Теоретические основы аудита расчетов с подотчетными лицами

 

Аудит заключается  в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального  оформления и отражения в учете  всех видов расчетов с подотчетными лицами. При этом осуществляются следующие  процедуры:

оценивается система внутреннего  контроля и бухгалтерского учета  расчетов с подотчетными лицами;

подтверждается достоверность  выдачи и возврата подотчетных сумм;

устанавливается законность и полнота  возврата подотчетных сумм;

проверяется организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязь аналитического и  синтетического учета;

проверяется соблюдение организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.

Аудит расчетов с подотчетными лицами включает следующие  направления.

Проверка наличия  распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитору запросил приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах, приказы предоставлены не были.

Проверка документального  оформления авансовых отчетов. В ходе работы аудитор проверял: оформление авансовых отчетов; оформление командировочных расходов; своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию; существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами. На данном этапе было выявлено, что в ОАО «Воронежская макаронная фвбрика» из-за низкого уровня организации системы внутреннего контроля были допущены следующие нарушения: отсутствие письменных заявлений на выдачу денежных средств в подотчет, на предприятии подотчетные лица по подотчетным сумма отчитываются не всегда вовремя, существует выдача денежных средств подотчетному лицу, когда тот не отчитался по предыдущему отчету.

Документальная  проверка авансовых отчетов предусматривает  проверку по форме и по существу отраженных операций.

Оформление первичной документации ОАО «Воронежская макаронная фабрика» соответствует требованиям, предъявляемым к заполнению и оформлению первичной документации.

Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с  подотчетными лицами.

Операции с  подотчетными лицами отражаются в учете  на основании и в порядке установленном  законодательством.

Параллельно проверяется  наличие значительной дебиторской  задолженности подотчетных лиц  и сроки ее отражения в бухгалтерском  учете, а также причины непогашения  дебиторской задолженности. Дебиторская  задолженность на конец отчетного  периода отсутствует.

Вместе с тем  осуществляется сверка документов, прилагаемых  к авансовому отчету, с данными, отраженными  в авансовом отчете.

При проверке было установлено, что подотчетные лица оформляющие авансовые отчеты отражают израсходованные суммы верно.

В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие  документов, подтверждающих командировочные  расходы: приказа (распоряжения) о направлении  работника в командировку по форме  № Т-9 и командировочного удостоверения  по форме № Т-10. В ОАО «Воронежская макаронная фабрика» соблюден весь порядок подтверждения командировочных расходов.

Проверяется наличие  оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы (счет-фактура  гостиницы, кассовый чек, квитанция  к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей  и др.).

При проверке авансовых  отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера  расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует  проконтролировал не только лимит суммы  платежа при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но также и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.

Проверяемая организация  соблюдает требования по расчетам наличными  денежными средствами и не допускает  перерасхода лимита по расчетам с  другими юридическими, физическими  лицами, установленного в размере 100 000 руб.

Проверка организации  синтетического и аналитического учета  расчетов с подотчетными лицами. Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. Учет ведется без нарушений.

 

2.3 Основные контрольные  процедуры

 

Для выявления каждого  из возможных нарушений или злоупотреблений  разработан определенный набор контрольных  процедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия  отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный  расчет.

Проверка своевременности  расчетов сотрудников предприятия  по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время (в том числе по истечении трех дней после установленного срока), следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц  без представления соответствующих  оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные  суммы, необоснованно списанные  с работников без удержания из заработной платы, на основании статей 2 и 7 Закона Российской Федерации “О подоходном налоге с физических лиц” подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход этих работников того календарного года, в котором  суммы были ими получены.

Основными контрольными процедурами  являются [4]:

“Подотчет 1.1.1.” – проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это  право, утвержденному руководителем  предприятия;

“Подотчет 1.1.2.” – проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися  по ранее полученным авансам;

“Подотчет 1.1.3.” – проверка соответствия фактического расхода  подотчетных сумм целям, на которые  они были выданы;

“Подотчет 1.1.4.” – проверка наличия подотчетных лиц в  штате предприятия;

“Подотчет 1.1.5.” – проверка правильности списания подотчетных  сумм за счет чистой прибыли предприятия. В случае, когда решением руководителя предприятия, сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетной суммы удержан подоходный налог в соответствующем размере и, в-третьих, если решение о списании принято после 1 января 1996 г., то на эту выплату следует начислить взносы в Пенсионный фонд РФ и удержать 1% взносов в Пенсионный Фонд РФ согласно статье 1 Закона РФ от 21 декабря 1995 г. № 207-ФЗ.

