Современные технологии в гостиничной деятельности

Инженерные сети - это важная часть всего гостиничного хозяйства и сегодня их эксплуатация часто выполняется на основе комплексных  автоматизированных систем управления. Понятно, что целевая функция для владельца гостиницы - это получение максимальной прибыли с минимальными затратами. АСУ как раз и позволяют решать в первую очередь вопросы минимализации затрат и корректного использования оборудования здания. Конкретно, АСУ позволяет дистанционно контролировать состояние инженерных систем, таких как вентиляция, кондиционирование, тепло и энергосбережение, обеспечивать контроль доступа в номера и само здание гостиницы. Кроме того, решается целый ряд вопросов безопасности на основе автоматизированных систем наблюдения. Все это комплекс систем, который интегрируется в единую систему управления.

Еще один важный момент - это контроль действий персонала. Контроль прихода и ухода с  рабочего места, контроль качества уборки номеров и т.п. Кроме того, когда постоялец выходит из номера, номер автоматически становится под охрану. А еще, такая система дает возможность удаленного доступа к серверу и к базе данных. Для этого достаточно иметь ноутбук и выход в Интернет, и вы сможете отслеживать все, что происходит в гостинице, находясь хоть на Мальдивах.

В целом, можно  сделать вывод, что АСУ кроме  реальной экономии денежных средств, за счет снижения затрат на ту же электроэнергию, дает ряд преимуществ, связанных, в  большей степени, с маркетинговой  составляющей управления гостиничным бизнесом. Возможность забронировать номер через сеть Интернет в любом отеле сети, быстрая регистрация и размещение, удобный сервис и возможность оплаты через кредитные карты, доступность всех современных средств связи, высокий уровень безопасности подтолкнут клиента вновь и вновь останавливаться именно в этой гостинице.

На сегодняшний  день в некоторых странах наличие  АСУ уже есть в стандартах гостиниц от 4х звезд и выше. Но не стоит  заблуждаться в отношении того, что  АСУ оправдывают себя только в гостиницах высокого уровня. Нацеленность на получение стабильной прибыли, а так же на длительную эксплуатацию непосредственно самой гостиницы, позволяет принять решение в пользу внедрения систем и в небольших гостиницах уровня 3х звезд, с количеством номеров порядка 20-30.

Характеристика  автоматизированной системы управления отелем Shelter.

Существует множество  систем управлений гостиницами. Одна из многих - это Shelter. О ней я и хочу рассказать поподробнее.

UCS Shelter - это новая  система управления гостиницами, позволяющая автоматизировать такие процессы как бронирование, поселение, выселение, работа со счетами гостей и т.д.

Система решает следующие крупные задачи:

· автоматизация  служб бронирования и размещения,

· управление ресурсами  гостиницы,

· поддержка  единой системы безналичных платежей для гостей и клиентов,

· автоматизация  текущей деятельности,

· ведение базы данных гостей,

· многофакторный анализ деятельности гостиницы,

· взаимодействие с другими системами.

Система UCS Shelter поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферты, с занесением сумм, как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, по типу номера или по номеру.

Система UCS Shelter состоит набора модулей и ядра, обеспечивающего их интеграцию и разграничение пользовательских полномочий. Такое решение позволяет собирать автоматизированные рабочие места с нужной функциональностью, расширять и заменять функции без перекомпиляции системы. Этими рабочими местами могут, например, быть:

1. Портье:

- информация о предстоящих заездах и выездах;

- информация  о наличии мест в гостинице;

- информация  о состоянии счетов гостей;

- ввод данных о заездах (check-in, check-out);

- размещение  гостей;

- текущая работа  с клиентом (внесение информации  о пользовании услугами, переселение из номера в номер);

- резервирование (индивидуальное, служебное);

- информация  о текущей загрузке и количестве  брони на будущие периоды;

- информация  о количестве и типе заказываемых  номеров, о времени прибытия  и отъезда гостей;

- информация о внесении депозитов за бронь;

- работа со  счетами гостей и клиентов;

- внесение информации  об оказанных услугах и платежах  по ним на счета гостей;

- печать и  выставление счетов клиентам;

- создание мастер-фолио;

- информация  обо всех платежах и услугах;

- печать дневных  отчетов;

- доступ к  архиву счетов;

- возможность  ввода услуги страхования гостей, с выдачей страхового полиса;

- при установке  системы в гостиничных предприятиях, оказывающих санаторные услуги, возможно ведение истории болезни  гостя;

- для иностранных гостей предусмотрена услуга регистрации и паспортно-визового контроля.

