Учет дебиторской и кредиторской задолженности

    Прекращение обязательств при зачете взаимных требований отражают по дебету счета 60 и кредиту счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

     Прощение долга по существу является одним из видов дарения. Прощенная сумма долга является внереализационным доходом и отражается по дебету счета 60 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы»

     При прекращение обязательств новаций происходит замена одного обязательства другим. Эта замена на синтетических счетах на отражается; осуществляется отметки в аналитическом учете.

    В Управление  Главгосэкспертизы России  по  РА  прекращение   обязательств  происходит  вследствие  ликвидации  юридического  лица  и при списании  кредиторской  задолженности,  по  которой истек срок  исковой давности,  учитывают по  дебиту  счета 60  и кредиту счета 91 «Прочие доходы  и расходы». Списание  кредиторской  задолженности, по  который  истек  срок  исковой  давности, осуществляют  по  результатам  проведенной  инвентаризации,  письменного  обоснования  и  приказа  руководителя  организации.

     Управление Главгосэкспертизы  России  по РА  используют  журнально-ордерную  форму учета учет  расходов  с поставщиками  ведут в журнале-ордере №6. В данном  журнале-ордере  синтетический учет  расчетов   с поставщиками  сочетается  с аналитическим учетом. Аналитический учет  расчетов  с поставщиками  при расчетах  и порядке плановых  платежей  ведут в ведомости №5, данные  которой в конце месяца  включают  общими  итогами по  корреспондирующим счетам  в журнал-ордер №6.

     Составляются  машиннограммы  синтетического  и  аналитического  учета  по  каждому  счету, применяемому  для  учета  расчетов  с  поставщиками  и  покупателями ( « Расчеты  с  поставщиками  и  подрядчиками», «Расчеты  с  покупателями  и  заказчиками», « Расчеты  с  разными  дебиторами  и  кредиторами», субсчет 2 «Расчеты  по  претензиям»). Эти  машинограммы  служат  основанием  для  разработки  машинограмм – оборотных  ведомостей  по  счетам,  по  итоговым  данным  которых  делаются  записи  в  Главную  книгу.

   Аналитический  учет  по  счету  60  ведется  по  каждому  предъявленному  счету, а  расчетов  в  порядке  плановых платежей  -  по  каждому  поставщику  и  подрядчику  (Приложение 10). Построение  аналитического  учета  обеспечивает  получение  данных  о  задолженности  поставщикам: по  расчетным  документам, срок  оплаты  которых  не  наступил;  по  не  оплаченным  в  срок  расчетным  документам; по  неотфактурованным  поставкам; авансам  выданным.

     Учет  расчетов  с  поставщиками  и  подрядчиками  в  рамках  группы  взаимосвязанных  организаций,  о  деятельности  которой  составляется  бухгалтерская  отчетность, ведется  на  счете  60  обособленно.

     Таким  образом,  можно  сделать  вывод,  о  том, что  учет  дебиторской  и  кредиторской  задолженности  является  необходимым  для  любой  организации. Учет  дебиторской  задолженности  в  Управление  Главгосэкспертизы  России по РА  ведется  в  составе  активов  организации  по  каждому  дебитору, а  кредиторская  часть – в  составе  пассивов  по  каждому  кредитору. Учет  ведется  на  расчетных  счетах, предусмотренных  рабочим  планом  счетов.

3.4. Рекомендации  по совершенствованию организации  бухгалтерского учета и управлению  дебиторской и кредиторской задолженности  в Управлении Главгосэкспертизы  России по РА.

     Управление  дебиторской задолженностью охватывает  весь процесс получения современной  оплаты от покупателей. Некоторые  думают, что для этого нужно  всего лишь высылать счета  – фактуры и писать письма  – напоминания тем покупателям,  которые не платят в срок. В  реальности дела обстоят совсем  по – другому. Рассмотрим основные  элементы управления дебиторской  задолженностью.

     При поставках  товаров или услуг, производимых  по специальному заказу клиентов, уместно вспомнить о требовании  внесения задатка. Если нет  веских оснований считать, что  это повредит бизнесу, подобную  политику, несомненно, следует проводить.  То, что никто из конкурентов  не делает этого, отнюдь не  служит веским аргументом. Многие  компании и профессиональные  партнерства обнаружили удивительную  готовность покупателей вносить  задаток, особенно когда им  объяснят объем предстоящей работы.

