Понятие, классификация основных средств и документальное оформление операций по их учету

Первичный бухгалтерский документ - письменное свидетельство о совершении хозяйственной  операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений  и детализации.

Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются  к учету в том случае, если они  составлены по форме, содержащейся в  альбомах унифицированных форм первичной  учетной документации. Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации, в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года №835 «О первичных учетных документах», должны применяться всеми предприятиями, независимо от их организационно-правовой формы.

Постановлением  от 21 января 2003 года №7 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету основных средств» Госкомстат России утвердил унифицированные формы первичной  учетной документации по учету основных средств. Данные формы первичной учетной документации распространяются на организации всех форм собственности, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации. Исключение составляют кредитные и бюджетные учреждения.

Итак, в настоящее время действуют  следующие формы по учету основных средств:

Номер формы	Наименование формы
ОС-1	Акт о  приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)
ОС-1а	Акт о  приеме-передаче здания (сооружения)
ОС-1б	Акт о  приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)
ОС-2	Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств
ОС-3	Акт о  приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств
ОС-4	Акт о  списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)
ОС-4а	Акт о  списании автотранспортных средств
ОС-4б	Акт о  списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)
ОС-6	Инвентарная карточка учета объекта основных средств
ОС-6а	Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств
ОС-6б	Инвентарная книга учета объектов основных средств
ОС-14	Акт о  приеме (поступлении) оборудования
ОС-15	Акт о  приеме-передаче оборудования в монтаж
ОС-16	Акт о выявленных дефектах оборудования

Следует обратить внимание, что на практике может возникнуть ситуация, когда ни одна из вышеперечисленных унифицированных форм не подходит. В качестве примера можно привести ситуацию, когда к организации-лизингополучателю по договору лизинга поступает основное средство, учет которого ведется на балансе лизингодателя. Поступление такого основного средства нельзя оформить ни одной из унифицированных форм по учету основных средств. Не подходит для этих целей и Акт приемки-передачи по форме №ОС-1, поскольку, выписав такой акт, организация должна принять к учету основное средство по счету 01 «Основные средства» и поставить его на баланс, но, по условиям примера, учет основного средства осуществляется лизингодателем. В данном случае, приемку основного средства, полученного по договору лизинга, следует осуществить на основании документа, составленного в произвольной форме с указанием в нем всех необходимых реквизитов, предусмотренных статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

II Порядок учета основных средств

§1 Учет поступления основных средств

Поступление основных средств есть не что иное, как ввод в эксплуатацию и оприходование вновь полученных объектов основных средств. Поступают они в организацию в результате:

1. приобретения, сооружения , изготовления за плату
2. сооружения и изготовления самой организацией
3. поступления от юридических и физических лиц безвозмездно
4. поступления от учредителей в счет вкладов в уставной (складочный) капитал, паевой фонд
5. получение государственным и муниципальным унитарным предприятием при формировании уставного фонда
6. поступления в порядке приватизации государственного и муниципального имущества организациями различных организационно – правовых форм
7. поступления в дочерние (зависимые) общества от головной организации
8. другие способы, не противоречащие действующему законодательству

Основные средства принимаются к оценке по первоначальной стоимости. В соответствии с пунктом 8 ПБУ 6/01 первоначальной стоимостью основных средств, приобретенных за плату (в том числе бывших в эксплуатации), признается сумма фактических затрат организации на приобретение, сооружение и изготовление за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ).

Фактическими  затратами на приобретение, сооружение и изготовление основных средств  являются:

- суммы, уплачиваемые  в соответствии с договором  поставщику (продавцу), а также суммы,  уплачиваемые за доставку объекта и приведение его в состояние, пригодное для использования;

- суммы, уплачиваемые  за осуществление работ по  договору строительного подряда  и иным договорам; 

- суммы, уплачиваемые  за информационные и консультационные  услуги, связанные с приобретением объекта основных средств;

- таможенные  пошлины и таможенные сборы; 

- невозмещаемые  налоги и государственная пошлина,  уплачиваемые в связи  

с приобретением  объекта основных средств;

- вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации  и иным лицам через которых приобретен объект основных средств;

- иные затраты,  непосредственно связанные с  приобретением, сооружением и  изготовлением объекта основных  средств. 

При этом не включаются в фактические затраты общехозяйственные  и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением, сооружением или изготовлением основных средств.

При невозможности  установить стоимость ценностей, переданных или подлежащих передаче организации, стоимость основных средств, полученных организацией по договорам, предусматривающими исполнение обязательств неденежными средствами, определяется исходя из стоимости, по которой в сравнимых обстоятельствам приобретаются аналогичные объекты основных средств.

Во всех приведенных  случаях ввод объектов основных средств в эксплуатацию оформляется актом (накладной) приемки-передачи основных средств (форма № ОС-l). Такой же акт составляется при внутреннем перемещении объектов из одного структурного подразделения в другое и для оформления передачи их со склада (из запаса) в эксплуатацию. При оформлении внутреннего перемещения объектов акт (накладная) выписывается в двух экземплярах работником структурного подразделения, передающего имущество: первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика дается в бухгалтерию, второй - структурному подразделению _ поставщику объекта основных средств.

Акт приемки-передачи и техническая документация передаются в бухгалтерию, подписываются главным бухгалтером и утверждаются руководителем организации.

