Приемы и способы финансово-экономического контроля.Ревизия товарно-материальных ценностей

Ревизор проверяет полноту оприходования на складах организации ТМЦ путем исследования актов, составленных на расхождения в количестве и качестве, выявленные при приемке ТМЦ, поступивших без счета поставщика, карточки учета претензий. Каждый случай недопоставки товаров против количества, указанного в сопроводительных документах, исследуется с даты возникновения недостачи до времени ее погашения.

2.2 Хранение материалов на складе (центральном складе). Ревизия хранения материалов на складе (центральном складе)

Для хранения материальных ценностей в организациях суще­ствует склад (центральный склад). Порядок учета на складах регла­ментирован Основными положениями по учету материалов на пред­приятиях и стройках, утвержденными письмом Минфина СССР от 30 апреля 1974 г. № 103.

В качестве единицы бухгалтерского учета материалов принят номенклатурный номер. Номенклатурный номер присваивается каждо­му сорту, виду, размеру материала. Возможно присвоение одного но­менклатурного номера однородной группе материалов. Для учета дви­жения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру, ведется карточка учета материалов формы № М-17.

Она заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведую­щим складом). Записи в карточке осуществляются на основании первич­ных приходно-расходных документов в день совершения операции.

В некоторых ситуациях (когда отдельные партии материалов находятся в процессе технической приемки, лабораторного испытания или в случае отказа от акцепта счета) материалы принимаются на временное ответственное хранение. Такие материалы должны быть своевременно записаны заведующим складом (кладовщиком) в специальную книгу. Записи в этой книге ведутся с подразделением на «Материалы, ожидающие приемки», «Материалы, находящиеся на временном ответственном хранении», в рамках этих групп — но отдельным партиям материалов. Эти материалы хранятся на складах обособленно и до выяснения результатов приемки не могут расходоваться.

Сырье и материалы учитываются на счете 10 «Материалы». В материальном отделе бухгалтерии ведется ведомость № 10 «Ведомость теща материалов на складах»(если складов больше пяти). и ведомость № 10-а(если меньше пяти). В этих ведомостях выводят остатки материальных ценностей по местам их нахождения. Одно­временно в ведомости показывают фактическую себестоимость по­ступивших и выбывших ТМЦ.

Фактическое количество ТМЦ, хранящихся на складе, может уменьшиться в связи с естественной убылью. В соответствии с Зако­ном о бухгалтерском учете естественную убыль можно списывать толь­ко по факту недостачи материальных ценностей, выявленному в ре­зультате инвентаризации. Поэтому основанием для расчета и списа­ния естественной убыли материальных ценностей являются: инвентаризационные описи; сличительные ведомости; расчеты есте­ственной убыли, оформленные бухгалтерской справкой; распоряже­ния руководителя организации.

Ревизия хранения материалов на складе (центральном складе).

Работы по ревизии на данном направлении зависят от того, какого вида

проверка проводится.

Выборочная документальная проверка оформления учета материа­ла складе. Ревизор выборочно проверяет порядок оформления учета материалов на складе. Источниками информации являются журнал учета поступающих грузов, специальная книга кладовщика, в которой отражаются материалы, находящиеся на ответственном хранении, карточки складского учета. Приступая к проверке сохранности материалов, ревизор должен оценить порядок ведения журнала учета поступающих грузов. Если ведется специальная книга кладовщика на материалы, находящиеся на временном ответственном хранении, сле­дует изучить порядок работы с этой книгой.

Отдельно анализируется порядок работы с карточками склад­ского учета. Необходимо выяснить, имеются ли у кладовщика образ­цы подписей лиц, которые уполномочены распоряжаться материальными ценностями на складе, выводит ли кладовщик остаток в   кар­точке после каждой записи о поступлении или расходовании материалов. Ревизор должен установить, есть ли в карточках   ежене­дельные подписи работника материального отдела бухгалтерии о проверке карточки.