     Многие компании  сферы услуг упускают обоснованные  возможности для выставления  промежуточных счетов, о чем следует  договариваться предварительно, как  об обычным порядке расчетов. Надо ориентироваться на выставление  счета клиенту сразу по завершении  каждого этапа.   Быстрое выставление счетов, безусловно, важно, однако, однако оно предполагает, что покупатель в состоянии и намерен платить. В этом отношении поставки некоторым частным компаниям и физическим лицам могут создать проблемы.

    Кредитоспособность  частных фирм необходимо проверять.  Простого запроса рекомендаций  от двух других поставщиков  может оказаться недостаточно. Клиент  может своевременно платить по  их счетам только для того, чтобы заручиться рекомендации. Справка из банка также может  не раскрывать достаточной информации  о покупателе. Особенно остерегайтесь  клиентов, которые делают два-три  небольших заказа и вовремя  их оплачивают, но лишь для  того, чтобы затем сделать крупный  заказ, оплатить который они  не в состоянии или даже  не намерены. Самую свежую информацию  о кредитоспособности любой компании  можно купить всего за несколько  долларов. Однако лучше проводить  выборочную, а не сплошную проверку  кредитоспособности, как это делают  некоторые фирмы. Тем не менее  вывод очевиден: если сомневаетесь, купите справку о кредитоспособности  клиента.      

     Кредитоспособность  физического лица проверить трудно. Внешний вид может производить  впечатление богатства, но быть  всего лишь преднамеренной маскировкой.  Поэтому целесообразно просить  предоплату заказа или по крайней  мере достаточно крупный задаток.  Нужно установить четкий лимит  на максимальную сумму. Кредита,  который следует неукоснительно  соблюдать.

  Некоторые клиенты  используют безотказный прием  – они выжидают с оплатой  до тех пор, пока их не  «прижмут», и только тогда указывают,  что в счете была пропущена  важная информация 

  Они отметят, что  до получения этой информации  счет-фактуру невозможно даже  акцептовать. Обеспечьте, чтобы вся  информация о заказе, включая  условия оплаты, была четкой и  правильно указано в счете.

   Теоретически скидка  с указанной в счете цены , стимулирующая  быструю оплату, выглядит как  неплохая идея. В действительности  может быть совсем по другому. Нужно анализировать стоимость такой скидки и потенциальную выгоду .

  Допустим Управление  Главгосэкспертизы России по  РА предлагает скидку в 2,5% при  оплате в течении семи или  десяти дней с даты , указанной  в счете. Если в результате  покупатель оплачивает счет на  два месяца раньше , чем без  такого стимула, то это равноценно 15% годовых. Эта цифра возникла  следующим образом: затраты в  2,5% с целью получения оплаты  на два месяца раньше надо  умножить на шесть, чтобы получить  стоимость  скидки в годовом  масштабе. Если сравнить ее с  альтернативной стоимостью соответственно  увеличенного овердрафта, то в  определенных условиях подобная  практика может оказаться оправданной.  Однако если в результате 2,5 %-ной  скидки за быструю оплату покупатель  платит лишь на месяц  раньше, то это будет стоить поставщику 30% годовых, что дорого.

   Еще хуже, когда  некоторые крупные покупатели  оплачивают свои счета, скажем, через месяц и при этом автоматически  вычитают скидку за быструю  оплату. Столкнувшись с такой  ситуацией, некоторые менеджеры  по продажам скорее смирятся, чем рискнут испортить отношения  с важным клиентом. Это далеко  не эффективное управление денежными  средствами.

   На следующий день  после истечения срока платежа  необходимо сделать напоминания.  Стандартное письмо распечатанное  дешевым принтером на плохой  бумаге и адресованное просто  в бухгалтерию, наверняка не  возымеет результата. Скорее всего,  его примут за почтовую макулатуру  и сразу оприходуют в корзину  для мусора.

     Напоминание  об оплате должно быть адресовано  соответствующему лицу. В нем  следует осведомиться о наличии  какой –либо причины неплатежа  и попросить немедленно сообщить  о ней. При этом лучше воспользоваться  факсом.

    Если платеж  не поступил в семидневный  срок после напоминания об  оплате, следует позвонить лицу ,ответственному  за платежи. 

При неудовлетворительном ответе нужно позвонить менеджеру, делавшему заказ, и попросить произвести оплат без  дальнейших задержек. Если появляются какие- либо  отговорки, причины или оправдания, с ними нужно разбираться немедленно. Иногда требуется две-три недели, чтобы развеять какое-то сомнение, что равносильно продлению кредита покупателю просто из-за некомпетентности менеджера.

