Особенности направления работников в служебные командировки

lign="justify">– по найму  жилого помещения;

– на проезд к месту командировки и обратно;

– суточные;

– другие расходы (например, оплата услуг связи  или почты, произведенная с разрешения работодателя). 

     В соответствии с п. 10 Положения работнику  при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне  места постоянного жительства (суточные). Расходы по проезду и найму жилого помещения, суточные, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации, подлежат возмещению по нормам, определенным коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 11 Положения).

                Однако для правильной организации  и ведения учета командировочных  расходов в бюджетных учреждениях  необходимо учитывать размеры,  установленные в следующих нормативных  актах: 

     – в Постановлении Правительства  РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее – Постановление № 729);

     – в Приказе Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;

     – в Постановлении Правительства  РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке  выплаты суточных в иностранной  валюте и надбавок к суточным в  иностранной валюте при служебных  командировках на территории иностранных  государств работников организаций, финансируемых за счет средств из федерального бюджета» (далее – Постановление № 812). 
 
 
 

2.2 Командировки по  России 
 

   Служебной командировкой признается поездка  работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в  другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. В командировку могут быть направлены только штатные работники предприятия, с которыми заключен трудовой договор.

   Регистрация лиц, убывающих в командировку, ведется  в журнале по форме, утвержденной Инструкцией №62 (приложение №2 к настоящей инструкции).

   Предприятие обязано также вести учет прибывающих  на предприятие командированных  лиц в журнале по форме, утвержденной Инструкцией №62 (приложение № 3 к  настоящей инструкции).

   Лицо, ответственное за ведение журналов регистрации и производство отметок в командировочных удостоверениях, назначается приказом руководителя предприятия.

   Взамен  дней отдыха, не использованных во время  командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

   Если  работник специально командирован для  работы в выходные и праздничные  дни, компенсация за работу в эти  дни производится в соответствии с действующим законодательством.

   В случаях, когда работник выезжает в  командировку в выходной день, о  чем должно быть указано в приказе о направлении в командировку, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха по его заявлению.

   Во  время командировки (в том числе  за время нахождения в пути) за командированным  работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

     Перед отъездом в командировку  работник на основании приказа  о направлении в командировку  получает в кассе предприятия  аванс. Для этого работник, направляемый  в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью зам. главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. Лицам, которые не отчитались по ранее выданным авансам подотчетные суммы не выдаются.

   На  копии приказа (с отметкой зам.главного бухгалтера) главный бухгалтер производит расчет авансовой суммы, ставит свою подпись и передает кассиру для  выдачи денежных средств командированному лицу по расходному ордеру. Копия приказа с расчетом авансовой суммы включается с расходным ордером в отчет кассира.

   В расчет авансовой суммы включается оплата суточных, предполагаемые расходы  по найму жилого помещения, расходы  на оплату проезда к месту командировки и обратно. Суммы, выдаваемые в качестве аванса командированному лицу, кроме перечисленных, должны быть оговорены в приказе руководителя предприятия о направлении работника в командировку.

   По  возвращении из командировки работник обязан в трехдневный срок сдать  в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, а неизрасходованные суммы вернуть в кассу предприятия. К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расходы командированного, командировочное удостоверение с необходимыми отметками и утвержденный руководителем отчет о командировке по форме в приложении 4 к настоящей инструкции. Бухгалтер, обрабатывающий авансовый отчет, прикладывает к нему копию приказа руководителя о направлении в командировку работника.

   Бухгалтер, проверив авансовый отчет командированного лица и получив от него при необходимости пояснения в письменном виде, подписывает этот отчет и передает его на утверждение руководителю предприятия в день получения отчета от подотчетного лица. Бухгалтерские записи в балансе производятся только по утвержденным руководителем авансовым отчетам.

     Расходы по найму жилого помещения  возмещаются работнику полностью  по предоставленным документам. Также возмещаются расходы на  оплату следующих дополнительных  услуг, предоставляемых гостиницами : телевизор, телефон, холодильник и подобные расходы, связанные с оплатой жилья. Не возмещаются включенные в счет за гостиницу оплата питания, наборы к чаю, минеральная вода, пользование мини-баром и прочие расходы, не связанные с оплатой жилья. 

