Расчет с подотчетными лицами

Приказом по организации  утверждается перечень лиц, которые  имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе  должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные  суммы, их предельный размер и порядок  представления авансовых отчетов. Если такого приказа в организации  нет, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен и, значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.

При списании расходов водителя, произведенных на территории зарубежных стран в иностранной валюте, к  авансовому отчету водителя должны прилагаться  первичные документы, подтверждающие произведенные расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, за автостоянку и платные автодороги, об оплате таможенных платежей на границе.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, должны определяться коллективным договором или локальным  нормативным актом организации. ТК РФ не устанавливает норм компенсационных  выплат в возмещение командировочных  расходов и не предусматривает определение  таких норм работодателями, а только предоставляет работодателям право  самостоятельно определять в коллективном договоре или локальном нормативном  акте порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебной  командировкой, в том числе дополнительных расходов, связанных с проживанием  вне постоянного места жительства (суточных).

В данном случае, по нашему мнению, организациям следует исходить из общих  правил: работникам, направляемым в  краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной  границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются  по норме, установленной для выплаты  в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной  границы при въезде в Российскую Федерацию – по норме, установленной  при командировках в пределах Российской Федерации. Если работник в  период командировки находился в  нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в  другую (определяется по отметке в  паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты  в стране, в которую он направляется.

Если трудовым договором  с работником установлены ограничения  по оплате суточных при длительности командировки менее одних суток (а также в случае, если водитель является работником организации, финансируемой  за счет средств федерального бюджета), читателям следует иметь в  виду, что работникам, выехавшим  в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Российскую Федерацию  в тот же день, суточные в иностранной  валюте выплачиваются в размере 50 % нормы. Иными словами, если, например, водитель, следующий из Калининграда в Казахстан, до истечения 24 часов  с момента въезда на территорию Литвы  пересечет границу Республики Беларусь и Российской Федерации, то командировочные  за это время должны выплачиваться  в половинном размере. Но в данном случае нормативными документами не определено, что принимать за базу для расчета. По нашему мнению, расчет должен производиться по нормам того государства, на территории которого водитель находился более продолжительное  время. Тот же принцип расчета  может быть положен в основу определения  суточных, если суммарное время нахождения на территории Литвы и Республики Беларусь превышает одни сутки, но на территории каждого государства  водитель находился менее 24 часов.

Отдельным случаем, который, по нашему мнению, необходимо рассмотреть, является ситуация, при которой груз перемещается из Калининградской области  на территорию других российских регионов. При этом водителю также приходится пересекать территорию иностранных  государств. Нормативными документами  данная ситуация также не рассматривается. По нашему мнению, в этом случае признаком, определяющим возможность выплаты  суточных в валюте, является факт получения  валюты в кредитном учреждении (для  осуществления расходов, например, на территории Литвы). Для этого в  банк должны быть представлены документы, подтверждающие факт направления работника  за рубеж. Поэтому время пребывания водителя на территории Литвы и Республики Беларусь может считаться зарубежной командировкой. В принципе, эту командировку можно считать зарубежной и в  случае, если валюта водителю не выдается, но если валюта выдана, то правомерность  выплаты суточных в валюте не надо доказывать.

При отражении в бухгалтерском  учете операций по выдаче наличной валюты командированным работникам используется общая схема:

Д – т 50 К –  т 52 «Валютные счета» – на сумму валютных средств, полученных для выдачи аванса работникам, командированным за рубеж;

Д – т 71 К –  т 50 – на сумму валюты, выданной под отчет командированному работнику;

Д – т 71 К –  т 52 – на сумму валюты, выданной непосредственно с валютного счета. Но данную ситуацию нельзя назвать распространенной. В принципе, возможна ситуация, при которой чек на получение наличной валюты обналичивается материально ответственным лицом либо производится перечисление валютных средств работнику, выехавшему в командировку за рубеж;

Д – т 52 К –  т 50 – на сумму остатка подотчетных сумм, не использованных командированным работником;

Д – т 52 К –  т 71 – на сумму остатка подотчетных сумм, не использованных командированными работниками организации. Причем предполагается, что валюту в банк сдает само подотчетное лицо (а не кассир организации).