2. Отдел бронирования :

- резервирование (индивидуальное, групповое, служебное)  по типу комнаты или по комнате,  отмена резервирования

- печать подтверждений  по брони;

- информация о внесении депозитов за бронь;

- анализ текущей  и ожидаемой загрузки

- просмотр истории  гостя

3. Бухгалтерия,  участок работы со счетами  гостей и клиентов:

- разнесение  безналичных платежей по счетам  гостей и клиентов

- анализ расчетов  с компаниями и турагенствами;

- выставление  счетов к оплате

- получение отчетов  о финансовой деятельности гостиницы

- доступ к  архиву счетов

4. Офис руководителя  хозяйственной службы отеля (housekeeping)

- управление  службами сервиса гостиницы;

- контроль состояния  номерного фонда;

- информация  о санитарном состоянии номеров;

- управление  службой горничных;

- организация бюро находок;

- получение отчетов  о работе сервисных служб;

- ведение справочника  номеров и индивидуальных особенностей  комнат;

- анализ текущего  состояния номеров;

- управление  статусом номера (чистый, грязный,  неисправен, вне продажи);

- прочие отметки (смена полотенец, белья, халата, требуемый вид уборки или ремонта и пр.).

5. Офис программиста

- управление  интерфейсом с системой R-Keeper

- управление  интерфейсом с телефонной станцией

- информация  о совершенных звонках и их  стоимости, об открытии/закрытии определенного класса телефонного доступа в номере (должно поддерживаться телефонной станцией)

- управление  интерфейсом с кабельным телевидением

- информация  о сеансах просмотра платного  телевидения

- настройка под  любую телефонную станцию любой  емкости;

- поддержка архивов  всех произведенных телефонных  переговоров;

- настройка прейскурантов  на различные внешние линии;

- управление  телефонной стацией: подключение  телефона при въезде гостя  и отключение при выезде;

- подготовка  отчетно-финансовых документов для бухгалтерии.

6. Офис финансового  директора

- ведение справочников  предоставляемых услуг;

- определение  пакетов услуг;

- определение  типов, стоимости и индивидуальных  особенностей номеров;

- определение  тарифов и возможность их связи  с временными периодами;

- определение  типов и категорий гостей;

- получение текущих  отчётов, в том числе: оборотно-сальдовый  баланс; оборотно-сальдовый баланс  по фолио; обороты по операциям;  книга регистрации счетов-фолио  с расшифровкой; обороты по операциям  с расшифровкой; список транзакций за любой период; загруженность номерного фонда за период; отчет по группам (организациям); отчет по тарифам; изменение расценок на те или иные гостиничные услуги;

- управление  пакетами услуг и их тарифами;

- управление  справочником типов номеров;

- получение отчетов  всех видов и т.д.

7. Касса

- расчет с  гостями за предоставленные услуги  по проживанию;

- полный расчет  за услуги, предоставленные гостю  за весь период проживания;

- расчет с  гостями за дополнительные услуги;

- прием оплаты  за услуги, предоставляемые гостиницей не только гостям, но и посторонним людям;

- возврат денег;

- все расчеты  с гостями производятся с выдачей  фискального документа.

Система поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферы, с занесением сумм, как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, резервирование по заявке, по типу номера или по номеру и др. Информация о счетах ресторана, о совершенных звонках и просмотрах телевидения автоматически попадает в счёт гостя. [www.shelter.ru]

Подводя итог, следует сказать, что существует много систем управления гостиницей, самая распространенная была описана выше.

