Організація роботи бухгалтерії при використанні технологій автоматизованого обліку

Впровадження інформаційних  технологій пов'язано з капітальними вкладеннями як  на  придбання  техніки, так і на розробку проектів, виконання підготовчих робіт  та підготовку кадрів. Тому впровадження повинно передувати економічному обгрунтуванню доцільності впровадження КСБО. Це означає, що повинна бути визначена ефективність використання автоматизованих комп'ютерних технологій.

Під ефективністю автоматизованого перетворення економічної інформації розуміють доцільність використання засобів комп'ютерної та організаційної техніки при формуванні, передачі та обробці даних.

Розрізняють розрахункову та фактичну ефективність. Розрахункову визначають на стадії проектування автоматизації  інформаційних робіт, тобто розробки технічного проекту; фактичну – за результатами впровадження техноробочого проекту.

Визначають економічну ефективність за допомогою трудових та вартісних показників. Основним при розрахунках є метод співставлення  даних з базисним періодом. При автоматизації окремих робіт порівнюють витрати на обробку інформації до впровадження КСБО, а й витрати на обробку інформації за досягнутого рівня автоматизації. При цьому користуються абсолютними й відносними показниками.[8]

При розрахунку економічної ефективності комп'ютеризації обліку використовують ряд показників:

• Зменшення трудомісткості робіт

                                             Т_ек=Т_р-Т_к , де                                                (2.1)

 

 Т_р - сума трудових витрат при ручному способі обробки інформації;

 Т_к - сума трудових витрат при комп'ютеризованій обробці даних.

• Чисельність облікових працівників, що підлягають вивільненню

                                          В= Т_ек / Ф, де                                                  (2.2)

 Т_ек  - зменшення трудомісткості робіт;

       Ф – місячний фонд робочого  часу одного облікового працівника.

• Вартість розробки КСБО

                                  В=В₀ + В₁ +В₂ + В₃ + В₄ , де                                    (2.3)

     В₀ – вартість проектування робіт;

     В₁ – вартість програмно – апаратних засобів;

     В₂  - вартість створення локальної обчислювальної мережі (ЛОМ);

     В₃ – вартість розробки і налагодження прикладного програмного забезпечення в рамках КСБО;

     В₄ – вартість розробки експлуатації документації і навчання спеціалістів.

• термін окупності витрат на розробку комп’ютерної системи БО

                                               С=В/Пр , де                                                (2.4)

          С – термін окупності;

          Пр – очікуваний прибуток за  рік;

        В - вартість розробки КСБО 

• економія при застосуванні вартості комп’ютерної техніки

                                          ΔВ = Σ В^р_ji- Σ В^к_ji,де                                      (2.5)

 ΔВ     –  економія при застосуванні засобів  комп’ютерної техніки

Σ В^р_ji - сума витрат при ручній обробці облікової інформації

Σ В^к_ji – сума витрат при автоматизованій обробці інформації

Проведемо розрахунок економічної ефективності впровадження комп’ютерної системи БО для нашого підприємства. Планується купити програмне забезпечення 1С: Бухгалтерія 8 і встановити на 5 комп’ютери для рядових бухгалтерів і на комп’ютер головного бухгалтера для проведення розрахунків. До автоматизації у бухгалтерії працювало десять, а після її впровадження 5 працівників звільнено.

Зробимо розрахунки для визначення економічної ефективності впровадження КСБО:

1. Зменшення трудомісткості робіт

                  Т_ек= ( 22*8*8)-(22*8*6)=352 год/міс.

2. Чисельність облікових працівників, що підлягають звільненню

                  Ч=352/(22*8)=2 чол.

3. Вартість розробки КСБО  

                   В=4540+1990+5600+5250=17380грн. 

4. Термін окупності витрат на розробку комп’ютерної системи БО

                    С=17380/300000=0,0579 (23 дні)                  

5. Економія при застосуванні вартості комп’ютерної техніки

                  ΔВ= 14800-6700=8100

 Найважливішим показником  економічної ефективності  комп'ютеризації  обліку є зменшення трудомісткості. Після проведення автоматизації  на підприємстві буде зменшена трудомісткість роботи на 352 годин щомісяця, відповідно буде звільнено 2 працівники, що значно зменшить витрати підприємства на оплату праці; загальна вартість автоматизації з урахуванням вартості комп’ютерної техніки та відповідного програмного забезпечення складе 17380 гривень, але при очікуваному річному прибутку підприємства - 300 тис. грн. вона окупиться протягом 23 календарних днів.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 3

ОРГАНІЗАЦІЯ ОБЛІКУ РЕАЛІЗАЦІЇ ТОВАРІВ (РОБІТ, ПОСЛУГ) В УМОВАХ ЗАСТОСУВАННЯ КСБО

 

3.1. Нормативно-довідникове  забезпечення обліку реалізації  товарів (робіт, послуг)

 

Константи – постійні (умовно-постійні) величини, що зберігають інформацію, яка не змінюється або змінюється досить рідко, наприклад, назва підприємства, його поштова адреса тощо.

