Організація роботи бухгалтерії при використанні технологій автоматизованого обліку

 Останнім  кроком помічник формує документи  "Калькуляция" в режимі окончательная і пропонує їх провести. При проведенні остаточних калькуляцій, якщо фактична собівартість виявилася вищою від планової, сума перевитрати списується за дебетом рахунка 26 "Готова продукція" з кредиту рахунка 23 "Виробництво", якщо фактична собівартість нижча від планової - сума економії списується "сторно" за тими ж кореспондуючими рахунками, з урахуванням виду діяльності на кожен вид витрат. Якщо продукція, оприбуткована за попередньою калькуляцією, продана раніше, ніж було внесено остаточну калькуляцію, будуть сформовані коригуючі проведення щодо обліку собівартості реалізованої продукції (90.1). Статус попередніх калькуляцій, за якими існує остаточна, має значення ЗАКРЫТАЯ предварительная. У результаті всіх цих дій готова продукція відповідно до вимоги стандарту оцінена за фактичною виробничою собівартістю.

Остаточні калькуляції  мають друковану форму, яку можна  використати для внутрішнього обліку. Документ складається головним бухгалтером  та підписується керівником підприємства.

Документ «Расходная накладная» призначений для відображення операцій, повʼязаних з реалізацією товарів (дод. Г).

 

Рис. 3.2. Документ «Расходная накладная» (закладка «Основные»).

 

Створити «Расходную накладную» можна такими способами:

1. за допомогою документа-підстави «Счет-фактура» (механізм «Ввод на основании»);
2. меню «Документ» → підменю «Расход» → документ «Расходная накладная»;
3. відкрити журнал «Расходные накладные» і перейти до режиму введення нового документа.

При виборі першого способу  створення документа, всі реквізити основної закладки документу автоматично переносяться з документу «Счет-фактура»[4].

При заповненні документу вручну в шапці необхідно вказати:

1. покупця, обравши його з довідника «Контрагенти»;
2. валюту, в якій буде виписаний рахунок та її курс до національної валюти, з довідника «Валюты»;
3. МВО або склад, де зберігаються запаси, з довідника «Места хранения»;
4. вид торгівлі, обравши вид розрахунків або за готівку, або безготівковий.

Заповнення табличної частини документа можна виконувати кількома способами: звичайним введенням по рядках або методом множинного підбору з довідника запасів, при допомозі кнопки «Подбор».

В табличній частині  документу вводяться наступні дані:

1. назва запасів, які відпускаються;
2. кількість одиниць запасів (товарів), які реалізуємо;
3. одиниця виміру;
4. коефіцієнт перерахунку для вибраної одиниці виміру;
5. ціна за запаси без ПДВ;
6. сума ПДВ;
7. сума знижки;
8. сума без ПДВ і з ПДВ з врахуванням знижки тощо.

Вартість знижки та поля, що їй відповідають, зʼявляються в табличній частині документу тільки в тому випадку, якщо константа «Использовать скидку» встановлена на значенні «Да».

За допомогою кнопки «Дать скидку» можна розрахувати різні способи розрахунку знижок: одним відсотком або сумою для кожного товару окремо, або після закінчення заповнення табличної частини документу можна визначити суму або процент знижки для накладної в цілому (опції «Сумма по накладной», «Процент по накладной»).

У закладці «Дополнительно» документу «Расходная накладная» відображається інформація про довіреність (реквізити в групі «Доверенность») і про співробітника, який здійснював відпуск запасів [16].

Документ «Расходная накладная» формує такі проводки (рис. 3.2).

Рис. 3.3. Проводки, сформовані документом «Расходная накладная»

 

 

3.3. Обробка  облікової інформації, аналітичний  та синтетичний облік робіт  та послуг допоміжних виробництв

 

Облікова інформація є складовою частиною економічної  інформації. Економічна інформація –  це найважливіша складова управлінської інформації.

Облікова (виробнича) інформація відображає процеси виробництва, розподілу, обміну і споживання матеріальних благ і послуг. Вона характеризується двома основними ознаками - кількістю  і якістю. Кількісна визначається одиницями виміру, на основі яких можна встановити обсяг і трудомісткість отримання інформації, а також визначає технічні засоби для передачі, збирання, фіксації і обробки. Якісна ознака дозволяє визначати її за ознаками знань, функціями управління. Обробляється облікова інформація поетапно: збір даних, передача даних, зберігання, обробка і отримання результатів.[7]

  Основними  вимогами до облікової інформації  є: достовірність, своєчасність, повнота і точність, надійність, комплексність, адресність, багаторазове  використання, висока швидкість збирання, обробки і передачі, кодування і декодування, документальність. Невід’ємним атрибутом облікової інформації є реквізити.

  Облікова  інформація відображає процеси  у формі натуральних, трудових, або вартісних показників. Облікова  інформація як частина економічної інформації має ряд особливостей:

- безперервність обробки, оскільки вона відображає складні об’єкти регулювання;

- циклічність обробки, оскільки зазнає однакової обробки за однакові часові періоди, але із зміною її змісту і числового наповнення;

- масовість – наявність однорідних інформаційних масивів арифметичних операцій при обробці;

- суттєвість – не потрібно втрачати час на облік незначних факторів;

- складність розрахунків – велика кількість арифметичних і логічних операцій для визначення одного показника.

