Теоретические основы аудита расчетов с подотчетными лицами

1. Нарушение порядка выдачи  подотчетных сумм:

выдача денежных средств  лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут  быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

выдача денежных средств  из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками организации;

выдача денег под отчет  лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;

выдача подотчетных сумм без определения срока, на который  выдана подотчетная сумма;

несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

систематическая выдача подотчетных  сумм без производственной необходимости  с последующим возвратом их в  кассу;

списание подотчетных  сумм по первичным документам неустановленной  формы;

списание подотчетных  сумм по неправильно оформленным  первичным документам;

списание подотчетных  сумм при отсутствии первичных документов;

списание подотчетных  сумм по первичным документам, выписанным на другое лицо.

2. Нарушения при оформлении  командировочных расходов:

отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

отсутствие командировочных  удостоверений с отметкой в месте  пребывания в командировке;

несоблюдение установленных  норм командировочных расходов;

отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных  норм;

отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3. Нарушение порядка налогообложения  при оформлении командировочных  расходов - некорректное выделение  НДС в суммах командировочных  расходов.

4. Нарушение при приобретении  материальных ценностей, оплате  работ, услуг подотчетными лицами - выделение сумм НДС расчетным  путем от стоимости материальных  ценностей, приобретенных за наличный  расчет в розничной торговой  сети и без приложения счета-фактуры.

5. Нарушения порядка учета  представительских расходов:

несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

отсутствие учета представительских  расходов в пределах норм и сверх  норм.

6. Нарушения порядка ведения  синтетического учета расчетов  с подотчетными лицами:

некорректное составление  бухгалтерских записей по операциям  расчетов с подотчетными лицами;

неправильное выведение  остатков на конец отчетного периода;

ведение журнала-ордера N 7 не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме;

несоответствие записей  в авансовых отчетах данным журнала-ордера N 7 или других регистров.

7. Нарушения в форме  и реквизитах первичных документов[14].

Выявленные в  ходе проверки существенные и несущественные нарушения действующего законодательства отражаются в рабочих документах аудитора.

 

2 Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии ОАО «Воронежская макаронная фабрика»

1. Организационно-экономическая характеристика организации

 

Объектом  исследования является ОАО «Воронежская макаронная фабрика», которая с 2004 года входит в состав холдинга «Белстар-Агро».

«Белстар-Агро» - известная российская компания, которая была образована 12 октября 1991 года в городе Старый Оскол. Первой ступенью к современному успеху стал торговый бизнес, в результате которого были созданы оптовые базы и сеть гастрономов. С 1999 года компания начала заниматься закупкой и переработкой зерна.

Закрытое  акционерное общество Управляющая  Компания «Белстар-Агро» (ЗАО УК «Белстар-Агро») Адрес: 394026, Россия, г. Воронеж, Московский пр-т, 11. Тел. 8(4732) 391-013, 8(4732) 391-014, 8(4732) 391-005. E-mail: office@belstar-agro.ru.

Сегодня холдинг «Белстар-Агро» представляет собой динамично развивающуюся компанию с десятком автономно работающих производств агропромышленного комплекса - активно работает в Центрально-Черноземном регионе, охватывающем Воронежскую, Тамбовскую, Саратовскую и Белгородскую области.

В состав финансово-промышленной группы компаний «Белстар-Агро» входят:

1. ОАО «Воронежская макаронная фабрика»;

2. ОАО «Золотой колос» - хлебокомбинат г. Воронеж;

3. ОАО «Комбинат хлебопродуктов Калачеевский»;

4. ООО «БелгородБелстарАгро»;

5. ОАО «Токаревский комбинат хлебопродуктов»;

6. ЗАО «БалашовБелстарАгро»;

7. ЗАО «Хлебокомбинат «Золотой колос» г. Белгород.

Фабрика располагается на промышленной площади в 1,8 га. Производство имеет бесцеховую структуру, технологическая схема вертикальная, процесс непрерывный. Стадии производства расположены поэтажно на 5 уровнях, тип производства - массовое. Процесс производства включает в себя следующие основные операции - подготовка сырья, приготовление теста, разделка сырых изделий, сушка, охлаждение высушенных изделий, отбраковка и упаковка готовой продукции. Весь технологический процесс тесно связан со вспомогательным производством. У фабрики имеется постоянная база снабжения, определенные поставщики сырья, происходит постоянный поиск наиболее выгодного сотрудничества. В настоящее время производственная мощность достигает 600 тонн в месяц.

