інформаційний обмін між АРМ, а також підсистемами автоматизованої інформаційної системи обліку;

· організацію одного нормативно-довідкового господарства;

· розподіл інформації за рівнями обробки і дільницями обліку, аналізу та контролю;

· захист даних і додержання юридичних норм доступу до баз даних, зміну і знищення їх;

· доступ до баз даних безпосередньо з робочого місця бухгалтера.

Новий підхід до технології РСОІ з використанням  АРМ бухгалтера сприяє гнучкості  технології в експлуатації, створює  можливість поетапного впровадження.

Четвертий напрям полягає у використанні засобів  обчислювальної техніки, не пов’язаних мережами передавання інформації.

Для реалізації четвертого напряму ПЕОМ розміщують на робочих місцях. При цьому обмін  інформацією між АРМ здійснюється перезаписування інформації з однієї бази даних на іншу. Цю технологію впроваджують на підприємствах, де для автоматизованого обліку використовують одне або два АРМ.

Для того щоб реалізувати  дані у технічному проекті, необхідно  відбити їх у різних робочих документах — експлуатаційних, методичних, організаційних тощо. Це здійснюється на наступній стадії створення автоматизованої системи обліку, що передбачає розробку проектно-кошторисної і робочої документації з інформаційного забезпечення розв’язання облікових завдань (технології розв’язання завдань, форм та способів облікової документації, реєстрації, вихідної інформації та ін.), з організаційного (положень, посадових інструкцій, програмних засобів, програмної і експлуатаційної документації та ін.).

На стадії впровадження об'єкта в дію здійснюються такі етапи: підготовка бухгалтерії і  в цілому підприємства до впровадження автоматизованої системи у дію; навчання персоналу користувача (організація навчання роботи бухгалтерів-операторів та інших працівників на ПЕОМ на робочому місці з виконанням безпосередніх функцій, забезпечення їх робочими інструкціями, впровадження класифікаторів і кодифікаторів  
та ін.); комплектація системи автоматизованого обліку (отримання комплектуючих, матеріалів); будівельно-монтажні роботи; проведення експериментальної експлуатації, випробувань; усунення недоліків, здавання системи автоматизованого обліку у промислову експлуатацію