Расчет с подотчетными лицами

Расчет выданной суммы, подписанный руководителем  и командируемым работником, хранится в бухгалтерии учреждения или  организации. По прибытии работника  из командировки надлежаще оформленное  командировочное удостоверение  сдается им в бухгалтерию, отчет  об израсходованных суммах не представляется.

Заметим, что данное право предоставлено п. 17 Инструкции № 62 и, безусловно, может быть использовано для целей бухгалтерского учета. Что же касается налогообложения, то весьма вероятно возникновение споров с налоговым органом по поводу правомерности принятия таких расходов к налоговому учету при формировании налоговой базы по налогу на прибыль. Дело в том, что формально такие  расходы не могут считаться документально  подтвержденными: конкретные расходы  не обеспечены соответствующими оправдательными  документами. Отстоять свою позицию  налогоплательщику в данной ситуации будет довольно сложно. Поэтому реализация такого права может быть целесообразной в случае, если расходы не связаны  с налогообложением, например, в  учреждениях, которые финансируются  за счет бюджетных средств, или при  командировках, расходы по которым  возмещаются за счет средств чистой прибыли.

Если в установленном  порядке изменяются сроки командировки, производится соответствующий перерасчет.

Командированному  работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения  и суточных. В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет  об израсходованных в связи с  командировкой суммах. К авансовому отчету он должен приложить командировочное  удостоверение, оформленное в установленном  порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду.

Если командированному работнику был выдан аванс  на расходы по командировке, а документы, подтверждающие произведенные работником расходы по найму жилого помещения  и проезду, не могут быть представлены, руководитель объединения, предприятия, учреждения, организации имеет право  разрешить оплату расходов по найму  в пределах норм, а оплату проезда  – по минимальной стоимости. В  этом случае, по нашему мнению, вероятные  разногласия с налоговыми органами могут быть урегулированы: главное, чтобы документально был подтвержден  сам факт проезда (к месту командировки и обратно).

Если физическое лицо не состоит в штате организации, но выполняет для нее какие-либо работы (оказывает услуги), связанные  с поездкой в другую местность, то с этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор, который регулируется нормами гражданского права. К договорам гражданско-правового  характера относятся договоры подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский  и иной договор возмездного оказания услуг [4]. В этом случае порядок и  условия возмещения документально  подтвержденных расходов, понесенных работником в ходе выполнения работы, могут быть определены сторонами  в тексте договора.

В данном случае выдача подотчетных сумм работникам, не состоящим  в штате организации, запрещена.

Унифицированные формы, которые используются при документальном оформлении направления работника  в командировку, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об  утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Такими формами  являются:

– приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9 и  Т-9а). Данные формы заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем  организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о  направлении в командировку указываются  фамилии и инициалы, структурное  подразделение, должность (специальность, профессия) командируемых, а также  цель, время и место(а) командировки. При необходимости приводятся источники  оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в  командировку. Разница в применении форм состоит в том, что приказ по форме № Т-9 издается в случае, если в командировку направляется один работник, а форма № Т-9а –  если в командировку направляются несколько  работников.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания в  служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время  убытия из него). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и  печатью.

Командировочное удостоверение  выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании  приказа (распоряжения) о направлении  работника в командировку (форма  № Т-9).

После возвращения  из командировки в организацию работник (подотчетное лицо) составляет авансовый  отчет (форма № АО-1) с приложением  документов, подтверждающих произведенные  расходы.

Служебное задание  для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма  № Т-10а) применяются для оформления и учета служебного задания для  направления в командировку, а  также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается  руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый  работник, утверждается руководителем  организации или уполномоченным им на это лицом и передается в  кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении работника (работников) в командировку (форма  № Т-9 или № Т-9а).

Работником, прибывшим  из командировки, составляется краткий  отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается  с руководителем структурного подразделения  и предоставляется в бухгалтерию  вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1).

Направление в командировку работающих по гражданско-правовому  договору лиц не оформляется приказом руководителя. Этим лицам не выдается и командировочное удостоверение.

В случае командирования работника в страны дальнего зарубежья, включая Прибалтийские государства  – бывшие республики Советского Союза, оформлять командировочное удостоверение  не требуется, но обязательно наличие  заграничного паспорта. Время фактического пребывания работника в командировке определяется по отметкам в заграничном  паспорте о пересечении границы  на контрольно-пропускных пунктах Российской Федерации. Именно поэтому ксерокопия заграничного паспорта является обязательным приложением к авансовому отчету командированного лица по возвращении  из командировки. Выполнение работником своих обязанностей во время служебной командировки связано с расходованием наличных денежных средств как на оплату расходов, непосредственно связанных с командировкой (оплата проезда и проживания в месте, куда работник командирован), так и при осуществлении затрат, обусловленных выполнением служебного задания (приобретение объектов основных средств, материально-производственных запасов, производство расчетов с контрагентами и т.д.). Поэтому расчеты с командированными лицами являются наиболее распространенной группой расчетов с подотчетными лицами, причем они характерны практически для всех организаций.

2.2. Оплата расходов на  командировки

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную  командировку работодатель обязан возмещать  работнику:

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные  с проживанием вне места постоянного  жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные  работником с разрешения или ведома работодателя.

В соответствии с п. 10 Инструкции № 62 командированному работнику возмещаются  расходы по найму жилого помещения  и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачиваются  суточные.

Для целей налогообложения  к учету могут быть приняты  следующие расходы, связанные с  командировками [5]:

– расходы на проезд работника  к месту командировки и обратно  к месту постоянной работы;

– расходы на наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника  на оплату дополнительных услуг, оказываемых  в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

– суточные и (или) полевое  довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;

– расходы, связанные с  оформлением и выдачей виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных  документов;

– консульские, аэродромные  сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного  транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и  сборы.

Таким образом, наиболее полный (и соответствующий современным  условиям) перечень расходов, подлежащих возмещению, закреплен налоговым  законодательством. По нашему мнению, этим перечнем организациям целесообразно  руководствоваться при формировании соответствующих соглашений, закрепляемых в трудовом договоре.

В соответствии со ст. 187 ТК РФ работникам, направляемым для повышения  квалификации с отрывом от работы в другую местность, производится оплата командировочных расходов в порядке  и размерах, которые предусмотрены  для лиц, направляемых в служебные  командировки.

Обращаем внимание читателей  на то, что для целей налогообложения  расходы на наем помещения и проезд не нормируются. Размер суточных установлен постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой  базы по налогу на прибыль организаций  такие расходы относятся к  прочим расходам, связанным с производством  и реализацией» (далее – Постановление  № 93) и равен 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации.

При этом следует оговориться, что постановлением Правительства  РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых  за счет средств федерального бюджета» (далее – Постановление № 729) установлены  ограничения по предельным размерам выплат, производимым за счет бюджетных  средств, а именно:

– расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному  в служебную командировку работнику  предоставляется бесплатное помещение) – в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки, а при  отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки;

– расходов на выплату суточных – в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;

– расходов по проезду к  месту служебной командировки и  обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных  документов, расходы за пользование  в поездах постельными принадлежностями) – в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

железнодорожным транспортом  – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

водным транспортом –  в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с  комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна  всех линий сообщения, в каюте I категории  судна паромной переправы;

воздушным транспортом –  в салоне экономического класса;

автомобильным транспортом  – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);

при отсутствии проездных  документов, подтверждающих произведенные  расходы, – в размере минимальной стоимости проезда:

железнодорожным транспортом  – в плацкартном вагоне пассажирского  поезда;

водным транспортом –  в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с  комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна  всех линий сообщения;

автомобильным транспортом  – в автобусе общего типа.

При этом оплата вышеперечисленных  видов расходов в более высоких  размерах не исключается. Пунктом 3 Постановления  № 729 установлено, что расходы, превышающие  установленные размеры, а также  иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они  произведены работником с разрешения или ведома работодателя) возмещаются  организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета  на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями  от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным  актом организации.

В практической деятельности организаций могут возникать  весьма неожиданные ситуации, при  которых оплата стоимости проезда  не представляется очевидно экономически оправданной, например, если работник отзывается из очередного отпуска и  направляется в командировку. В вышеприведенной  ситуации возможны следующие варианты: работник находился в отпуске  в том же населенном пункте, где  находится предприятие; работник находился  в командировке в другом городе, но направлялся в командировку из пункта, где расположено предприятие; работник находился в отпуске  в другом городе и направлялся  в командировку оттуда.

К сожалению, законодательно подобные вопросы урегулированы  слабо. Пунктом 10 Инструкции № 62 определено, что командированному работнику  возмещаются расходы по проезду  к месту командировки и обратно  к месту постоянной работы, а также  выплачиваются суточные.

Таким образом, формально  законодатель ограничивает только оплату обратного проезда – к месту  постоянной работы. А это означает, что направляться в командировку работник может из любого пункта.