Ревизия расчетов с подотчетными лицами

      В организации должен существовать утвержденный руководителем список работников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы. В него могут включаться только постоянно работающие лица, в том числе на условиях совместительства, или работающие по договорам подряда.

Банком России установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Данное требование не означает, что денежные средства на приобретение, например, ТМЦ должны выдаваться под отчет только в указанных пределах. Ограничения на выдачу подотчетных сумм может устанавливать только руководитель организации. Однако подотчетное лицо не может выплачивать наличными средствами в один день одному юридическому лицу сумму более установленной в качестве предельного размера расчетов между юридическими лицами.

      Факт  расходования подотчетных сумм должен быть в обязательном порядке подтвержден первичными оправдательными документами, имеющими необходимые реквизиты: наименование документа, дату его оформления, наименование организации-продавца, содержание хозяйственной операции, цену, количество и стоимость товара (работ, услуг), подписи ответственных лиц, заверенные печатью организации, и т.п.. Такими документами при оформлении оплаты хозяйственных расходов могут служить квитанции к приходному кассовому ордеру, закупочные акты, квитанции установленных форм.

Для оформления расчетов с подотчетными лицами используются следующие первичные документы:

1. авансовые отчеты;
2. журнал регистрации авансовых отчетов;
3. список лиц, которым разрешенного наличных денег из кассы;
4. заявления на выдачу денег из кассы.

      Документами, подтверждающими произведенные  расходы, являются товарные и кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок и Т.П.

в бухгалтерском учете эти операции отражаются следующим образом:

    Д 71 - К 50 - получены подотчетным лицом  денежные средства из кассы под отчет (отражается на момент фактического получения  денежных средств из кассы);

Д 10 - К 71- приобретены материальные ценности;

Д 20, 26 - К 71 - осуществлены хозяйственные расходы.

Оприходование материалов и прочих хозяйственных  расходов

осуществляется  в момент принятия к учету авансового отчета.

    Для отражения расчетов с подотчетными лицами используются те же регистры синтетического и аналитического учета, что и для командированных лиц.

    Ревизия хозяйственных расходов. Ревизия  подотчетных сумм тесно связана  с ревизией кассовых операций и проводится чаще всего одновременно. Ревизию  расчетов с подотчетными лицами целесообразно начинать с установления остатков задолженности этих лиц на конец ревизуемого периода. Для этого проводят инвентаризацию подотчетных сумм.

    Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы организации, путем сличения данных журналов-ордеров ,№1 и 7 за каждый месяц, а также соответствие сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и данных Главной книги за каждый месяц. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу в журнале-ордере ,№7 с соответствующим итогом ведомости к журналу-ордеру ,N'2 1. Сопоставляются месячные обороты по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отражающие расходы по дебету счетов 10, 26, 41 и Т.п., с записями В Главной книге по дебету соответствующих счетов.

    Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах и отраженных в авансовых отчетах, а также аналитических данных журнала-ордера ,№7 с авансовыми отчетами за конкретный период.

    Проверяются расходы на закупку материальных ценностей по оправдательным документам, свидетельствующим о фактически произведенных расходах, и правильность их заполнения. При оплате товаров, работ, услуг юридическим лицам проверяются представленные накладные, счета, товарные и кассовые чеки, приходные и расходные кассовые ордера и т.п. При оплате товаров, работ, услуг физическим лицам проверяются акты закупки с указанием в них полных сведений о физическом лице (фамилия, имя, отчество, адрес места жительства, паспортные данные).

      Ревизор обращает внимание на контроль в бухгалтерии  выдачи денег подотчетным лицам  только в пределах потребности. Если такой контроль осуществляется плохо, возможны факты скрытого авансирования в личных целях. В практике контрольно-ревизионной работы известны случаи хищений денежных средств бухгалтером по аналитическому счету, открытому на его имя к счету "Расчеты с подотчетными лицами». В целях создания резерва для хищения бухгалтер составляет заведомо неправильную проводку на подотчетную сумму, выданную работнику организации: в дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами» эту сумму не относит, а записывает ее на расходы. После представления работником авансового отчета бухгалтер отражает соответствующую сумму по кредиту его лицевого счета, в результате чего образуется искусственная задолженность организации этому работнику. В дальнейшем под видом получения подотчетных сумм на хозяйственные расходы бухгалтер выписывает на собственное имя кассовый расходный ордер и получает по нему указанную сумму. При обработке поступающих в бухгалтерию кассовых отчетов, в которых наряду с другими указывается и его расходный ордер, бухгалтер не отражает его по собственному лицевому счету, а относит на лицевой счет другого работника. Поскольку расчеты с данным работником в аналитическом учете закрываются, нужно тщательно проверить обоснованность записей на счетах аналитического учета в соответствии с оправдательными документами и корреспонденцией счетов, указанных в регистрах синтетического учета.

      Необходимо  проверить, не числится ли задолженность  по подотчетным суммам на конец проверяемого периода за лицами, которые на момент ревизии уволены из организации.

