Расчеты с подотчетными лицами

Согласно ст. 168 ТК в случае направления в служебную  командировку работодатель обязан возмещать  работнику:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры  возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным  нормативным актом организации.

В соответствии с Правилами предоставления гостиничных  услуг в Российской Федерации, утвержденными  постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490, гостиницы оказывают  как основные, так и дополнительные услуги.

В соответствии с п. 7 ст. 171 НК вычетам подлежат суммы  НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной  командировки и обратно, включая  расходы на пользование в поездах  постельными принадлежностями, а  также расходам на наем жилого помещения), принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

При определении  перечня услуг, которые могут  быть включены в состав расходов на командировки при исчислении НДС, подлежащего  вычету, организациям следует руководствоваться  НК. При этом необходимо учитывать, что в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК перечисляются  расходы, относящиеся к расходам на командировки в целях исчисления налога на прибыль организаций.

В целях бухгалтерского учета расходы организации по выплате суточных работнику являются расходами по обычным видам деятельности и включаются в состав коммерческих расходов (п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного приказом Министерства финансов РФ от 06.05.1999 № 33н).

На основании  п. 18 ПБУ 10/99 расходы по обычным видам  деятельности признаются в том отчетном периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической  выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение  временной определенности фактов хозяйственной  деятельности), при выполнении условий, перечисленных в п. 16 ПБУ 10/99. Командировочные расходы признаются в бухгалтерском учете после утверждения авансового отчета работника (в данном случае в феврале) и отражаются в составе расходов.

В целях исчисления налога на прибыль расходы на командировки, в частности суточные в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ, относятся к прочим расходам, связанным  с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК), и считаются  косвенными расходами, формирующими налоговую  базу по налогу на прибыль текущего месяца (ст. 318 НК).

Суточные, выплачиваемые  в пределах норм, установленных в  соответствии с действующим законодательством, не облагаются НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК. Следовательно, суточные, выплаченные  работнику сверх установленной  нормы, включаются в налоговую базу по НДФЛ. Налогообложение производится по налоговой ставке 13 % (ст. 224 НК). Согласно п. 4 ст. 226 НК организация обязана  удержать исчисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов работника  при их фактической выплате.

В соответствии с подп. 2 п. 1 ст. 238 НК суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ, не подлежат обложению ЕСН. Суточные сверх норм, которые, как сказано выше, не уменьшают  налогооблагаемую прибыль, также не подлежат обложению ЕСН на основании  п. 3 ст. 236 НК.

Сумма выплаченных  работнику суточных не облагается также  страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование в силу того, что в соответствии с п. 2 ст. 10 Федерального закона «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» объектом обложения страховыми взносами является объект налогообложения  по ЕСН, установленный гл. 24 «Единый  социальный налог» НК.

Аудит данного  направления расходования средств  организации связан с вопросами  правомерности выдачи средств в  подотчет в иностранной валюте и  обоснованностью данных затрат.

Поездка сотрудника по распоряжению руководителя за границу  для установления делового сотрудничества, решения текущих вопросов и задач  с партнерами по бизнесу является служебной командировкой (ст. 166 ТК), порядок и размеры возмещения указанных расходов определяются по соглашению сторон трудового договора, а также могут быть установлены  в коллективном договоре или ином локальном акте организации. Произведенные  расходы по проезду и проживанию возмещаются работнику в размере  фактических затрат на основании  подтверждающих документов. При отсутствии таких документов расходы по найму  помещения возмещаются по нормам, установленным приказом Минфина  России № 64н.

Суточные работнику, направленному в загранкомандировку, оплачиваются в соответствии с утвержденными  в организации нормами, при этом организация вправе установить любой  размер их возмещения (если только организация  не является бюджетной).

С 2006 г. если с  государствами – участниками  СНГ заключены межправительственные соглашения, в соответствии с которыми в документах въезда и выезда пограничными пунктами не проставляются отметки  о пересечении границы, даты пересечения  определяются по отметкам в командировочном  удостоверении.

Бухгалтеру при  расчете суточных не стоит забывать и о действующем письме Минтруда России и Минфина России от 17.05.1996 № 1037-ИХ «О порядке выплату суточных работникам, направляемым в краткосрочные  командировки за границу», все нормы  которого отражены в постановлении  Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере  и порядке выплаты суточных в  иностранной валюте и надбавок к  суточным в иностранной валюте при  служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета». В  частности, при следовании с территории Российской Федерации день пересечения  границы включается в дни, которые  оплачиваются в иностранной валюте. При следовании обратно день пересечения  государственной границы оплачивается по норме, установленной для оплаты командировок в Российской Федерации.