В процесі автоматизованого обліку реалізації товарів (робіт, послуг) використовують значення такої константи як «Метод партийного учета ТМЦ» – вказується методика партійного обліку ТМЦ, обраний метод буде використаний як у бухгалтерському, так і в податковому обліку;

Довідник – це сукупність інформації будь-якого вигляду, що зберігається у формі таблиць в базі даних. Інформація довідників використовується для розрахунків, формування звітів, виведення інформації за запитом  користувача.

Для обліку реалізації товарів, робіт і послуг в програмі «1С: Бухгалтерія» використовуються такі довідники:

1. «Места хранения»
2. «Номенклатура»
3. «Контрагенты»

Довідник „Місця зберігання” використовують з метою  введення списку місць зберігання основних засобів, нематеріальних активів, матеріалів. Цей довідник застосовують для виписування первинних документів та аналітичного обліку по рахунках 10, 11, 12, 20, 26, 28 й інші.

Стосовно кожного  елемента потрібно зазначити тип  місця зберігання (склад, матеріально  – відповідальну особу тощо) і його назву. Якщо тип місця зберігання „Склад”, то його характеризують ще одним параметром – „Вид”. цей параметр може набувати два значення – „Склад” або „Магазин” (рис.3.1.2). Якщо тип місця зберігання матеріально – відповідальна особа, то зазначаються прізвище цієї особи (додаток Б).

 

Рис. 3.1.2. Довідник «Місця зберігання»

 

Довідник «Номенклатура» містить список товарно-матеріальних цінностей і призначений для  формування інформації про матеріали, номенклатуру продукції, перелік виконуваних робіт і послуг (дод. А).

 

Рис. 3.1. Картка ТМЦ (довідник «Номенклатура»).

 

Основні реквізити цього  довідника:

1. повна назва – обов’язковий для заповнення реквізит, в якому зазначається назва ТМЦ;
2. вид ТМЦ – вибирається одне з таких значень: товар, послуга, тара, продукція, матеріал, будматеріал, паливо, запчастини, МШП, напівфабрикат;
3. артикул – використовується для швидкого пошуку та сортування ТМЦ;
4. валюта продажу – зазначається валюта, в якій відображені відпускні ціни;
5. ціна продажу – вказується відпускна ціна ТМЦ;
6. валюта оприбуткування – зазначається валюта, в якій відображені закупівельні ціни;
7. ціна оприбуткування – вказується закупівельна ціна ТМЦ;
8. ставка ПДВ – вказується ставка ПДВ для конкретного номенклатурного номера ТМЦ, яка використовуватиметься для розрахунків сум ПДВ у документах;
9. базова одиниця – задається одиниця вимірювання, в якій будуть обліковані залишки ТМЦ тощо[2].

Довідник «Контрагенты»  містить основну інформацію щодо контрагентів, з якими підприємство виконує господарські операції (дод. В).

 

Рис. 3.2. Картка контрагента (довідник «Контрагенты»).

 

Довідник містить  такі основні реквізити:

1. назва контрагента;
2. адреса та контактний телефон;
3. посадові та контактні особи;
4. реєстраційні коди – ЄДРПОУ, індивідуальний податковий номер, номер свідоцтва про реєстрацію;
5. банківські реквізити;
6. умови виконання господарських операцій.

 

 

3.2. Збір  та накопичення первинної інформації  з обліку наявності та використання готової продукції

 

Документ –  це комплексний засіб введення облікової  інформації, що забезпечує технологічну процедуру виписки первинного документа, в електронному вигляді (діалоговій формі документу) та на паперовому бланку. Внесена в діалогову форму інформація використовується програмою для формування та друку первинної (паперової) форми документу і автоматичного формування бухгалтерських проводок[13].

