Содержание и особенности функции отделов и подразделений бухгалтерской службы организации

В пятом разделе «Взаимоотношения, служебные связи» указываются службы, с которыми бухгалтерия взаимодействует:

• все структурные подразделения – по вопросам бухгалтерского учета;
• юридическая служба – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
• кадровая служба – по вопросам подбора кадров для бухгалтерии, расчета заработной платы персонала в соответствии с приказами о зачислении (принятии) на работу, увольнении, отпуске, перемещении в организации и т. д.;
• секретариат – по вопросам, связанным с предоставлением справок, сведений, сводок по запросам руководства, а также с представлением отчетов о результатах финансово-хозяйственной деятельности.

В этом же разделе  отражаются внешние связи:

• с налоговыми, статистическими и социальными органами – представление соответствующей отчетности;
• с банковскими структурами – осуществление расчетов с помощью документов, оформляемых в бухгалтерии.

Шестой  раздел «Организация работ» включает правила внутреннего распорядка работы бухгалтерии. В тех случаях, когда организация попадает в число субъектов, подлежащих обязательному аудиту, в данный раздел вносится соответствующая информация.

Таким образом, Положение о бухгалтерии –  многопрофильный документ, четко  регламентирующий порядок ее работы. От тщательности и детализации его разработки зависит эффективность системы бухгалтерского учета в организации.

Положение о бухгалтерии составляет главный  бухгалтер и утверждает руководитель организации. Логическим продолжением Положения о бухгалтерии являются должностные инструкции работников бухгалтерии, которые составляются для каждого работника бухгалтерии. В них определяют конкретные операции по учетной работе. Благодаря разграничению прав и обязанностей учетного персонала каждое должностное лицо может планировать свою деятельность в пределах возложенных на него обязанностей, избегая дублирования в выполнении трудовых функций.

Основу должностных  инструкций сотрудников бухгалтерии  должны составлять квалификационные характеристики, которые предусмотрены постановлением Минтруда России от 6 июня 1996 г. № 32.

Должностные инструкции – внутренний документ организации, определяющий организационно-правовое положение работника, поэтому необходимо, чтобы они отражали весь круг его служебных обязанностей, полномочий и ответственности.

Должностная инструкция может включать следующие  разделы.

1. Общие  положения

2. Функции  работника

3. Права  и обязанности

4. Ответственность

5. Заключительные  положения

Должностные инструкции сотрудников бухгалтерской службы разрабатывает главный бухгалтер и утверждает руководитель организации. Утвержденная должностная инструкция должна доводиться в обязательном порядке до сведения работника, занимающего соответствующую должность                         
 
 
 
 
 
 

                                            Практическая часть.

3.1. Характеристика объекта исследования

      При написании курсовой работы объектом исследования являлось ОАО "Совтрансавтоэкспедиция", форма собственности которого представляет собой Открытое акционерное общество.

      ОАО "Совтрасавтоэкспедиция" создано  в соответствии с Гражданским  кодексом Российской Федерации, Законом  Российской Федерации "Об акционерных  обществах", другими правовыми  актами Российской Федерации, регламентирующими  создание и определяющими правовое положение юридических лиц в Российской Федерации.

      Общество  является правопреемником Узлового транспотрно-экспедиционного предприятия  международных перевозок грузов "Совтрансавтоэкспедиция" в полном объеме.

      Основной  целью Акционерного Общества является  получение прибыли.

      Основными видами деятельности ОАО "Совтрасавтоэкспедиция" являются:

• осуществление перевозок грузов и пассажиров в международном автомобильном сообщении;
• осуществление транспортно-экспедиционных операций;
• прием, выдача и хранение грузов на своих складах;
• сбор мелких партий грузов, комплектация грузов для их отправки в сборных автомобилях, переправка грузов в пункты назначения другими видами транспорта;
• погрузочно-разгрузочные работы;
• получение грузов, прохождение таможенного досмотра, декларирование, доставка грузов получателям;
• техническое обслуживание и ремонт автотранспортных средств;
• организация и осуществление мер, направленных на выявление резервов повышения эффективности автотранспортных средств и других услуг, рациональное использование материальных, валютно-финансовых ресурсов и развития научного потенциала, обеспечение диверсификации внешнеэкономической деятельности Акционерного Общества;
• строительство и текущий ремонт зданий и сооружений;
• оказание услуг в области рекламы и реализации продукции:
• осуществление любого рода экспортно-импортных операций по неограниченной номенклатуре товаров и услуг, проведение биржевых операций, маркетинга, оказание посреднических, консультативных, информационных, арендных и сервисных услуг российским и иностранным юридическим и физическим лицам;
• инвестирование собственного или заемного капитала в РФ и за рубежом, в том числе посредством участия в создании и деятельности совместных предприятий и фирм, АО, ассоциаций, концернов, торговых домов;
• создание собственной производственной инфраструктуры, включая производственные и перерабатывающие мощности, складские и другие вспомогательные объекты, сбытовую сеть (оптовую или розничную) и управление ими;
• организация и осуществление полиграфической, редакционно-издательской, рекламно-информационной деятельности;

 
 
 
 
 

3.2. Стурктура бухгалтерии ОАО "Совтрансавтоэкспедиция" и ее анализ

      Структура бухгалтерии ОАО "Совтрасавтоэспедиция" имеет централизованную форму учета. Тип организации структуры бухгалтерии–линейная.Состав - 10 человек, включая главного бухгалтера. Бухгалтерия обеспечивает обработку документов, рациональное ведение бухгалтерских записей в учетных регистрах и на их основе составление отчетности. Современное получение учетной информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия позволяет руководителям оперативно воздействовать на ход работы, принимать соответственные меры для повышения экономических показателей работы предприятия (производительности труда, прибыли).

      На  следующей схеме представлена структура бухгалтерии ОАО "Совтрансавтоэкспедиция". 

 

 
 

                                                                                                              Схема 2.

      Работники расчетной группы на основании первичного учета труда рабочих и служащих выполняют все расчеты по заработной плате и удержаниям из нее, осуществляют контроль за использованием фонда оплаты труда. Ведут учет по отчислениям на социальное страхование рабочих и служащих и отчислением в Пенсионный фонд.

      В состав расчетной группы входят: бухгалтер  и экономист по расчету зарплаты. На бухгалтера по расчету зарплаты возложены следующие функции и должностные обязанности:

1. Обеспечивает прием табелей учета рабочего времени для расчета зарплаты;
2. Выдает справки о начисленной зарплате работникам акционерного общества, справки для начисления пенсий;
3. Составляет отчеты по пенсионному фонду, по налогу на доходы и отчитывается в ИМНС РФ.
4. Производит расчет больничных листов;
5. Производит расчет очередных отпусков и т.д. на основании приказов.
6. Обеспечивает прием авансовых отчетов подопечных лиц предприятия; производит разноску получения и возврат денежных средств по кассе подотчетных лиц;
7. Производит ежемесячное составление журнала № 7;
8. Отслеживает недопущение сдачи авансовых отчетов сверх указанных приказом предприятия сроков;
9. Производит получение и выдачу валютных денежных средств на командировочные расходы водителей и служащих предприятия;
10. Проводит проверку своевременности сдачи валютных авансовых отчетов не позднее сроков, указанных в заявке на получение валютных денежных средств;
11. Проводит ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение. Использует в своей работе компьютерную технику.

 

      На  экономиста по расчету  зарплаты возлагаются почти те же функции, что и на бухгалтера, но с некоторыми отличиями, такими, как:

1. Составляет отчеты по медицинскому страхованию, по фонду социального страхования;
2. Составляет отчеты по работникам, участникам лиувидации аварии на ЧАЭС и отчитывается в федеральном казначействе;
3. Производит расчет алиментов на основании исполнительных листов;
4. Выполняет отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

      Работники финансовой группы ведут учет денежных средств и расчетов с предприятиями, организациями, и отдельными лицами, учет  фондов, учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами, в том числе учет расчетов с подотчетными лицами.

      К работникам финансовой группы относятся: старший экономист по ведению  валютных счетов, экономист, старший кассир, кассир.

      На  экономиста по ведению  валютных счетов возлагаются  следующие функции  и должностные  обязанности:

1. Контроль за порядком обязательной продажи экспортной валютной выручки с последующим оформлением документов продажи со всех транзитных счетов Общества, разблокировки поступивших валют;
2. Оформление документов по внеобязательной продаже со всех текущих счетов в валюте; документации по конвертации валютных средств;
3. Оформление покупки валюты на командировочные расходы водителей, сотрудников, на различные платежи в валюте;
4. Контроль и оформление обратной обязательной продажи со специальных счетов Общества по возврату валютных средств;
5. Оформление платежных поручений в иностранной валюте;
6. Отчет перед банком – оформление сведений о договорах:

• по каждому отдельному зачислению в валюте и каждой фирме;

• по каждому платежному поручению.

7. Контроль за правильностью списания банком комиссионных расходов по всем видам валютных операций;

8. Переписка с банком по валютным счетам;
9. Работа с ПСИ: оформление паспорта импортной сделки; своевременная сдача ГТД в банк; заполнение и своевременная сдача учетных карточек и карточек платежей по импорту;
10. Составление ежемесячных отчетов по ведению всех валютных счетов касательно:

• зачислений на валютные счета;

• расходов по списаниям со счетов по платежам, продаже, комиссионных расходов и др.;
• прибылей и убытков от всех видов продаж и покупок; суммовых разниц по оплате.

11. Ведение книги покупок по всем счетам, оплаченным в валюте;

12. Проведение ежегодного отбора документов на архивное хранение или уничтожение. Использование в работе вычислительной техники.

 
 

Функции и должностные  обязанности экономиста.

1. Обеспечивает прием авансовых отчетов подотчетных лиц предприятия;
2. Производит разнос получения и возврата денежных средств по кассе подотчетных лиц;
3. Производит ежемесячное составление ж/о №7;
4. Отслеживает недопущение сдачи авансовых отчетов сверх указанных приказом предприятия сроков;
5. При сдаче авансовых отчетов сверх установленных норм передает список экономисту по з/плате на удержание подоходного налога подотчетного лица;
6. Предоставляет гл. бухгалтеру отчет по фактически закупленным материалам и запчастям;
7. Производит обработку банковских выписок по корпоративным картам;
8. Поддерживает постоянную связь с банком об увеличении или уменьшении доступного лимита водителям;
9. Проводит контроль за дебиторской задолженностью и передает отчет гл. бухгалтеру (по представлению документов расчетного отдела);
10. Производит расчеты по агентским соглашениям;
11. Являясь членом комиссии по социальному страхованию составляет реестры больничных листов и оформляет сам б/листы;
12. Производит ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение. Использует в работе вычислительную технику.

На  старшего кассира  возлагаются следующие  функции:

1. Ведение учета кассы предприятия (поступление от клиентов денежных средств). Выдача наличных денежных средств (согласно порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденных решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22.09.93г.  № 40);
2. Производят записи в кассовую книгу;
3. Комплектует денежные средства для инкассации;
4. Использует в работе кассовый аппарат для расчетов с покупателями – физическими лицами;
5. Выполняет отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности Общества.