“Подотчет 2.1.1.” – проверка полноты оправдательных документов -по командировкам, приложенных к авансовым отчетам. Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены. Проверка соблюдения порядка гашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций;

“Подотчет 2.1.2.” – проверка наличия приказов о направлении  работников в командировку;

“Подотчет 2.1.3.” – проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в  командировке;

“Подотчет 2.1.4.” - проверка правильности возмещения командировочных  расходов.

Для выполнения этой процедуры  при командировках по территории Российской Федерации аудитор или его ассистент могут использовать таблицу норм возмещения командировочных расходов. Аналогичные таблицы используются и при проверке правильности возмещения командировочных расходов за границей;

“Подотчет 2.1.5.” – проверка правильности ведения учета командировочных  расходов в пределах и сверх норм;

“Подотчет 2.2.1.” – проверка удержания подоходного налога с  сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм. При оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы, в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, получению заграничного паспорта и виз, прописке заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту.

“Подотчет 2.2.2.” – проверка правильности выделения налога на добавленную  стоимость в сумме командировочных  расходов. Включаются в себестоимость  продукции (работ, услуг) без налога на добавленную стоимость следующие  суммы расходов по:

проезду к месту служебной  командировки и обратно,

затраты за пользование в  поездах постельными принадлежностями,

расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством.

Суммы налога на добавленную  стоимость, оплаченные по расходам, относимым  на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных  законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх нормы – налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится  за счет прибыли, остающейся в распоряжении организаций (предприятий).

“Подотчет 3.1.1.” – проверка правильности отражения в учете  налога на добавленную стоимость  по приобретенным подотчетными лицами материальным ценностям в розничной  торговой сети и у населения. Суммы  налога на добавленную стоимость  по материальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для производственных нужд у организаций розничной  торговли и у населения, к зачету у предприятия-покупателя не принимаются  и расчетным путем не выделяются.

“Подотчет 3.1.2.” – проверка правильности отражения в учете  сумм налога на добавленную стоимость  от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных  лиц у изготовителей, в оптовой  торговле. При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет (только в пределах лимитов, установленных Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 ноября 1994 г. № 1258 “Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами” и распоряжением Правительства Российской Федерации от 26 августа 1995 г. № 1225р – для организаций и предприятий потребительской кооперации) у организации-изготовителя (предприятия-изготовителя), заготовительной, снабженческо-сбытовой, оптовой и другой организации (предприятия), занимающейся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением организаций розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров). При наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой налог на добавленную стоимость отражается по дебету счета 19 и исчисление его производится в общеустановленном порядке. На многих предприятиях независимо от того, у какой организации приобретены материальные ценности, только на основании того, что они приобретены за наличный расчет, налог на добавленную стоимость не выделяется и вместе со стоимостью материальных ценностей списывается на издержки производства, что приводит к их завышению и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли. Процедура проверки соблюдения проверяемым предприятием лимита расчетов между юридическими лицами проводится в рамках процедур проверки кассовых операций.

“Подотчет 4.1.1.” – проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам. К представительским расходам относятся  затраты; связанные с проведением  официального приема (завтрака, обеда  или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных  мероприятий, буфетным обслуживанием  во время переговоров и мероприятий  культурной программы, оплатой услуг  переводчиков, не состоящих в штате предприятия. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия определенной категории предприятия, и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обеих сторон.

“Подотчет 4.1.2.” – проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;

“Подотчет 5.1.1.” – проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность  подотчетных лиц предприятию  и предприятия подотчетным лицам  должна быть показана в регистрах учета развернуто.

“Подотчет 6.1.1.” – проверка соответствия записей в авансовых  отчетах и журнале-ордере № 7 “Расчеты с подотчетными лицами”

 

2.4 Порядок подготовки  и составления аудиторского заключения

 

Аудиторская проверка заканчивается оформлением двух итоговых документов — акта аудиторской  проверки бухгалтерского учета и  достоверности отчетности и аудиторского заключения.

В акте аудиторской  проверки с достаточной подробностью и доказательностью, однако без включения малосущественных деталей, аудиторы сообщают клиенту о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие — выборочной. После этого указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии[1].

Акт аудиторской  проверки является строго конфиденциальным документом, с содержанием которого аудиторы не вправе без согласия на это клиента знакомить третьих  лиц, за исключением случаев, предусмотренных  действующим законодательством (выявление  хищений, мошенничества и других особых случаев). В связи с этим акт аудиторской проверки составляется в двух экземплярах, одни из которых  передается аудиторами лично главному бухгалтеру предприятия или лицу, его замещающему, а второй экземпляр  остается в аудиторской организации, проводившей проверку, для последующего контроля за устранением выявленных недостатков.