Инвентарный объект является единицей учета основных средств. Каждому объекту основных средств, независимо от того, находится ли он в запасе или на консервации должен присваиваться инвентарный номер при принятии его к бухгалтерскому учету. Бухгалтерия, открывает инвентарные карточки, производит в них записи о поступлении средств или делает отметку об их выбытии. Заполнение инвентарных карточек (книг) производится на основе первичной документации: актов (накладных) приемки-передачи (форма № ОС-1), актов на списание основных средств (форма № ОС-4, ОС-4а), технических паспортов и других документов. Если инвентарные карточки не ведутся, записи о движении объекта фиксируются в инвентарной книге. Техническая документация, относящаяся к данному инвентарному объекту, после открытия на него инвентарной карточки передается в соответствующий отдел организации и в бухгалтерии не хранится. При изменении свойств объекта данные инвентарной карточки не изменяются, а выписывается новая, старая же хранится и используется в качестве справочного материала. Инвентарный номер прикрепляется или обозначается на учитываемом предмете и обязательно указывается в документах, связанных с движением основных средств. Номер, как правило, состоит из восьми знаков: первые три знака обозначают субсчет, четвертый – группу, и последние четыре знака порядковый номер объекта в группе. При отсутствии группы четвертый знак обозначается нулем.

Учитываются основные средства на активном счете 01 «Основные  средства». Дебетовое сальдо отражает сумму первоначальной стоимости основных средств. По дебету записывается информация о первоначальной стоимости поступивших основных средств и их дооценке, по кредиту - о выбытии основных средств и их уценке. Бухгалтерские записи по поступлению основных средств в организацию приведены в приложении 1.

Инвентарная стоимость  объектов основных средств, переданных на учет, предварительно калькулируется на субсчетах счета 08 «Вложения во внеоборотные активы:

08-1 Приобретение  земельных участков;

08-2 Приобретение объектов природопользования;

08-3 Строительство  объектов основных средств; 

08-4 Приобретение  объектов основных средств и  др.

По дебету счета 08 отражаются фактические затраты организации, связанные с приобретением основных средств.  Сформированная первоначальная стоимость объектов основных средств, принятых в эксплуатацию, списывается со счета 08 в дебет счета 01 «Основные средства». Корреспондирующие счета с необходимыми первичными документами приведены в приложении 2.

Первоначальная  стоимость основных средств остается неизменной в течение всего срока  службы и пересматривается при переоценке основных средств или уточняется при модернизации, реконструкции  ли капитальном ремонте.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

§2 Учет выбытия основных средств

 

Выбытие основных средств - это списание с бухгалтерского учета стоимости объекта основных средств, который выбывает или не способен приносить организации экономические выгоды в будущем, или постоянно не используется в деятельности организации. Выбытие объекта основных средств имеет место в случае:

• продажи;
• списания в случае морального или физического износа;
• передачи объектов основных средств в виде вклада в уставный (складочный) капитал других организаций;
• ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и других чрезвычайных ситуациях;
• передачи по договорам мены, дарения;
• списания объектов основных средств, ранее сданных в аренду с правом выкупа, в момент перехода собственности на указанные основные средства к арендатору;
• по другим причинам.

Для определения непригодности объектов основных средств к дальнейшему использованию в организациях создаются комиссии, в состав которых входят должностные лица, том числе и главный бухгалтер.

В компетенцию  комиссии входит:

• осмотр объекта, подлежащего списанию;
• установление причин списания объекта;
• выявление лиц, по вине которых произошло преждевременное выбытие объекта;
• определение возможности использования отдельных узлов, деталей, материалов списываемого объекта;
• осуществление контроля за изъятием из списываемых объектов цветных и драгоценных металлов, определение их количества, веса;
• составление акта на списание основных средств (форма № ОС-4), акта на списание автотранспортных средств (форма № ОС-4а) (с приложением актов об авариях, причинах, вызвавших аварию, если они имели место). При этом в акте указываются данные, характеризующие объект основных средств: дата принятия объекта к учету, год изготовления, проведенные переоценки, ремонты, время ввода в эксплуатацию, первоначальная стоимость и сумма начисленной амортизации, причины выбытия с их обоснованием т.д. Акт утверждается руководителем организации. На основании акта в инвентарной карточке объекта производится отметка о его выбытии, соответственно производятся записи в документе, открываемом по месту нахождения. Инвентарные карточки по выбывшим объектам хранятся в соответствии с правилами не менее пяти лет. Инвентарные номера выбывших объектов могут присваиваться другим, вновь поступившим основным средствам не ранее чем через пять лет после выбытия. Для убытия объектов основных средств (продажи, частичной ликвидации, передачи безвозмездно и т.д.) к счету 01 «основные средства» может открываться субсчет «выбытие основных средств». В дебет этого субсчета переносится стоимость выбывающего объекта, а в кредит – сумма накопленной амортизации, т.е исчисленный в денежном выражении износ основных средств в процессе их применения или производственного использования. По окончании процедуры выбытия остаточная стоимость объекта списывается со счета 01 на счет 91 «прочие доходы и расходы». Основные бухгалтерские проводки приведены в приложении 3.

Если выбывшее средство ранее дооценивалось, необходимо списать сумму его дооценки проводкой: Дебет 83, Кредит 84. Если же объект был  ранее уценен, никаких записей делать не нужно. Материалы и иное имущество,  полученное при демонтаже и утилизации основного средства оцениваются по рыночной стоимости и включаются в состав прочих доходов. Доходы и расходы от выбытия основных средств подлежат зачислению на счет прибылей и убытков в качестве прочих доходов и расходов и отражаются в бухгалтерском учете в том периоде, к которому они относятся. Особенности бухгалтерского оформления списания объектов в случае ликвидации, при авариях, стихийных бедствиях и других чрезвычайных ситуациях заключается в том, что убытки могут быть частично возмещены за счет резервного капитала, страхования, виновных лиц и организаций. Поэтому списание убытка предварительно учитывается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи материальных ценностей», а в дальнейшем – на соответствующих счетах.