Датой признания расходов на командировки в бухгалтерском  и налоговом учете признается дата утверждения авансового отчета командированного работника. Поэтому  фактически произведенные расходы  и суточные пересчитываются в  рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета руководителем.

Таким образом, при учете  задолженности подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу  Банка России на день выдачи, при  отчете и возврате неиспользованных сумм – по курсу на дату утверждения  отчета.

Возникающие в бухгалтерском  учете по операциям в иностранной  валюте курсовые разницы отражаются в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в  иностранной валюте» ПБУ 3/2006, утвержденным приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н, как внереализационные доходы (расходы), которые учитываются на соответствующей стороне счета 91. Курсовые разницы фиксируются в авансовом отчете.

2.4. Бухгалтерский учет  командировочных расходов

Как уже отмечалось, командировочные  расходы могут быть отнесены на любой  из счетов учета производственных затрат (20, 23, 25, 26, 28, 29, 44, 91), а также на счета  учета, на которых формируется фактическая  себестоимость или первоначальная стоимость приобретенного имущества. Если командированным работником (подотчетным  лицом) авансовый отчет представлен  на сумму, меньшую, чем был выдан  аванс, остаток подотчетной суммы  должен быть внесен в кассу организации  или удержан с сумм начисленной  оплаты труда работника. В этом случае организациям следует руководствоваться  ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены  случаи удержания из заработной платы  работника для погашения его  задолженности работодателю.

В частности, удержания из заработной платы работника для  погашения его задолженности  работодателю могут производиться  для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного  аванса, выданного в связи со служебной  командировкой.

При этом, как следует из письма Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Решения принимаются и  оформляются работодателем, как  правило, в форме приказа или  распоряжения, хотя унифицированной  формы такого приказа нормативными правовыми актами не предусмотрено.

Что касается согласия работника  на удержание сумм из заработной платы, то оно должно быть получено в письменном виде.

Таким образом, полная схема  бухгалтерских проводок по учету  операций с денежными средствами, выданными под отчет командированным  работникам, выглядит следующим образом:

Д – т 71 К –  т 50 – на сумму наличных денежных средств, переданных под отчет командированному работнику;

Д – т 71 К –  т 51 – на сумму денежных средств, выданных командированному работнику непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения подотчетным лицом в месте командировки. В первом случае имеется в виду ситуация (не запрещенная гражданским и банковским законодательством), при которой чек на получение наличных денег выписывается не на кассира организации, а на командированного работника. Подобная ситуация может иметь место, например, в случае, если командировка неплановая, а необходимая сумма наличных денежных средств в кассе отсутствует. Вторая ситуация может возникнуть при продлении командировки либо при необходимости осуществления дополнительных расходов;

Д – т 71 К – т 55 – отражена передача подотчетному лицу аккредитива или чека из чековой книжки для осуществления расчетов с контрагентами. При командировках подобная ситуация, по нашему мнению, возможна только в отношении аккредитивов, так как расчеты чеками из чековых книжек чаще всего ограничиваются границами того населенного пункта, в котором расположено отделение банка, открывшего специальный счет. Кроме того, средства, аккумулированные на специальных счетах в банках (например, для финансирования капитального строительства или финансирования целевых мероприятий), могут использоваться так же, как и средства, находящиеся на расчетном счете. Иными словами, данная проводка может оформляться при получении командированным работником наличных денежных средств со специального счета или при перечислении подотчетных сумм с соответствующих счетов; Д – т 11 К – т 71 – на сумму стоимости животных, приобретенных для выращивания или откорма, а также на сумму командировочных расходов, связанных с приобретением животных;

Д – т 15 К –  т 71 – на сумму командировочных расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования, материалов, товаров, покупных изделий, животных для выращивания и откорма в случае, если учетной политикой организации закреплена схема бухгалтерского учета, в соответствии с которой фактическая себестоимость материально-производственных запасов формируется на счете 15;

Д – т 20 К –  т 71 – на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных командированным работником, а также на сумму командировочных расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения. Что же касается непосредственно сумм командировочных расходов, то, по нашему мнению, наиболее правомерным является такое списание затрат в случае, если для выполнения служебного задания командируется рабочий основного производства;

Д – т 23 К –  т 71 – на сумму произведенных расходов. Подобное списание сумм произведенных расходов может иметь место в тех же случаях, что и списание расходов в корреспонденции со счетом 20, с той только разницей, что расходы относятся к продукции, работам или услугам вспомогательных производств;

Д – т 25 К –  т 71 – на сумму командировочных расходов, подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов. Это могут быть расходы в виде оплаты работ и услуг сторонних организаций по содержанию объектов основных средств цехового назначения, а также командировочные расходы цехового персонала (например, мастера или начальника цеха);

Д – т 26 К –  т 71 – на сумму оплаты работ и услуг сторонних организаций, включаемых в общехозяйственные расходы (например, коммунальных платежей, юридических, консультационных услуг и т.д.);

Д – т 28 К –  т 71 – на сумму командировочных расходов. Формирование себестоимости производственного брака осуществляется на тех же принципах, что и формирование себестоимости продукции (работ, услуг) основного или вспомогательных производств. Следовательно, и отнесение на увеличение стоимости производственного брака расходов на командировки является правомерным. Подобным же порядком могут быть списаны командировочные расходы, связанные с осуществлением гарантийного ремонта или гарантийного обслуживания;

Д – т 29 К –  т 71 – на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных командированным работником. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения, включая работников аппарата управления. Таким же образом списываются суммы командировочных расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) обслуживающих производств и хозяйств (как правило, работников этих хозяйств);

Д – т 44 К –  т 71 – на сумму командировочных расходов. Наряду с проводкой в корреспонденции со счетом 26 использование счета учета расходов на продажу, по нашему мнению, имеет наибольшее распространение. Таким порядком могут быть списаны командировочные расходы работников любого подразделения или службы, если они выполняют служебное задание, связанное с реализацией продукции (работ, услуг). Такими расходами могут быть как расходы, связанные с заключением и исполнением хозяйственных договоров, так и представительские и рекламные расходы, а также расходы, осуществляемые в рамках претензионной работы (с поставщиками, подрядчиками, транспортными организациями и т.д.) и мероприятий по разрешению разногласий с контрагентами. Организации торговли и общественного питания в дебет счета 44 могут списывать суммы командировочных расходов любого из работников организации (с распределением по статьям издержек обращения);

Д – т 91 К –  т 71 – посредством списания сумм командировочных расходов на увеличение прочих расходов осуществляется учет затрат по командировкам, связанным с прочей деятельностью организации, а также по командировкам в связи с чрезвычайными обстоятельствами или ликвидацией их последствий;

Д – т 50 К –  т 71 – на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, сданной подотчетным лицом в кассу организации;

Д – т 51 К –  т 71 – на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на расчетный счет в банке;

Д – т 55 К –  т 71– на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на специальный счет в банке. Такой же проводкой отражается возврат неиспользованного аккредитива;

Д – т 70 К –  т 71 – на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанного с заработной платы подотчетного лица.

Кроме того, при определенных условиях в связи с отражением в учете командировочных расходов могут возникать постоянные налоговые  обязательства. Подобная ситуация может  иметь место в случае, если трудовым договором предусмотрена возможность  оплаты расходов на командировку сверх  норм, установленных законодательством. В этом случае в бухгалтерском  учете оформляется следующая  проводка:

Д – т 99 «Прибыли и убытки» К – т 68, субсчет «Налог на прибыль организаций», – на сумму постоянного налогового обязательства.

Пример.

Работник командирован сроком на пять дней для приобретения материально-производственных запасов. На основании расчета ему  выдано под отчет 100 000 руб., в том  числе 1000 руб. – суточные за время командировки, 19 000 руб. – на оплату стоимости проезда, 5000 руб. – на оплату проживания, 70 000 руб. – на оплату приобретенных материалов.