      В случаях приобретения из подотчетных  сумм материалов для хозяйственных  нужд, малоценного инвентаря в  небольших количествах для текущих  потребностей организации про веря ют, не было ли незаконных закупок материалов и инвентаря по завышенным ценам у частных лиц без накладных и товарных чеков. Если указанные ценности сразу списывались на издержки обращения, то проверяют обоснованность такого списания.

Наиболее часто  встречаются следующие нарушения:

• выдача денег  под отчет лицам, не являющимся работниками  организации;

• выдача денег  под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

• выдача денег на хозяйственные расходы лицам, не указанным в утвержденном списке организации;

• несвоевременное  представление отчета об израсходованных  подотчетных сумм.

4.3. Представительские  расходы

      Состав  представительских расходов. К представительским относятся расходы организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) или другого аналогичного органа организации. Кним относятся расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурнo-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и осуществления культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Руководитель  организации в приказе определяет круг лиц, имеющих

право осуществлять представительские расходы, и утверждает форму отчета по произведенным представительским расходам. Для проведения представительских мероприятий разрабатывается внутренний распорядительный документ, в котором определяются место встречи, количество приглашенных лиц, количество участников со стороны организации, период проведения, перечень обсуждаемых вопросов.

      Работник, осуществляющий представительские расходы, представляет заявление на выдачу денег из кассы. После осуществления расходов он составляет авансовый отчет документами, подтверждающими произведенные расходы, являются товарные и кассовые чеки,

накладные, счета, акты закупок.

В целях бухгалтерского учета данные расходы могут учитываться 

как расходы, непосредственно  связанные с производством (если переговоры и мероприятия связаны с производственной деятельностью),

либо как прочие расходы.

Данные расходы  отражаются в бухгалтерском учете  следующим

образом:

Д 71- К 50 _ выданы денежные средства под отчет на представительские расходы;

Д 41- К 71- приобретены товары для представительских расходов;

Д 20,26,31- К 41- использованы товары в представительских целях

        Д20,26,31- К 71- подотчетное лицо использовало денежные средства на представительские мероприятия

      Для целей налогообложения данные расходы включаются в состав прочих расходов в пределах норматива, который рассчитывается в про центах от суммы расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный период. Превышение расходов для целей налогообложения не учитывается. К представительским расходам в целях налогообложения не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

      Так как представительские расходы  входят в состав прочих расходов, то датой их осуществления и отражения в бухгалтерском и налоговом учете является дата утверждения авансового отчета. Если организация применяет кассовый метод учета, то представительские расходы принимаются только после их оплаты.

      Расчеты с подотчетными лицами по представительским  расходам проводятся через те же регистры синтетического и аналитического учета, которые приведены ранее.

      Ревизия представительских расходов. При такой ревизии проверяется правильность их оформления. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение и величина расходов. Организации рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документальное оформление и контроль, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности.

      К документам по оформлению представительских  расходов относятся программа приема с указанием состава участников, плановая смета расходов, отчет о произведенных расходах, первичные учетные документы, подтверждающие такие расходы.

      Фактические расходы, отнесенные на себестоимость  продукции (работ, услуг) для целей  налогообложения, не должны превышать  предельных размеров, установленных Минфином России 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выводы  и предложения

      На  ООО «ИжСпецКомплект» существует проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами. Ппроблема остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

     Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных  расходов, а также для оплаты хозяйственных  расходов, расходов, связанных с  приобретением материалов по мелкому  опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.

     Ревизия расчетов с подотчетными лицами осуществляют сплошным порядком. Аудитор руководствуется Постановлением «О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за границу» с учетом действующих изменений.

     Источниками аудита являются: приказы и распоряжения по предприятию, авансовые отчеты с  прилагаемыми к ним оправдательными  документами об использовании подотчетных  сумм, отчетах кассира с прилагаемыми приходными и расходными кассовыми  документами, Главная книга, баланс предприятия, данные аналитического и  синтетического учета из счета 372 «Расчета с подотчетными лицами».

     Основными задачами аудита расчетов с подотчетными лицами является: проверка соблюдения правил издания авансов; контроль за своевременностью сдачи авансовых  отчетов; проверка правильности использования  подотчетных сумм и оформление документов, прибавленных к авансовым отчетам, а также своевременности возвращения  неизрасходованных сумм. Кроме того, заданием аудиту является: выявление  незаконных и нецелесообразных с  хозяйственной точки зрения расходов..

     На  предприятии утвержден Приказ об учетной политике. Бухгалтерский  учет на предприятии ведется силами бухгалтерской службы в составе 2 человек, руководимой главным бухгалтером, который подчинен, непосредственно, директору. Бухгалтерский учет в  ООО «ИжСпецКомплект» ведется на основе Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий  и организаций и Инструкции №291 по журнально-ордерной форме с элементами компьютерной обработки при помощи прикладной программы «1С: бухгалтерия».