    Щоб  облікова інформація однозначно  сприймалась тими, хто її збирав  і обробляв інформацію і користувачами,  вона повинна задовольняти наступним  вимогам: 

- достовірність – повністю відображати господарські процеси і легко перевірятись;

- значимість – має бути корисною, отриманою в потріб-ний час, вигоди від її отримання повинні перевищувати витрати на її отримання;

- постійність – інакше стає неможливість порівняння даних;

- суттєвість – кожне підприємство встановлює свій рівень суттєвості;

- консервативність - робити оцінки результатів обробки інформації менш оптимістичними;

- повнота – містити максимум даних, необхідних користувачу.

Процес обробки  облікової інформації зображено  на рис.3.3.1

 

Рис.3.3. обробка  облікової інформації

Облік наявності та використання готової продукції 1С: «Бухгалтерія 7.7» ведеться на рахунку 26 «Готова продукція» на ньому ведеться облік в розрізі субрахунків за видами готової продукції. Цей рахунок активний по дебету відображається надходження та залишок готової продукції, а по кредиту списання та реалізація.

Отже, обробка  облікової інформації на будь-якому  підприємстві – значний та трудомісткий процес, що потребує уваги та відповідних  знань. За допомогою автоматизованої  системи, облік робіт і послуг допоміжних виробництв став значно спрощеним, що покращило роботу бухгалтерів.[13]

 

 

3.4. Підготовка та подання звітності за результатами автоматизованого обліку реалізації товарів (робіт, послуг)

 

Будь-яке підприємство, реєструючи господарські операції в первинних документах, формує підсумкові дані про фінансово-господарську діяльність за конкретний розрахунковий період. Ці дані утворюють оперативну, статистичну та фінансову звітність.

Автоматизоване формування оперативної звітності забезпечує щоденний контроль за господарськими операціями підприємства.

Створення статистичної звітності забезпечує формування відомостей за окремими показниками господарської  діяльності підприємства в натуральному й вартісному вираженні.

Фінансова звітність  базується на даних первинного, аналітичного та синтетичного обліку та складається для задоволення інформаційних потреб різних груп користувачів.

Автоматизований комплекс задач зведеного обліку і складання  звітності забезпечує:

1. послідовність;
2. узагальнення інформації на аналітичних і синтетичних рахунках із наступним групуванням даних на одному або кількох рахунках;
3. відображення господарських операцій, що змінюють стан коштів підприємства, і їх джерел на рахунках бухгалтерського обліку;
4. автоматизоване систематичне складання (за місяць, квартал, півріччя, рік) бухгалтерського балансу та звітності, завершального етапу облікового процесу.

Автоматизоване оброблення задач зведеного обліку та складання  звітності сприяє:

1. якісному контролю за рухом статутного капіталу в частині основних і оборотних коштів підприємства;
2. збереженню грошових коштів і контролю за використанням їх за цільовим призначенням;
3. визначенню фінансових результатів діяльності підприємства та контролю за розподілом прибутку;
4. систематизації та узагальненню даних в аналітичному й синтетичному розрізах про виробничо-господарську діяльність підприємства для забезпечення прийняття управлінських рішень[9].

Звітність облікових  комп’ютерних систем слід розподілити  на такі групи:

1. стандартизована – засоби облікової програми, призначені для розв’язання питань детального аналізу окремих операцій та перевірки правильності ведення обліку;
2. регламентовані – звіти, розроблені авторами програми для складання звітності відповідно до вимог чинного законодавства;
3. спеціалізовані – звіти, створені користувачами для забезпечення своїх власних інформаційних потреб.

Стандартними звітами  в системі є такі:

1. звіт «Анализ счета» містить обороти рахунку з іншими рахунками за вибраний період, а також сальдо на початок і на кінець періоду (дод. К).

Щоб його одержати, потрібно визначити період звітності, номер  рахунка і задати значення прапорців «Данные по субсчетам» або «Данные по валютам».

Часто треба знати  обіг і залишки на рахунку щодо кожної дати певного періоду, наприклад, для аналізу динаміки змін засобів організації, перевірки відповідності введених в інформаційну базу даних з даними, що зазначені в банківських виписках тощо. Таку інформацію можна отримати зі звіту «Анализ счета по датам».

2. звіт «Анализ счета по субконто» містить підсумкові суми кореспонденцій даного рахунку з іншими рахунками за вказаний період, а також залишки по рахунку на початок і на кінець місяця в розрізі об’єктів аналітичного обліку. Цей звіт може бути сформований лише для рахунків, по яких ведеться аналітичний облік.

 

3. звіт «Карточка счета» включає всі проводки з даним рахунком або проводки по даному рахунку по конкретних значеннях об’єктів аналітичного обліку – найменування матеріалу, організації-постачальнику і т. ін. (дод. Л). Крім того, в картці рахунку показують залишки на початок і на кінець періоду, обороти за період та зал<span class="dash041e_0431_044b_0447_043d_044b_0439_0020_0028_0432_0435_0431_0029__Char" style=" font-size