Макаронные изделия «Воронежской макаронной фабрики», изготовленные  из качественного сырья без применения различных вкусовых добавок, безопасны  для людей, склонных к аллергии.

Данная организация  производит только короткорезанные макаронные изделия, которые можно разделить на: трубчатые, нитевидные, ленточные и фигурные. Трубчатые макаронные изделия подразделяются на подтипы (характеристика изделий по форме и срезу): макароны, рожки и перья.

Основными достоинствами  макаронных изделий, изготовленных  на «Воронежской макаронной фабрике», являются:

1. Способность к длительному  хранению (до 2 лет).

2. Быстрота приготовления. 

3. Низкое содержание жиров. 

4. Высокая усвояемость  человеческим организмом.

Структура бухгалтерии фабрики  имеет линейный тип построения. Небольшое  количество бухгалтеров выполняют  обязанности, несут ответственность  за возложенные на них функции. Заместитель  главного бухгалтера выполняет несколько  функций одновременно, охватывая  наиболее важные направления бухгалтерского учета. На фабрике ведется мемориально-ордерная форма учета. На предприятие автоматизированная система учета. Сейчас на фабрике  введена программа 1С: Бухгалтерия, версия 7.7, все документы от ручного  заполнения переведены на компьютерный набор.

На главного бухгалтера возложена  ответственность за формирование учетной  политики, ведение бухгалтерского и  налогового учета, своевременное представление  бухгалтерской и налоговой отчетности.

Заместитель главного бухгалтера выполняет функции по учету производства, документальному оформлению и учету  материалов и сырья, составлению  первичных документов и отчетов.

Проведем анализ деятельности ОАО «Воронежская макаронная фабрика». Для анализа используем отчет о прибылях и убытках организации за 2008 год. Данные обобщим в таблице 1.

Таблица 1- Показатели финансового  результата ОАО «Воронежская макаронная фабрика» за 2007-2008 гг.

Показатели	2007	2008	Отклонение	Темп изменения, %
	1	2	3	4
Выручка от продажи товаров, продукции, услуг, тыс. руб.	2371	3195	824	134,75
Себестоимость проданных  товаров, продукции, услуг, тыс. руб.	2010	3275	1265	162,94
Прибыль (убыток) от продаж, тыс. руб.	361	-80	-441	-22,16
Чистая прибыль (убыток) отчетного  периода, тыс. руб.	61	-1594	-1655	-2613,11
Средняя стоимость основных средств, тыс. руб.	51	72,5	22	143,56
Фондоотдача, руб.	46,95	44,07	-2,88	93,86
Средняя стоимость запасов, тыс. руб.	1657,5	1345	-313	81,15
Оборачиваемость товарных запасов, обороты	1,43	2,38	1	166,06
Среднесписочная численность  работников, чел	9	7	-2	77,78
Производительность труда, тыс. руб.	263,444	456,429	193	173,25
Фонд заработной платы, тыс. руб.	163,00	240,00	77	147,24
Среднемесячная заработная плата 1 работника, руб.	1509,26	2857,14	1348	189,31

 

Как видно из таблицы, выручка  от реализации увеличилась на 34,75% или  на 824 тыс. рублей, темп роста себестоимости  при этом составил 162,94%.

Таким образом, в 2008 году общество получило убыток в сумме 441 тыс. рублей.

Если в 2007 году чистая прибыль  составила 61 тыс. рублей, то в 2008 году за счет больших расходов, помимо себестоимости, общество получило убыток в сумме 1594 тыс. рублей.

Уменьшилась фондоотдача  основных средств на 2,88, оборачиваемость  товарных запасов повысилась. За 2008 год численность работников снизилась на 2 человека, увеличилась производительность труда и средняя заработная плата.

 

2.2 Вопросник, план и программа аудитора проверки расчетов с подотчетными лицами

 

Для качественного выполнения проверки в установленные сроки  аудиторской организации необходимо составить продуманный план предстоящих  работ и программу, вопросник.

Для этого был составлен  вопросник, на которые отвечал главный  бухгалтер, так как работа бухгалтера подчинена главному бухгалтеру, который  осуществляет контроль и отражение  на счетах бухгалтерского учета расчеты  с подотчетным лицами, и руководителю предприятия, который несет ответственность  за организацию бухгалтерского учета  в ОАО «Воронежская макаронная фабрика». Вопросник представлен в таблице 2.