   Командированному работнику возмещается плата за бронирование мест в гостинице в размере до 50 % от стоимости места за сутки.

   Расходы по найму жилого помещения за время  вынужденной остановки в пути возмещаются в том же порядке. Вынужденная остановка должна быть подтверждена соответствующими документами.

   Расходы командированного лица по найму жилого помещения в пределах норм, устанавливаемых  приказом Минфина России, относятся  на себестоимость по статье "командировочные  расходы" за минусом НДС. С сумм, затраченных командированным на проживание в пределах норм, НДС выделяется расчетным путем по ставке 16,67% от нормы и относится в дебет 19 балансового счета субсчет 04 "ндс по предоставленным услугам". Суммы, затраченные командированным лицом сверх норм, но подтвержденные документально, относятся на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости при налогообложении", НДС из них не выделяется.

   При возмещении командированному расходов на проживание без предоставления документов НДС расчетным путем не выделяется.

   Возмещение  расходов командированного по оплате дополнительных услуг гостиницы, не связанных с оплатой жилья, осуществляется только на основании приказа руководителя предприятия и относится в дебет счета 88 субсчет "фонд потребления" без выделения НДС.

   Расходы по найму жилого помещения сверх  установленных законодательством  норм, но подтвержденные документально (кроме тех, которые не связаны с оплатой жилья) не включаются в совокупный доход работника и взносы во внебюджетные фонды на них не начисляются.

   Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в  случае предоставления в бухгалтерию  предприятия распечатки , приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".

   Если  телефонные переговоры оплачиваются работнику  без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета  затрат по субсчету "исключаемые  из себестоимости при налогообложении". Возмещенные предприятием расходы по таким переговорам включаются в совокупный доход работника для удержания подоходного налога, на них начисляются взносы во внебюджетные фонды.

   Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере : стоимости проезда железнодорожным, воздушным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже билетов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями. Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Со стоимости билетов и постельных принадлежностей НДС выделяется расчетным путем по ставке 16,67 % и относится на балансовый счет 19 субсчет 04 . Расходы на внутригородской транспорт не возмещаются.

   Расходы по проезду командированного работника  в мягком вагоне, по билету "бизнес-класса" на воздушном транспорте, в каютах, оплачиваемых по 1-4 группам тарифных ставок на судах морского флота, в  каютах 1 и 2 категории на судах речного  флота возмещаются без ограничений, но в каждом отдельном случае с разрешения руководителя предприятия, что должно быть отражено в приказе о направлении работника в командировку. 

   При утере проездных документов работник должен написать заявление о возмещении ему израсходованных средств с указанием даты и времени отправления транспортного средства, его вида и номера, стоимости билета, а также причин утраты документов. На заявлении руководитель предприятия должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или о невозмещении. На себестоимость по статье "командировочные расходы" в таких случаях относится минимальная сумма затрат (минимальный тариф) на проезд в указанном направлении на основании справки транспортного предприятия, а сумма сверх нее относится на счета учета затрат по субсчетам "исключаемые из себестоимости при налогообложении". НДС в таких случаях расчетным путем не выделяется. Суммы, возмещенные работнику при утере проездных документов, полностью включаются в его совокупный доход для удержания подоходного налога. На суммы, возмещенные сверх минимального тарифа, начисляются взносы во внебюджетные фонды.

   Возмещение  командированным работникам расходов на добровольное страхование на транспорте относится на счета учета затрат по статье "добровольное страхование работников". По окончании отчетного квартала (года) сумма по добровольному страхованию сверх установленного норматива переносится главным бухгалтером на счета учета затрат по субсчетам "исключаемые из себестоимости при налогообложении".

   Расходы по пользованию "VIP"-залом возмещаются только с письменного распоряжения руководителя предприятия. Эти расходы относятся на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости при налогообложении". Суммы таких расходов включаются в совокупный доход работника для удержания подоходного налога, на них начисляются взносы во внебюджетные фонды.

   Суточные  выплачиваются командированному лицу за дни нахождения в пути и дни  пребывания в месте командировки, включая выходные и праздничные  дни и дни вынужденных остановок в пути.

   Днем  выезда в командировку считается  день отправления транспортного  средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При  отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта и от них при возвращении из командировки.