Расчеты с подотчетными лицами

Для сбора информации при составлении программы аудиторской  проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник:  

 

По результатам  опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вопроснику из таблицы аудитор может сделать следующие выводы:

1. Внутренний  контроль за расходованием и  целевым использованием денежных  средств из кассы предприятия  ослаблен отсутствием на предприятии  установленного приказом руководителя  круга лиц, которым могут быть  выданы деньги на хозяйственные  нужды.

2.  В нарушение  п. 11 Порядка ведения кассовых  операций в РФ лицам, не отчитавшимся  за полученные ранее суммы  под отчет, выдаются новые авансы.

3.   Приказы  о направлении работников в  командировки не оформляются,  при этом следует проверить,  не допускается ли под видом  командировочных расходов скрытое  авансирование работников предприятия.

4.  В нарушение  гл. 23 (ст. 217) и 24 (ст. 238) НК РФ суточные, возмещаемые сверх норм работникам  предприятия, не облагаются налогом  на доходы физических лиц и  единым социальным налогом.

5.  В нарушение  гл. 21 (ст. 171), 23 (ст. 217), 24 (ст. 238) и 25 (ст. 264) НК РФ для целей налогообложения  учет командировочных сумм в  пределах норм и сверх норм  не ведется.

6.  В нарушение  гл. 21 (ст. 171) и 25 (ст. 264) НК РФ для  целей налогообложения учет представительских  расходов в пределах норм и  сверх норм не ведется.

7.  В нарушение  п. 11 Порядка ведения кассовых  операций в РФ выдача наличных  денег под отчет на расходы,  связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих  необходимые.

По результатам  опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с  подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные  выводы по вопроснику позволяют ему  сделать основной вывод — о  том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или неудовлетворителен.

Подобный вывод  может быть основанием для следующих  действий:

•    если по результатам опроса сотрудников  проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты  с подотчетными лицами составляют небольшой  удельный вес в общем числе  хозяйственных операций, то аудитор  может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для  оценки существенности ст. «Расчеты с  подотчетными лицами» в отчетности предприятия;

•    если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик (например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными  деньгами; оплата работ и услуг  сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц и размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение  задолженности не производится), то такие факты могут стать для  аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности  отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Федеральному закону «О бухгалтерском учете».

В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются  практически все методы получения  аудиторских доказательств, но к  различным объектам контроля и для  выявления одного или нескольких возможных нарушений.

2. Аудит расчетов  с подотчетными  лицами на предприятии  ООО «Машкомплект-Регион»

2.1 Экономическая характеристика  аудируемого лица  ООО «Машкомплект-Регион»

Общество с  ограниченной ответственностью «Машкомплект-Регион» учреждено на основании Решения единственного учредителя – Авдеева В.А., он же является Генеральным директором этого общества.

Уставный капитал  общества составляет 10000 (Десять тысяч) рублей.

Адрес: Россия, 630052, г. Новосибирск, ул.Толмачевская д.43/4

Целью деятельности ООО «Машкомплект-Регион» является получение прибыли. Данное предприятие оказывает услуги по аренде и складскому обслуживанию.

 ООО «Машкомплект-Регион» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и другие счета, фирменное наименование, круглую печать.

ООО «Машкомплект-Регион» приобрело права юридического лица с момента государственной регистрации. ООО «Машкомплект-Регион» для достижения целей своей деятельности вправе от своего имени совершать сделки, приобретать имущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. ООО «Машкомплект-Регион» отвечает по своим обязательствам всем своим имуществом; а его учредитель несёт риски по обязательствам общества в пределах стоимости принадлежащей ему доли в Уставном капитале Общества (100%).

ООО «Машкомплект-Регион» осуществляет свою производственно-хозяйственную и финансовую деятельность на принципах полной хозяйственной самостоятельности, самоуправления и самофинансирования, исходя из конъюнктуры и спроса на рынке.

Руководство текущей  деятельностью предприятия осуществляет директор. Помимо иной финансово-хозяйственной  деятельности, на него, согласно п.1 ст.6 «Организация бухгалтерского учета  в организациях» Закона «О бухгалтерском  учете», возложена ответственность  за правильную постановку бухгалтерского учета и отражение его результатов  в отчетности, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций.

Учетная политика предприятия на 2010 год принята 30 декабря 2009 года, утверждена приказом директора. При этом разработаны:

· рабочий план счетов, создаваемый на основе Плана  счетов бухгалтерского учета, утвержденного  Министерством финансов Российской Федерации;

· формы первичных  учетных документов, применяемые  для оформления бухгалтерских операций, по которым не предусмотрены типовые  формы первичных документов, а  также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

· перечень лиц, имеющих право подписи первичных  документов;

· методы оценки отдельных видов имущества и  обязательств;

· порядок проведения инвентаризации;

· правила документооборота и технология обработки учетной  информации;

· порядок контроля за хозяйственными операциями.

Численность сотрудников  предприятия составляет 213 человек, из них в бухгалтерии задействованы 6 человек. В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации», ООО «Машкомплект-Регион» является средним предприятием.

Аудит расчетов с подотчетными лицами является инициативным, проводится впервые. Цель - оценка состояния расчетов с подотчетными лицами.

2.2 Оценка системы  внутреннего контроля  на предприятии

Бухгалтерская служба подчиняется непосредственно  руководителю. Для сотрудников бухгалтерии  разработаны должностные инструкции.

У каждого бухгалтера свой участок работы. Бухгалтера отвечают за учет материалов, основных средств и МБП, начисляют амортизацию, осуществляют операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств, ведут учет выданных в подотчет денежных средств, контролируют возврат подотчетных сумм, своевременность, правильность составления авансовых отчетов и т.д.

Главный бухгалтер, составляет отчетность во внебюджетные фонды, формирует финансовый результат  деятельности, составляет остальную  статистическую и бухгалтерскую  отчетность. Кроме того, он отвечает за формирование учетной политики, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской  отчетности, контролирует деятельность всех бухгалтеров, обеспечивает соответствие хозяйственных операций действующему законодательству.

Поскольку исследуемое  предприятие относится к среднему, то необходимо учесть следующие особенности:

- Для целей  правил (стандартов) аудиторской деятельности  и при планировании соответствующих  аудиторских процедур аудитору  следует выбирать методику аудита, руководствуясь в первую очередь  соображениями возможности разделения  ответственности и полномочий  сотрудников, отвечающих за ведение  учета, особенностями организации  системы бухгалтерского учета  и документооборота, по объективным  причинам невозможно обеспечить  надлежащее разделение их ответственности  и полномочий.

- учетные записи  могут вестись нерегулярно, без  последовательного соблюдения формальных  требований, могут не отражать  реального положения дел, что  повышает риск искажений бухгалтерской  отчетности;

- ситуация, когда  сотрудники, ведущие бухгалтерский  учет, одновременно имеют доступ  к таким активам экономического  субъекта, которые легко могут  быть сокрыты, изъяты или реализованы,  что может способствовать возникновению  злоупотреблений. 

Для того чтобы  наметить направления проверки необходимо оценить состояние внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами.

Для этого были составлены вопросы на которые отвечал главный бухгалтер, так как работа бухгалтера подчинена главному бухгалтеру, который осуществляет контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета расчеты с подотчетным лицами, и руководителю предприятия, который несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации. Вопросник представлен: