Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами и расчетов с персоналом по прочим операциям

• по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет (Приложение Д) с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.

     Расчеты по командировке – казалось бы, обыденная  работа бухгалтера, и все же это  одна из самых наболевших проблем: слишком  нечетко закон говорит о командировочных  расходах.

     Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

     Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно – хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации.[7,c.169]

     Денежные  средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные  расходы.

     Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

     К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные  расходы, приобретение материалов по мелкому  опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

     Выдача  наличных денежных средств сотрудникам  из кассы организации может производиться:

• либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
• либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

     К расходам на хозяйственные нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

     При выдаче сотруднику КУП «Полоцк-торг» денежных средств под отчет для приобретения материальных ценностей, ему необходимо получить доверенность и зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

     К авансовому отчету, являющийся первичным  оправдательным документом, подтверждающими  расходование подотчетных средств, являются: товарный и кассовые чеки магазина; накладные (внутрихозяйственного назначения); акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальных ценностей.

     Для обобщения информации обо всех видах  расчетов с персоналом организации, кроме расчетов по оплате труда, расчетов с подотчетными лицами и депонентами предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

     К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» могут быть открыты следующие  субсчета: «Расчеты по предоставленным  займам», «Расчеты по возмещению материального  ущерба», «Расчеты за товары, проданные в кредит» и др.

     На  субсчете «Расчеты по предоставленным  займам» отражаются расчеты с  персоналом организации по предоставленным  работникам займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.).

     Условия выдачи займов (в частности, ограничение  их размеров и источников выдачи) определяются организацией самостоятельно (собственниками – в учредительных документах либо администрацией – приказом по организации или утвержденным руководителем организации положением).[8,c.136]

     Наиболее  распространенные ограничения при  выдаче займов:

     – руководитель не имеет права без согласия собственников предоставлять заем одному лицу более установленного размера (например, определенной части чистой прибыли организации, или ее чистых активов, или размера уставного капитала и др.);

     – устанавливается предельный срок, на который может быть предоставлен заем;

     – ограничивается круг лиц, которые могут претендовать на предоставление займа.

     Договор займа должен быть заключен в письменной форме.

     Заемщик выдает организации обязательство  о возврате полученных средств. В  обязательстве указывается, что  в случае увольнения заемщика по собственному желанию без уважительных причин, за нарушение трудовой дисциплины или при нецелевом использовании полученных средств заем подлежит возврату организации досрочно.

     В бухгалтерском учете организации  операции по предоставлению займа работникам отражаются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по предоставленным займам». По дебету счета 73, субсчет «Расчеты по предоставленным займам», отражается сумма предоставленного работнику займа в корреспонденции со счетом 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета», а по кредиту счета 73, субсчет «Расчеты по предоставленным займам» – сумма платежей, поступившая от работника – заемщика в погашение займа, в корреспонденции со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при возврате займа путем удержания из заработной платы), или счетом 50 (при возврате наличными), или счетом 51 «Расчетные счета».

     Если  заем, выданный работнику организации, им не возвращен (или возвращен не полностью), эта задолженность подлежит списанию на счет 91 «Прочие доходы и расходы» как внереализационные расходы организации.

     На  субсчете «Расчеты по возмещению материального  ущерба» учитываются расчеты  по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации  в результате недостач и хищений  денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.

     Списание  недостач и хищений за счет виновных лиц может быть произведено в  следующих случаях:

• если граждане признаны виновными по решению суда;
• если граждане являются виновными в силу принятия на себя полной материальной ответственности;
• в других случаях, когда работники могут быть привлечены к полной или ограниченной материальной ответственности.[9,c.158]

     В соответствии с законодательством при обнаружении недостачи товарно-материальных ценностей у работника, с которым заключен договор о материальной ответственности, администрация организации имеет право разрешить ему добровольно возместить ущерб, причиненный организации. Работник должен дать письменное согласие об удержании суммы ущерба из заработной платы, если сумма ущерба не превысила его среднемесячной заработной платы.

     Если  факт недостачи зафиксирован, а работник добровольно не возмещает ущерб  и не представляет заявление о  согласии удержания суммы недостачи  из заработной платы, то администрация вправе подать иск в суд.

     При коллективной (бригадной) материальной ответственности подлежащий возмещению ущерб распределяется между членами  бригады пропорционально должностному окладу и фактически проработанному времени за период от последней инвентаризации до дня обнаружения ущерба.

     Члены коллектива могут быть освобождены  от возмещения ущерба, если установлено, что ущерб причинен не по их вине, или найдены конкретные виновные лица.

     Размер  причиненного организации ущерба определяется по фактическим потерям на основании данных бухгалтерского учета в зависимости от балансовой стоимости (себестоимости) материальных ценностей, а для основных средств – остаточной стоимости.

     При хищении, недостаче, умышленной порче (уничтожении) размер причиненного ущерба определяют исходя из рыночных цен.

     По  импортным материальным ценностям  ущерб определяют по таможенной стоимости  с учетом уплаченных таможенных пошлин, налоговых платежей и других затрат, произведенных организацией при  получении груза с таможенного склада. 

     1.2 Аннотированный перечень нормативных  документов по учету расчетов  с подотчетными лицами и с  персоналом по прочим операциям.

     Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов  и сроки, на которые они выдаются, установлены Правилами ведения  кассовых операций в Республике Беларусь. 
Инструкция о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь устанавливает размеры штрафов в случае несоблюдения Правил ведения кассовых операций.  
Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14 апреля 2000 г. № 55 « Об утверждении положения о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу регламентирует трудовые отношения, назначения, переводы и перемещения работников, направленных в учреждения Республики Беларусь за границей.

     Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. N 35 «Об утверждении инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь» регламентирует документальное оформление направления работника в командировку, понятие служебной командировки, виды расходов, возмещаемых работнику предприятия, а также порядок и сроки предоставления авансового отчета в бухгалтерию по приезду из командировки. 
Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» установлен перечень лиц и нормы оплаты командировочных расходов, представленные в виде таблицы, содержащей наименование страны, вид иностранной валюты, нормы расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточных), а также предельную норму по найму жилого помещения. Размеры возмещения расходов устанавливаются в соответствии с Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 17 октября 2003г. № 143 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках».

     Указом  Президента Республики Беларусь от 7 августа 2002 г. № 437 «О совершенствовании порядка  направления в служебные командировки за границу» регламентируется:

     • продолжительность служебной командировки за границу (не должна превышать двух дней без учета времени на проезд к месту командирования и обратно);

     • срок предоставления Президенту Республики Беларусь информации о результатах  служебной командировки руководителями, должности которых включены в  перечень высших государственных должностей Республики Беларусь (в течение десяти дней);

     • необходимость обеспечения руководителям  государственных органов и других государственных организаций максимальной эффективности служебных командировок за границу и контроля за использованием бюджетных средств на эти цели;

     • и некоторые другие вопросы.

     В соответствии с Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 27 сентября 2002 г. №1331 «О совершенствовании  организации и финансирования служебных  командировок за границу» установлен перечень лиц, утверждающих задания на служебные командировки за границу .

     В соответствии с Инструкцией о  порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках  в пределах Республики Беларусь установлен перечень расходов, возмещаемых командированному работнику.

     Постановление «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках  устанавливает размеры возмещения суточных и других расходов. 

 

     2. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ  ЛИЦАМИ НА ЧУП «ПОЛОЦК-ТОРГ». 

     2.1 Порядок выдачи денег под отчет. Порядок составления, проверки, утверждения и бухгалтерской обработки авансовых отчетов.

     Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в КУП «Полоцк-торг» подразделяются на три вида:

     1. Документы, относящиеся к первому  виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

     К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное  удостоверение, расходный кассовый ордер .