Расчеты с подотчетными лицами

 

По результатам  опроса можно сделать вывод о  недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора являются:

· отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в  кассе наличные деньги под отчет;

· отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег  из кассы;

· несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;

· задолженность  подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;

· отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;

· отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных  к авансовым отчетам.

По результатам  опроса у аудитора сложилось мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии - о том, что  порядок расчетов с подотчетными лицами неудовлетворителен.

2.3 План и программа  аудита расчетов  с подотчетными  лицами.

После проведения оценки системы внутреннего контроля, по данным вопросника, аудитор на его  основании принимает решение  о планировании аудита и составление  программы аудиторской проверки, согласно ФПСАДу №3.

В соответствии с причинами, изложенными в ПСАДе  «Особенности аудита малых предприятий» в ходе аудита рекомендуется исходить из оценки надежности средств внутреннего  контроля как "низкой", так как  нет явных доказательств противоположного. При этом следует руководствоваться  требованиями правила (стандарта) аудиторской  деятельности "Существенность и  аудиторский риск". Аудитор в  качестве основного способа сбора  аудиторских доказательств использовать аудиторские процедуры по существу.

Согласно ФПСАДу №4 «Существенность в аудите» (ред. от 22.07.2008г.) аудитору необходимо определить уровень существенности.

Расчет уровня существенности можно произвести на основе данных баланса

Таблица 1

Данные для  расчета уровня существенности

 

Значение 4416,49 тыс.руб. является наибольшим значением аудитор принимает решение отбросить его при расчетах, а наименьшее оставить (0,011 тыс.руб.).

Расчет уровня существенности показателей составляет: средние арифметические показатели уровня существенности: (0,011 + 176,64 + 0,837 + +524,212) / 4=175,425 тыс. руб.;

Полученную величину допустимо округлить до 176 тыс. руб. и использовать количественный показатель в качестве значения существенности.

Различие между  значениями уровня существенности до и после округления составляет: (176 - 175,425): 175,425 х 100% = 0,33%, что находится в пределах 2% (единого показателя уровня существенности, который может использовать аудитор в своей работе).

Аудиторский риск принятый индивидуальным аудитором  составляет 2%

Объем аудита проводимого  на организации определяется произведением  количества рабочих дней аудитора, продолжительности рабочего дня, количества аудиторов: Объем аудита = 7 дней х 8 часов  х 1 аудитор = 56 часов.

План и программа  аудита расчетов с подотчетными лицами в приложении А,Б.

2.4 Методика аудита  расчетов с подотчетными  лицами

Аудит заключается  в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального  оформления и отражения в учете  всех видов расчетов с подотчетными лицами. При этом осуществляются следующие  процедуры:

· оценивается  система внутреннего контроля и  бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами;

· подтверждается достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм;

· устанавливается  законность и полнота возврата подотчетных  сумм;

· проверяется  организация аналитического учета  расчетов с подотчетными лицами и  взаимосвязь аналитического и синтетического учета;

· проверяется  соблюдение организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами  с подотчетными лицами.

Аудит расчетов с подотчетными лицами включает следующие  направления.

Проверка наличия  распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитору запросил приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации  о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах, приказы предоставлены не были.

Проверка документального  оформления авансовых отчетов. В  ходе работы аудитор проверял: оформление авансовых отчетов; оформление командировочных  расходов; своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых  отчетов в бухгалтерию; существо отраженных в учете операций с  подотчетными лицами. На данном этапе  было выявлено, что в ООО «Машкомплект-Регион» из-за низкого уровня организации системы внутреннего контроля были допущены следующие нарушения: отсутствие письменных заявлений на выдачу денежных средств в подотчет, на предприятии подотчетные лица по подотчетным сумма отчитываются не всегда вовремя, существует выдача денежных средств подотчетному лицу, когда тот не отчитался по предыдущему отчету.

Документальная  проверка авансовых отчетов предусматривает  проверку по форме и по существу отраженных операций.

Оформление первичной  документации ООО «Машкомплект-Регион» соответствует требованиям, предъявляемым к заполнению и оформлению первичной документации.

Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с  подотчетными лицами.

Операции с  подотчетными лицами отражаются в учете  на основании и в порядке установленном  законодательством.

Параллельно проверяется  наличие значительной дебиторской  задолженности подотчетных лиц  и сроки ее отражения в бухгалтерском  учете, а также причины непогашения  дебиторской задолженности. Дебиторская  задолженность на конец отчетного  периода отсутствует.

