Рабочий капитал

      Глава 2. Учет денежных средств.

      2.1. Учет кассовых операции предприятия. Порядок отражения кассовых операции на счете.

      Денежные  средства являются наиболее подвижными активами предприятий и организаций. Операции с денежными средствами носят массовый характер, затрагивают  практически все сферы финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта и наиболее уязвимы с точки зрения нарушений и злоупотреблений.

      Наибольшую  подвижность имеют наличные денежные средства, движение которых совершается  посредством кассовых операций.

      При всем многообразии кассовых операций можно выделить основные из них, среди которых – выдача денежных средств на оплату труда, на административно-хозяйственные нужды, в подотчет и т.д.

      Денежные  средства могут поступать в кассу  с расчетных счетов, от покупателей  и заказчиков за оказанные им работы (услуги); от покупателей за проданные им товары и т.д.

      Государство уделяет пристальное внимание регулированию  кассовых операций.

      Агентами  контроля кассовых операций являются банки.

      Вся информация о наличии и движении денежных средств в кассе собирается на счете 50 "Касса". К этому счету могут быть открыты следующие субсчета: 50-1 "Касса организации", 50-2 "Операционная касса", 50-3 "Денежные документы" и др.

      В кассу организации наличные денежные средства поступают с расчетного счета в банке, а также в результате платежей наличностью за товарно-материальные ценности и услуги, при возврате ранее выданных сумм и т.п.

      Для получения денег со своего счета  в банке организации выдается чековая книжка. В чеке указывают  назначение требуемой суммы (на оплату труда, хозяйственные расходы и т.п.). Отрывная часть чека остается в банке, а у организации – корешок чека с указанием полученной суммы. Прием наличных денег оформляют приходными кассовыми ордерами, подписанными главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным. При приеме денег от отдельных лиц им выдается квитанция с подписями ответственного работника бухгалтерии и кассира.

      Выдача  наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам или  надлежаще оформленным платежным  ведомостям, счетам, заявлениям с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Документы на выдачу денег выписывает бухгалтерия. Они должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.

      Учет  движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана сургучной печатью, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производят в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов – отрывные и служат отчетом кассира.

      Когда в разрешенных законодательством  случаях организация производит кассовые операции с иностранной  валютой, к счету «Касса» открывают  соответствующие субсчета для обособленного  учета движения иностранной валюты. Аналитический учет по этим субсчетам ведут по видам валют.

      Для учета расчетов с подотчетными лицами ведется специальный журнал-ордер  или другой накопительный регистр  по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Записи в этих регистрах производят позиционным способом по каждому авансовому отчету в отдельности. В результате обеспечивается совмещение синтетического и аналитического учета подотчетных сумм. На выданные под отчет суммы дебетуют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредитуют счет 50 «Касса». На израсходованные подотчетными лицами суммы согласно авансовому отчету, утвержденному руководителем организации, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитывают затраты и приобретенные ценности, или другими счетами – в зависимости от характера произведенных расходов и операций.

      Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражают бухгалтерской записью:

      Дебет сч. 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей»,

      Кредит  сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

      Если  эти суммы могут быть удержаны из заработной платы работника, то делается запись:

      Дебет сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,

      Кредит  сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - на сумму удержаний.

      Основанием  для отражения информации о совершенных  хозяйственных операциях являются первичные документы. При документальном оформлении кассовых операций необходимо придерживаться следующих требований:

• не допускается применение бланков по устаревшим и произвольным формам;
• записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, с помощью средств механизации и других, обеспечивающих сохранность этих записей в течение периода, установленного для их хранения;
• свободные строки в документах необходимо прочеркивать;
• перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем по согласованию с главным бухгалтером;
• на первичных документах, прошедших обработку, должны присутствовать дата записи в учетном регистре и подпись бухгалтера, исключающие возможность их повторного использования;
• все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, обязательно погашаются штампом или надписью от руки «Получено» («Оплачено») с указанием даты (число, месяц, год).

      Поступление и выдача из кассы наличных денежных средств оформляются рядом унифицированных  форм первичных документов по учету  кассовых операций: «Приходный кассовый ордер» (N КО-1); «Расходный кассовый ордер» (N КО-2); «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» (N КО-3); «Кассовая книга» (N КО-4); «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» (N КО-5).

      1. Приходный кассовый ордер (форма  N КО-1) используется для оформления  поступления наличных денег в кассу организации, как в условиях ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и заверяется главным бухгалтером или уполномоченным на то лицом. При поступлении в кассу наличных денег выдается квитанция приходного кассового ордера, которая вносится в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов и передается покупателю (товара, услуг), а приходный кассовый ордер остается в кассе3. При заполнении приходного кассового ордера в строке «Основание» обязательно указывается содержание хозяйственной операции.

      2. Расходный кассовый ордер (форма  N КО-2) используется для выдачи  наличных денег из кассы организации  как в условиях обычных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Данный ордер выписывается в одном экземпляре, заверяется подписью руководителя организации, главного бухгалтера или уполномоченными на то лицами и вносится в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись (виза) руководителя организации, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

      3. Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов (форма N КО-3) применяется для регистрации  приходных и расходных кассовых  ордеров или заменяющих их  документов (платежных или расчетно-платежных  ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и иных) и заполняется бухгалтерией до передачи их в кассу. Расходные кассовые ордера, оформленные по платежным (расчетно-платежным) ведомостям на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

      Таблица 2.1 Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

      4. Кассовая книга (форма N КО-4) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, вторые, необходимые кассиру для отчета, являются отрывными, причем оба экземпляра нумеруются под одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Записи вносятся кассиром после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу. При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовую книгу можно вести и автоматизированным способом.

      Таблица 2.2 Страница кассовой книги

      Лист 3 
 

      5. Книга учета принятых и выданных  кассиром денежных средств (форма  N КО-5) применяется для учета денег,  выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям. Книга открывается на год и заполняется старшим кассиром. Для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации должны производить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие и определяется их состояние. В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассира производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

      Организация работы кассы – один из наиболее ответственных и трудоемких вопросов в деятельности предприятий. Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда (МРОТ); на юридических лиц – от четырехсот до пятисот МРОТ.

      Ответственность за организацию работы кассы возложена  на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

      2.2 Учет денежных  средств на расчетном  счете и валютном  счете в банках.

      Для осуществления расчетных операций в наличной и безналичной форме предприятие открывает в банке расчетный счет. Право открытия расчетного счета предоставляется организации, являющейся юридическим лицом, имеющей самостоятельный баланс.

      Открытий  расчетного счета  регулируется законодательством. Предприятие предоставляет банку следующие документы: – заявление на открытие расчетного счета, – свидетельство о регистрации предприятия, – нотариально заверенная копия устава , – копия учредительного договора, – карточка с образцами подписей руководителя предприятия и гл. бухгалтера + их заместителей, а также с оттиском печати предприятия (требуется 2 экз. карточки) , заверенные нотариусом. – справка о постановке на учет в налоговой инспекции и в пенсионном фонде.