Відображення  типових операцій на рахунках бухгалтерського  обліку  здійснюється з використанням  типових документів відповідно до видів  господарських операцій з наявності та використання готової продукції. Для обліку готової продукції в «1С:Бухгалтерія 7.7» призначені такі документи: «Калькуляція (тільки списати матеріали у виробництво)»; «Калькуляція» (додаток Д); «Переміщення» (додаток Е); «Видаткова накладна» (додаток Є); «Податкова накладна» (додаток Ж); «Акт інвентаризації».

Податкова накладна (Додаток Ж). Документ "Налоговая накладная" (меню Документы/Налоговый учет/Налоговая накладная) застосовується для створення податкових накладних за формою, затвердженою наказом ДПАУ від 30.05.97 р. №165. Бухгалтерських проведень документ не формує. Записи про введені документи реєструються в журналі операцій і журналі документів "Книга продаж".

 Податкову  накладну можна вводити на  підставі документів "Расходная  накладная", "Приходный ордер", "Банковская выписка". При введенні на підставі багаторядкової банківської виписки буде запропоновано вибрати рядок, за яким буде сформована податкова накладна.

Рис. 3.1. Документ «Налоговая накладная» (закладка «Основные»)

 

 Введімо  новий документ на підставі  видаткової накладної. При цьому табличну частину буде скопійовано повністю, інформація на закладці Основные аналогічна видатковій накладній. Документ містить посилання як на замовлення (у нас - рахунок-фактура), так і на документ-підставу (видаткова накладна). На закладці Дополнительно є група реквізитів Суммы первого события, що дозволяють розрахувати суми першої події залежно від термінів і виду оплати (повністю, частково, переплата). іноді буває важко визначити номенклатуру, яку треба зазначити в табличній частині, наприклад: було здійснено оплату за договором без зазначення рахунка-фактури; сплачено більше, ніж наперед відвантажено; відвантажено більше, ніж наперед оплачено.

Хоча документ не формує проведень, для коректного формування книги продажу він  має бути проведений. Також потрібно провести автоматично створені податкові накладні. За проведеними податковими накладними формується звіт "Книга продаж". Його можна сформувати як через меню Отчеты/Книга продаж, так і з форми журналу "Книга продаж", де зберігаються документи податкового обліку (меню Журналы/Книга продаж).

Завершальна калькуляція (Додаток З). У кінці місяця, після  того як відомі фактичні витрати на виробництво, закриті рахунки класу 8 (для тих, хто використовує 8-й  і 9-й клас рахунків), розподілені  загальновиробничі витрати, можна визначити фактичну собівартість готової продукції. Цей розрахунок і коригуючі проведення у програмі виконуються документом "Калькуляция" в режимі окончательная. Він створюється на основі введених раніше попередніх калькуляцій. Зробити це можна вручну. Для цього встановімо курсор на потрібний документ у журналі "Производство" (меню Журналы/Производство) і натиснімо клавіші Alt+F9 або викличмо правою кнопкою миші контекстне меню, в якому виберімо пункт Ввести на основании. У створеному документі в табличній частині можна змінювати розраховану Сумму окончательную за кожною витратою.

 Оскільки  калькуляцій буває кілька, зручно  скористатися спеціальною обробкою - помічником "Создание окончательных  калькуляций" (меню Сервис/Помощник "Создание окончательных калькуляций"). Обробка виконується наприкінці місяця, коли проведені документи "Финансовые результаты" в режимах Закрытие элементов затрат (счета класса 8) і Закрытие общепроизводственных затрат (счет 91). Крім цього мають бути внесені дані про незавершене виробництво поточного місяця (документ "Незавершенное производство").

 При формуванні  остаточних калькуляцій помічник  для кожної статті витрат визначає  реальну суму витрат за нею.  Ця сума складається з сальдо  за вибраною витратою на рахунку 23, до якого додається сума незавершеного виробництва за нею за минулий місяць і віднімається сума незавершеного виробництва за поточний місяць. Визначена таким чином сума розподіляється між усіма незакритими попередніми калькуляціями, які містили вибрану витрату, пропорційно до початкових сум витрат, зазначених у кожній із них.

 У процесі  роботи помічник "Создание окончательных  калькуляций" пропонує зазначити  фірму, місяць і вид діяльності, за яким створюються калькуляції.  Перед формуванням документів пропонується сформувати оборотно-сальдову відомість за рахунком 23, щоб перевірити витрати за видами і пересвідчитися, що внесено всі документи щодо незавершеного виробництва.