Таблица 2 - Вопросник проверки расчетов с подотчетными лицами

 

№	Вопрос	Ответ	Информация или документ, который  был запрошен
1	Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию	Нет	Список лиц, которым разрешено  выдавать деньги на хознужды
2	Существует ли на предприятии письменная подача заявки на выдачу денежных средств  в подотчет	Нет	Письменная заявка
2	Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам	Да	Аналитическая карточка по счету 71
3	Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия (приказы) при  направлении работников в командировки	Да	Письменные распоряжения руководителя
4	Облагаются ли подоходным налогом  суточные сверх норм, возмещаемые  по решению руководителя предприятия	Нет	Приказ руководителя о возмещении
5	Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения	Нет
6	Имеются ли утвержденные письменным распоряжением руководителя предприятия  сметы представительских расходов	Нет
7	Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения	Нет	Письменные распоряжения руководителя и сметы
8	Производится ли расчет сумм, причитающихся  работнику на командировку	Да

 

По результатам опроса у аудитора сложилось мнение о  состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии – о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен.

 

Таблица 3 - Общий план аудита расчетов с подотчетными лицами

Проверяемая организация	ОАО «Воронежская макаронная фабрика»
Период  аудита	08.11.2012-31.11.2012
Руководитель  аудиторской группы	Кузьма Е.С.
Состав  аудиторской группы	Кузьма Е.С.,  Соколова В.В.,  Петрова И.В.
Планируемый аудиторский риск	5%
Планируемый уровень существенности	2%
Количество  человеко-часов	100

 

Таблица 4 - Общая программа аудита расчетов с подотчетными лицами

№	Перечень  аудиторських процедур	Исполнитель	Примечания
1.	Проверка наличия всех авансовых  отчетов, отображенных в учете	Соколова В.В.,  Петрова И.В.	-
2.	Проверка наличия всех первичных  документов, отображенных в авансовых  отчетах	Соколова В.В.	-
3.	Таксировка авансовых отчетов	Соколова В.В.,  Петрова И.В.	-
4.	Проверка наличия приказов на командировку	Петрова И.В.	-
5.	Проверка наличия учета удостоверений  о командировках и их соответствия приказам	Петрова И.В.	-
6.	Проверка полноты оприходования в кассе средств, возвращенных подотчетными лицами	Соколова В.В.	-
7.	Проверка правильности заполнения авансовых отчетов	Соколова В.В.,  Петрова И.В.	-
8.	Сличение соответствия контрагентов по платежным документам на выплату  подотчетных сумм и за журналом-ордером	Сидоров П.Т.	-
9.	Проверка соблюдения ограничений  наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности	Соколова В.В.	-
10.	Проверка отсутствия выдачи подотчетных  сумм без отчета за суммы, которые  выданы раньше; проверка своевременности  возвращения подотчетных сумм	Соколова В.В.	-
11.	Проверка в авансовых отчетах  по командировке:		-
	- наличию отметок посылающей и принимающей сторон и соответствие их приказам о командировке	Петрова И.В.	-
	- соответствия дат, длительности командировки, даты и времени отправления транспортных средств	Петрова И.В.	-
	- соответствия фактических суточных расходов утвержденным нормам	Петрова И.В.	-
	- наличию документов об уплате при обитании, дат их оформления	Петрова И.В.	-
	- наличию хозяйственных отношений с предприятием, к которому осуществленная командировка	Петрова И.В.	-
12.	При наличии командировок за границу  дополнительно:		-
	- проверка наличия ксерокопий загранпаспортов	Соколова В.В.	-
	- проверка расчета суточных расходов согласно прогнозного курса	Соколова В.В.	-
	- проверка отображения курсовых разниц	Соколова В.В.	-
	- проверка правильности применения курса валюты при отображении операций в национальной валюте и расчете курсовой разницы	Соколова В.В.	-
13.	Проверка правильности применяемой  корреспонденции счетов и полноты  отображения операций за расчетами  с подотчетными лицами в журнале-ордере	Соколова В.В.,  Петрова И.В	-
14.	Сличение оборотов и остатков в  авансовых отчетах и в Главной  книге	Соколова В.В.,  Петрова И.В.	-
15.	Сопоставление сумм, отображенных в  финансовой отчетности, с остатком в Главной книге	Соколова В.В.,  Петрова И.В.	-
16.	Формирование перечня обнаруженных ошибок и нарушений	Соколова В.В.,  Петрова И.В.	-