Проверка соблюдения порядка и сроков проведения инвентаризаций материалов инвентаризационной комиссией организации. Ревизор определяет наличие (отсутствие) ситуаций, при которых проведение инвентаризаций обязательно. При выявлении таких ситуаций, ревизор обязан проверить результаты инвентаризаций по каждому  случаю за изучаемый период.

Проверяется правильность организации проведения инвентаризации, полнота, достоверность и точность данных в описи      фактических остатков материалов, правильность указания в описи     отличительных признаков материалов, а также правильность оформления результатов инвентаризации, наложенных взысканий и изменений  (корректировок), внесенных в учетные формы и регистры.

Инвентаризация материалов. До начала проверки фактического наличия имущества ревизору надлежит получить последние на момент  инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей. Он визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «До инвентаризации на (дата)», что должно служить бухгалтерии организации основанием для определения остатков на складе       началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к на­чалу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной ко­миссии и все ценности, поступившие под их ответственность, опри­ходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие доверенности па получение имущества.

Проверенные на складе партии сырья или материалов члены комиссии записывают в той последовательности, в какой идет инвентаризация. Записи делаются в черновиках. Ведутся как минимум два черновика. Один черновик заполняет материально ответственное лицо, Другой - кто-нибудь из членов инвентаризационной комиссии. По мере необходимости записи в двух черновиках сверяются. И толь­ко по окончании инвентаризации оформляется инвентаризационная опись. В инвентаризационной описи ценности расположены по на­именованиям и артикулам, значащимся в учете, что часто не соответ­ствует порядку их расположения на складе.

Инвентаризационные описи заполняются не менее чем в двух экземплярах четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях но номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в нату­ральных измерителях, записанных на данной странице. В описях не­обходимо указывать полное наименование товаров, тары, их номенк­латурные и прейскурантные номера, артикулы, сорта и другие отли­чительные признаки, предусмотренные прейскурантами, количество мест, единицы измерения, массу-брутто, массу-нетто или количество, Цену за единицу и сумму, а также другие необходимые данные.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки - они прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен и подсчета итогов за подписями лиц, произ­водивших эту проверку.

Нельзя записывать в опись остатки ТМЦ по данным бухгалтер­ского учета, а также со слов кладовщика и других лиц. Каждую страни­цу и опись в целом при условии обязательного подсчета натуральных единиц подписывают все участники ревизии, в том числе материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что им предъявлены для проверки все ценно­сти, ревизия проведена правильно и претензий к ревизионной ко­миссии (ревизору) нет.

На основе данных учета и инвентаризационных описей бухгал­терия под наблюдением председателя инвентаризационной комиссии составляет сличительные ведомости. Если ТМЦ учитываются в нату­ральном и стоимостном выражении, то суммы их излишков и недо­стач в сличительных ведомостях указываются в соответствии с оцен­кой в бухгалтерском учете. Если в учете не указана цена, но есть сведе­ния о количестве и общей стоимости ТМЦ, ее определяют делением общей стоимости ТМЦ на их количество и сверяются с прейскурант­ной ценой. Там, где ведут учет только по стоимости, например в мага­зинах, итоги инвентаризации оформляют актом инвентаризации.

Сличительная ведомость и акт инвентаризации должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии. За книж­ные остатки по бухгалтерии расписывается бухгалтер.

       В результате инвентаризации может быть выявлена пересорти­ца. В этом случае взаимный зачет излишков и недостач от пересорти­цы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же материально ответственного лица и в отношении ТМЦ одного и того же наименования.

По всем выявленным расхождениям материально ответ­ственные лица представляют письменные объяснения. Излагаемые в этих объяснениях факты должны быть тщательно проверены; их нуж­но принимать во внимание при определении окончательных итогов, если эти итоги подтверждаются проверками, либо отклонять.

      Инвентаризационные ведомости составляются отдельно на ма­териалы в пути, материальные ценности, принятые на хранение или в переработку, и на материалы, переданные для переработки сторон­ним организациям.