      Если платеж  не приходит, надо в течении  нескольких дней предпринять  дальнейшие действия.

Промедление, а точнее, откладывание, скорее всего, значительно уменьшит шансы на получение какой- либо оплаты вообще. В зависимости от суммы  и предприятия следует обратиться либо в агентство по взысканию  долга, либо к юристу.

   Для того чтобы  правильно выстроить взаимоотношения  с клиентами, необходимо постоянно  контролировать текущее состояние  взаиморасчетов и отслеживать  тенденции их изменения в средне- и долгосрочной перспективе. При  этом контроль должен быть  дифференцирован по отношению  к различным группам клиентов, каналам сбыта, регионам и формам  договорных отношений. На примере  конфигурации «Управление торговлей»  системы программ «1С:Предприятие  8.0» рассмотрим основные механизмы  поддержки принятия решений по  управлению дебиторской задолженности.

   Управлению Главгосэкспертизы  России по РА для анализа  текущего состояния взаимозачетов  с клиентами следует порекомендовать  внедрить программу «Управление  торговлей» в которой можно  использовать имеющиеся в ней  отчеты. Например, с помощью «Отчета  по клиентам» можно получить  сведения о состоянии взаимных  задолженностей с различной степенью  детализации: в целом, по отдельным  сделкам или расчетным документам.

  По данным отчета  «Анализ заказов» можно получить  исчерпывающую информацию по  состоянию каждого конкретного  заказа: сколько оказано услуг,  оплачено, осталось оказать услуг  и оплатить. Эти отчеты являются  инструментами менеджеров. Для представления  руководству оперативной информации  о важнейших показателях в  сводном виде, характеризующих состояние  предприятия, в том числе и  состояние взаимозачетов, предназначен  отчет «Рапорт руководителя»,  который может автоматически  формироваться несколько раз  за день и рассылаться по  электронной почте или печататься  руководителям курьерами.

   При организации  контроля взаимных задолженностей  удобно пользоваться классификацией  клиентов по степени их важности. Для этого часто применяется  так называемый АВС-анализ, позволяющий  разбить клиентов на три группы. В первую группу выделяются  наиболее важные клиенты, приносящие  основную часть выручки(прибыли). Ко второй группе относят тех  клиентов, закупки которых относительно  невелики., но достаточно стабильны  и приносят пусть небольшую,  но все же значимую часть  выручки. И ,наконец, в третью  группу выделяют тех клиентов, которые осуществляют незначительные  или разовые закупки.

  В  конфигурацию  «Управление торговлей»  встроены  специальные отчеты для проведения  АВС-анализа покупателей. По результатам  его проведения программа автоматически  расставляет метки «важности»  клиентов. Разделение клиентов на  группы может быть использовано  как ориентир для организации  контроля взаиморасчетов с ними, а также для принятия решений  по дифференциации предоставляемых  клиентам скидок, максимальным размерам  кредита, проценту необходимой  предоплаты, установки специальных  бонусов и т.д.

  За счет  классификации  контрагентов по степени их  важности, а также исходя из  других особенностей организации  взаимоотношений с ним, средствами  программы можно контролировать  взаиморасчеты  с различной  степенью детализации: по договору  в целом, в разрезе отдельных  заказов конкретного договора или по каждому расчетному документу. Это позволяет дифференцированно подходить к взаимоотношениям с конкретными клиентами и контролю взаимных задолженностей.

   Помимо контроля  текущего состояния взаиморасчетов  с клиентами необходимо отслеживать  тенденции их изменения. В этой  связи прежде всего стоит обратить  внимание на недавно встроенный  в конфигурацию «Управление торговлей»  отчет «Дебиторская задолженность  – по интервалам». Он позволяет  сгруппировать «дебиторку» контрагентов  по срокам возникновения задолженностей. Длительности интервалов для  классификации сроков задолженностей  определяются  в днях и могут  произвольно задаваться пользователем.  Например, не более 5 дней, от 5 до 15 дней и т.д. По выводимым  в отчете данным можно своевременно  выявлять тех клиентов, которые  постоянно числятся в должниках,  задерживая оплату и нарушая  условия договоров. Это позволяет  более жестоко контролировать  состояние взаиморасчетов с ними, применять штрафные санкции и  т.д.