гостиница электронный  бронирование телефонизация

 

Глава 3. Система  безопасности в гостинице

Интенсивное развитие современных технических средств безопасности, постоянное расширение выполняемых ими функций позволяет эффективно использовать их в различных сферах деятельности. На современном рынке гостеприимства существует довольно широкий спектр предложений таких средств, и растеряться при выборе необходимого оборудования проще простого. Поэтому сегодня мы рассмотрим основы основ, самые необходимые технические средства безопасности, которыми можно минимизировать факторы, способные нанести ущерб клиенту и, соответственно, привести к дополнительным финансовым потерям для владельца гостиничного бизнеса.

Наличие технических  средств безопасности в современном  отеле является обязательным условием ее успешного функционирования. Предоставление гарантий безопасности - показатель определенного  качества обслуживания, фактор привлечения клиентов и возможность обретения их лояльности в дальнейшем.

В гостинице  постоянно присутствует движение людских  потоков и материальных ресурсов, что требует предельной концентрации и внимания персонала. Большое скопление людей и поток туристов делают гостиницы привлекательным местом для различных криминальных элементов, желающих остаться незамеченными. На основании статистических данных и опыта эксплуатации гостиничных комплексов можно выделить основные источники угрозы:

- пожар, причинами  которого могут быть небрежность  гостей,

- неисправность  электрооборудования,

- несоблюдение  или нарушение правил противопожарной  безопасности,

- умышленный  поджог;

- взрыв вследствие  утечки газа или организованный  в криминальных/террористических целях;

- несанкционированный  проход посторонних лиц в номера  с целью кражи материальных  ценностей и документов постояльцев,  установки взрывных устройств  или подслушивающей аппаратуры;

- несанкционированный  проход в номера обсуживающего  персонала с теми же криминальными целями;

- нападение на  гостей в номерах, лифтах, других  помещениях гостиницы;

- ограбление  кассы в рабочее время, попытка  ее вскрытия в нерабочее время;

- кража имущества  гостиницы персоналом;

- нападение на  сотрудников гостиницы и т.п.

Для отелей с  развитой инфраструктурой (конференц-залом, магазинами, ресторанами, казино, парковкой  и проч.) установленные видеокамеры  и считыватели карт доступа - оптимальный  способ защиты гостей, персонала и  имущества. Организация централизованного  поста наблюдения для сотрудников службы безопасности, запись и хранение полученной информации с видеокамер и считывателей за продолжительное время позволяют быстро выявлять участников и пресекать возможные правонарушения, создавая максимальный комфорт для постояльцев.

Интеграция всех инженерных систем и систем безопасности гостиницы в единый комплекс с  возможностью одновременного вывода информации о состоянии систем является незаменимым  источником информации о текущей  ситуации на объекте для службы безопасности, руководства или владельцев гостиницы. Одновременно можно осуществлять контроль работы обслуживающего персонала и повышать уровень качества обслуживания постояльцев.

Интегрированная система безопасности гостиничного комплекса, как правило, включает в  себя несколько отдельных систем:

- систему контроля  и управления доступом (СКУД),

- видеонаблюдение  (CCTV),

- охранную и  пожарную сигнализации (ОПС).

В зависимости  от комплекса и прилегающей территории в него могут также входить  система охраны периметра, активного пожаротушения, инженерно-технические системы обеспечения жизнедеятельности здания (лифты, вентиляция и кондиционирование) и проч. Каждая из этих систем отвечает за свой участок работы в соответствии с задачами, которые были заложены в нее на этапе проектирования.

· Система контроля и управления доступом (СКУД)

Конфигурация  системы и количество оборудования зависят от размеров гостиничного комплекса, объема номерного фонда и решаемых задач. Основное назначение любой СКУД - контроль и управление процессом доступа людей, транспорта и других объектов в здания, отдельные помещения (группы помещений) и территории. Контроллеры объединены в единую информационную сеть программным обеспечением. Как правило, на базе СКУД строится Интегрированный комплекс безопасности всего объекта, поскольку данная система обладает наиболее мощной и развитой встроенной логикой. Данная подсистема непосредственно связана с компьютерными терминалами управления.