Иногда при инвентаризации обнаруживаются ТМЦ, не пригод­ные к использованию. Они фиксируются в отдельных инвентариза­ционных описях.        Инвентаризационная комиссия устанавливает при­чины порчи ТМЦ и виновных в этом лиц. Если принято решение списать ТМЦ, их приходуют по цене возможного использования, а раз­ность между учетной стоимостью и стоимостью по цене возможной реализации относят на виновных в порче должностных лиц либо на финансовые результаты.

Особенно внимательно следует проверить законность и размер применяемых норм естественной убыли на отдельные материалы, правильность исчисления суммы естественной убыли и ее списания (не списывались ли материалы под видом естественной убыли до уста­новления недостачи данного вида ТМЦ).

Все документы инвентаризации: приказ о проведении инвента­ризации, расписки, черновые описи, инвентаризационные описи, письменные объяснения и заявления материально ответственных лиц, а также сличительные ведомости - должны быть скреплены вместе и представлены в инвентаризационную комиссию для рассмотрения и принятия решения по результатам инвентаризации, которые долж­ны быть отражены в бухгалтерском учете того месяца, когда проводи­лась инвентаризация, в срок до 10 дней после окончания инвентари­зации.

2.3     Ревизия списания материалов в производство

При такой ревизии проводятся документальная проверка оформления выбытия материалов и анализ списания материалов на производство.

Документальная проверка оформления выбытия материальных ценностей. При отпуске материальных ценностей со склада по лимитно-заборным картам ревизору необходимо сверить фактический поря­док движения карт с соответствующим распорядительным докумен­том, которым они были введены в организации. Если в организации выписывают две лимитно-заборные карты, то нужно сверить в них подписи, даты, суммы..

При обнаружении возврата материальных ценностей по лимитно-заборным картам следует дать экономическую оценку действий должностных лиц допустивших избыточный отпуск материалов со склада.

Особое внимание нужно уделять документам на разовый отпуск ценностей со склада. Ревизору необходимо изучить порядок согласования отпуска материалов по требованиям формы № 10а и его фактическое соблюдение должностными лицами организации. Данные тре­бований (подписи, даты, номера, суммы и т.д.) сверяются с данными журналов регистрации требований, карточек учета материалов.

При отпуске материалов на производство без оформления специальных документов (это возможно в небольших организациях) фак­тическое расходование материалов отражается в актах или отчетах о выпуске или реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работниками организации, ответственными за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания. Реви­зор проверяет наличие данных актов, их утверждение, а также соот­ветствие карточкам учета материалов.

Анализ списания сырья и материалов на производство. Основными вопросами проверки правильности расходования сырья и материа­лов в производстве являются: обоснованность и документальная опре­деленность норм расхода; соблюдение норм расхода в производстве; фактическое расходование сырья и материалов в подразделениях (це­хах) организации.

Приступая к проверке, ревизор прежде всего должен выяснить,когда в последний раз пересматривались действующие в организации нормативы расходования сырья и материалов и учтены ли в них из­менения, произошедшие в результате, например, усовершенствова­ния технологии, конструкции, приводящего к сокращению расхода сырья и материалов.

Если на одно и то же изделие установлено несколько различных норм расхода сырья и материалов, что связано с особенностями тех­нологии изготовления изделий, ревизор обязан выяснить, сколько изделий и по какой технологии фактически изготовила организация изучаемый период и учтена ли технология изготовления при опре­делении расхода сырья и материалов по нормам.

      Установив правильность норм расхода материалов, ревизор должен проверить, как эти нормы соблюдаются в производстве. Для этого в первую очередь необходимо действующие в подразделениях (цехах) нормы расхода сопоставить с нормами, представленными ревизору эти нормы должны соответствовать друг другу.

Чтобы убедиться, правильно ли рассчитаны нормы расхода ма­териалов на единицу изделия, ревизору необходимо организовать изготовление контрольной партии изделий и определить фактиче­ский расход материалов на них.