Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами и расчетов с персоналом по прочим операциям

     Расходы на жилье при служебных командировках  в пределах Республики Беларусь возмещаются в размере стоимости представленных подлинных документов (счетов, квитанций и других документов), подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более).

     Командированному работнику при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице. 
В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (по пользованию телевизором, холодильником и другими предметами культурно-бытового назначения, включенными в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг. Стоимость завтрака, включенного в стоимость номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается.[1]

     Размеры суточных расходов внутри страны

     Они утверждены Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.10.2011 № 107 „Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках“ установлены следующие размеры возмещения суточных при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь:

• 44 000 рублей за каждый день командировки
• при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства, — 22000 рублей.
• по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов - 13000 рублей в сутки.

     Командировки  за границу

     При командировке за границу оплачивается по проезду воздушным, железнодорожным и водным транспортом: по тарифу 2-го класса (на самолетах — по тарифу экономического класса, на судах — по тарифу туристического класса, на железнодорожном транспорте — „купе“).

     При следовании указанными видами транспорта возмещаются расходы по оплате страховых и комиссионных сборов, а также обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах.

     Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит.

     Если  проезд железнодорожным или водным транспортом осуществляется в ночное время, то оплачивается стоимость комплекта спальных принадлежностей, в том числе для детей, на которых приобретаются проездные билеты, а также стоимость одного билета и комплекта спальных принадлежностей для двоих детей, имеющих право на бесплатный проезд; расходы по провозу не более 80 кг багажа.  

     Размеры командировочных расходов при поездке  за границу

     Они установлены Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 N7 „Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу“. Например:

• для Российской Федерации данные нормы составляют до 90 долларов США (г. Москва и г. Санкт-Петербург — до 120 долларов США)
• для Украины — до 70 долларов США (г. Киев — до 120 долларов США; г. Одесса, г. Симферополь, г. Ялта, г. Львов — до 90 долларов США)
• для Польши — до 90 долларов США

     Суточные  за время нахождения в пути выплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки. При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием, либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено.

     Практически повсеместным нарушением, встречаемым  при проверках, является невыплата  нанимателем работнику аванса при  направлении в служебную командировку.

     Аванс должен выдаваться не позже чем за день до отъезда в служебную командировку. Денежный аванс выдается в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.[2] 

     2.4 Учет расчетов по административно-хозяйственным  расходам.

     Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

     К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные  расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

     Выдача  наличных денежных средств для приобретения материальных ценностей (работ, услуг).

     Выдача  наличных денежных средств работникам предприятия под отчёт регулируется Порядком ведения кассовых операций в РБ.

     Так, например, говорится, что выдача наличных денег под отчёт производится из касс предприятий.

     При временном отсутствии у предприятий  кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятия или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

     Выдача  наличных денежных средств сотрудникам  из кассы организации в данном случае может производиться:

     · либо под отчёт на хозяйственные  и операционные расходы;

     · либо в порядке возмещения произведённых  сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению  руководителя организации).

     В соответствии с Порядком ведения  кассовых операций выдача наличных денег  из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером (или лицами на это уполномоченными).[10,c.124]

     В тех случаях, когда на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам  документах, заявлениях и т.п. имеется  разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

     В учёте выдача наличных денежных средств  под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

     Дебет 71 Кредит 50(51) – на выданную сумму

     соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка. 

     2.5 Синтетический и аналитический  учет расчетов с подотчетными  лицами.

     Для учета расчетов с работниками  предприятия по подотчетным суммам используют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На выданные, под отчет суммы дебетуют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредитуют счет 50 «Касса» или другой счет, с которого выданы денежные средства. На израсходованные подотчетными лицами суммы кредитуют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебетуют счета 44 «Расходы на реализацию» (на произведенные расходы), 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары» (на стоимость приобретенных основных средств и товарно-материальных ценностей).

     Выдача  наличных денег под отчет на командировочные и хозяйственные расходы отражается бухгалтерской записью:

     дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  и кредит счета 50 «Касса» - при выдаче наличных денежных средств из кассы организации,

     дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредит субсчета 55/7 «Банковские карты» - при получении наличных денежных средств подотчетным лицом с карт-счета.

     Израсходованные подотчетными лицами суммы списываются бухгалтерскими записями:

     дебет счета 44 «Расходы на реализацию» и кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на сумму командировочных расходов, утвержденную руководителем организации в зависимости от характера произведенных расходов.

     Товарно-материальные ценности, приобретенные за счет сумм, полученных на хозяйственные расходы, приходуются бухгалтерской записью^-

     дебет счета 10 «Материалы» (08 «Вложения во внеоборотные активы», 41 «Товары», 50/3 «Денежные документы» и др) и кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

     Налог на добавленную стоимость, выделенный в документах при приобретении ценностей, отражается бухгалтерской записью:

     дебет счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам» и кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

     Стоимость работ (услуг), оплаченных подотчетными лицами наличными за счет сумм, выданных под отчет на хозяйственные расходы, отражается записью:

     дебет счета 44 «Расходы на реализацию» (91/2 «Операционные расходы» и др) и кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на сумму оплаченных работ без НДС;

     дебет счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам» и кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на сумму налога на добавленную стоимость, выделенного в расчетных документах и включенного в стоимость работ.

     Остатки неиспользованных сумм возвращаются подотчетными лицами в кассу организации, что в бухгалтерии отражается записью

     дебет счета 50 «Касса» и кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     Остатки неиспользованных подотчетных сумм удерживаются по решению руководителя из заработной платы работника, что в бухгалтерии отражается записью:

     дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     Остатки неиспользованных подотчетных сумм, не возвращенные подотчетными лицами в установленном порядке и не удержанные из заработной платы, списываются бухгалтерской записью:

     дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей» и кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».[11,c.96]

     Ниже  приведем бухгалтерские записи, сделанные на КУП «Полоцк-торг» за июль 2011 г. 

     Таблица 2.5.1. Информация об операциях, отраженных по счету 71 за июль 2011 г.

 

     Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.