До августа 2005 г. банки отказывали в выдаче валюты на командировочные расходы, ссылаясь на требования Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании  и валютном контроле», который запрещал валютные операции между резидентами, за исключением закрытого перечня  операций, в который покупка валюты на командировочные расходы не входила. Поэтому организации либо выдавали своим работникам рубли для покупки  валюты в «обменниках», либо использовали корпоративные банковские карты.

С августа 2005 г. в число разрешенных валютных операций включены оплата и возмещение расходов работника при направлении  его в загранкомандировку. Если выданного  аванса сотруднику не хватило и были потрачены его собственные средства, то организация также может подать заявку на приобретение иностранной  валюты для возмещения перерасхода  подотчетного лица.

При направлении  работника за границу бухгалтер  не во всех случаях обязан оформлять  командировочное удостоверение, так, с 2006 г. приказ руководителя, в котором  указываются пункты назначения и  цель командировки, и проездные документы  являются достаточными документами, подтверждающими  командировочные расходы подотчетного лица для налогообложения.

Выдав работнику  аванс в валюте, организация должна провести переоценку денежных обязательств, выраженных в иностранной валюте. При этом расходы подотчетного лица, произведенные в валюте, пересчитываются  в рубли по курсу Центрального банка РФ, установленному на дату утверждения  авансового отчета (ПБУ 3/2000).

Возникающие в  бухгалтерском учете в результате пересчета в рубли курсовые разницы  зачисляются в соответствии с  п. 13 ПБУ 3/2000 на финансовые результаты организации как внереализационные  доходы или внереализационные расходы.

Все полученные аудиторские доказательства подлежат документированию. Выявленные ошибки влияют на выражаемое в заключении мнение аудитора. В то же время ошибки по данному разделу учета бывает сложно рекомендовать к исправлению, особенно в части первичной документации, более реальным представляется внесение исправлений в содержание и форму хозяйственных операций.

1.3  Цель и задачи аудита расчетов с подотчетными лицам, источники информации для проверки

Цель аудита расчетов подотчетными лицами – установить правильность и достоверность данных операций и определение влияния  на финансовую (бухгалтерскую) отчетность.

Та как аудит  расчетов с подотчетными лицами связан с проверкой порядка ведения  кассовых операций, удобнее проводить  их параллельно.

Контроль расчетов с подотчетными лицами бухгалтером  осуществляется на основании приказов по учетной политике организации, о  назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о направлении  работников организации в командировки, а также журнала регистрации  авансовых отчетов.

При проведении аудита необходимо сопоставить сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на конец каждого месяца с данными, указанными в Главной  книге. Одновременно следует сверить  соответствие месячных оборотов по кредиту  счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  с дебетовыми оборотами по счетам учета материальных запасов, затрат, имущества и прибыли.

После этих процедур проверяется соответствие сумм в  представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах. В ходе аудита рассматриваются все  авансовые отчеты и документы, подтверждающие произведенные расходы (счета-фактуры, товарные, кассовые чеки, накладные, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц и др.).

Затем сравниваются данные аналитического учета по каждому  подотчетному лицу с представленными  авансовыми отчетами за конкретный период.

Проведение всех перечисленных выше действий поможет  аудитору удостовериться в правильности оформления каждого авансового отчета и в правильном распределении  сумм по авансовым отчетам между  соответствующими источниками финансирования (себестоимостью продукции или прибылью организации).

Одно из направлений  получения аудиторских доказательств  – инвентаризация расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет  требованиям п. 11 Положения о порядке  ведения кассовых операций, утвержденного  решением совета директоров Центрального банка РФ 22.09.1993 № 40.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам  с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов  по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

Инвентаризация  расчетов с подотчетными лицами должна проводиться чаще, чем инвентаризация расчетов с прочими дебиторами и  кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (или со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах.

Передача выданных под отчет наличных денег одним  лицом другому запрещается.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего  контроля при ведении расчетов с  подотчетными лицами для аудитора служат:

•   отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в  кассе наличные деньги под отчет;

•   несоблюдение приказа об ограничении числа  лиц, получающих наличные деньги в кассе  под отчет;

•   отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег  из кассы с обоснованием необходимости  приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

•   несоблюдение установленных учетной политикой  предприятия или отдельным приказом руководителя сроков отчета о полученных суммах и возврата остатков неизрасходованных  подотчетных сумм;

•   задолженность  подотчетных лиц, не погашенная в  установленные сроки;

•   списание просроченной задолженности подотчетных  лиц по истечении сроков исковой  давности на финансовые результаты деятельности предприятия;

•   отсутствие оправдательных документов или наличие  документов неудовлетворительного  качества, приложенных к авансовым  отчетам;

•   отсутствие визы руководителя предприятия или  иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;

•    выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.