Вместе с тем  осуществляется сверка документов, прилагаемых  к авансовому отчету, с данными, отраженными  в авансовом отчете.

При проверке было установлено, что подотчетные лица оформляющие авансовые отчеты отражают израсходованные суммы верно.

В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие  документов, подтверждающих командировочные  расходы: приказа (распоряжения) о направлении  работника в командировку по форме  № Т-9 и командировочного удостоверения  по форме № Т-10. В ООО «Машкомплект-Регион» соблюден весь порядок подтверждения командировочных расходов.

Проверяется наличие  оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы (счет-фактура  гостиницы, кассовый чек, квитанция  к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей  и др.).

При проверке авансовых  отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера  расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитор проконтролировал не только лимит суммы платежа  при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но также  и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным  кассовым ордерам, прилагаемые к  авансовым отчетам подотчетных  лиц.

Проверяемая организация  соблюдает требования по расчетам наличными  денежными средствами и не допускает  перерасхода лимита по расчетам с  другими юридическими, физическими  лицами, установленного в размере 100 000 руб.

Проверка организации  синтетического и аналитического учета  расчетов с подотчетными лицами. Проверка аналитического учета расчетов с  подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. Учет ведется  без нарушений.

Проверка арифметических расчетов клиента (пересчет)

Пересчет заключается  в проверке арифметической точности источников документов и бухгалтерских  записей и в выполнении независимых  подсчетов. Поскольку организация  ведет бухгалтерский учет с применением  компьютерных средств, аудитор может  осуществлять проверку расчетов, применяя ЭВМ.

2.5 Аудит расчетов  с подотчетными  лицами в ООО «Машкомплект-Регион»

Как и многие другие предприятия, ООО «Машкомплект-Регион» при необходимости осуществляет выдачу наличных денег своим работникам в подотчет. На предприятии нет списока штатных сотрудников, имеющих право получать наличные деньги на хозяйственные нужды.

Планируя аудиторскую  проверку необходимо установить существенность - в нашем случае она равна 0,33%.

Размер сумм, выданных подотчетному лицу для осуществления  платежа по одной сделке, для ООО «Машкомплект-Регион» не может превышать нормы 100000 рублей в рамках одного договора, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Сумму аванса разрешается  расходовать строго на цели, на которые  они были выданы; передача подотчетных  сумм одним работником другому запрещена. В трехдневный срок с момента  возвращения из командировки, подотчетные  лица обязаны представить в бухгалтерию  ООО «Машкомплект-Регион» авансовые отчеты о произведенных фактических расходах с приложением оправдательных документов (этот срок зафиксирован в учетной политике предприятия). Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица обязаны возвратить в кассу. Новый аванс может быть выдан и до полного расчета по ранее выданному авансу. В бухгалтерии отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Затем отчет утверждает руководитель ООО «Машкомплект-Регион»

Состав первичных  документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления  на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих  расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно  широк и разнообразен, так как  расчеты с подотчетными лицами связаны  со многими другими разделами  учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при  проверке сопоставляются авансовые  отчеты с документами по другим разделам учета.

В бухгалтерском  учете подотчетные суммы учитывают  на активно-пассивном синтетическом  счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется отдельно по каждой хозяйственной  выдаче.

Оформление первичной  документации ООО «Машкомплект-Регион» соответствует требованиям, предъявляемым к заполнению и оформлению первичной документации бухгалтерского учета, и содержат все необходимые реквизиты.  

На основании  произведенной проверки аудитор  может выразить мнение, что надежность системы внутреннего контроля ООО «Машкомплект-Регион» при совершении расчетов с подотчетными лицами следует оценивать в качестве «низкой».

В то же время, в  ходе аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами выявлены следующие  нарушения:

· на предприятии  отсутствует список лиц, которым  разрешена выдача денежных средств  в подотчет (данные согласно вопросника);

· на предприятии  отсутствует система подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег  из кассы с обоснованием необходимости  приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг

· имеет место  несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах

· у ряда подотчетных  лиц имеется задолженность, которая  не погашена в установленные сроки (данные согласно вопросника);

· отсутствуют  утвержденные руководителем предприятия  сметы представительских расходов (данные согласно вопросника).

В качестве рекомендации ООО «Машкомплект-Регион» можно предложить тщательно следить за сроками выдачи подотчет денежных средств, а также более детально проверять авансовые отчеты подотчетных лиц. Проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов.