Учет денежных средств

      К материально-производственным запасам относят предметы, используемые в деятельности учреждения в течении периода, непревышающего 12 месяцев независимо от их стоимости. Материально-производственные запасы принимаются к учету по фактической стоимости. Фактическую стоимость материально-производственных запасов признается:

• Суммы, уплачиваемые поставщиком (с учетом НДС) в соответствии с заключенными договорами;
• Суммы, уплачиваемые за доставку, транспортировку, погрузку и выгрузку материально-производственных запасов, информационные и консультационные услуги, вознаграждения посредническим организациям;
• Сумма затрат, связанных с изготовлением материально-производственных запасов на самом предприятие;
• Рыночная стоимость материально-производственных запасов, полученных учреждением по договору дарения и безвозмездно.

      Списание  материально-производственных запасов  по средней фактической стоимости. Оценка материально-производственных запасов по средней фактической  стоимости производится по каждой группе, по видам запасов путем деления  общей фактической стоимости по группе запасов на их количество.

      Аналитический учет материально-производственных запасов  ведется на карточках количественно  суммового учета материальных ценностей. Материально-ответственные лица ведут  учет материально-производственных запасов  в книге учета материальных ценностей по наименованию, сорту и количеству.

      Учет  операций по расходу материально-производственных запасов, их выбытию из эксплуатации, перемещение внутри учреждения ведется  в журнале-операций по выбытию и  перемещению нефинансовых активов.

      Оприходывание материально-производственных запасов  осуществляется на основании первичных  документов: накладных, товарно-транспортных накладных поставщика. В случае когда  с документами поставщика имеются  расхождения в фактическом наличие  поступивших материальных ценностей составляется акт о приемку материалов.

      Операции  по выбытию, перемещению, передачи материальных ценностей в эксплуатацию оформляется  следующими документами:

• Требование-накладная
• Ведомости учета материальных ценностей на нужды учреждения
• Путевой лист (применяется для списания топлива)
• Акт о списание материально-производственных запасов

      Синтетический учет материально-производственных запасов  осуществляется на активном счете 105.00 «Материальные запасы». По дебету отражается оприходывание материально-производственных запасов по их фактической стоимости, а по кредиту списание материально-производственных запасов к счету 105.00 открывают дополнительные счета.

      Оприходывание материально-производственных запасов  полученных по договору от поставщиков

      Д 105.00 К 302.20.

      Стоимость услуг по транспортировки, погрузки-разгрузки, оплачиваемые через подотчетных  лиц 

      Д 105.00 К 208.14

Оприходывание материальных ценностей от ликвидации основных средств Д 105.00 К 401.01

      Списание  израсходованных материально-производственных запасов

      Д 401.01 К 105.00

      Списание  недостач и потерь материальных ценностей

        Д 401.01 К 105.00

      Передача  материально-производственных запасов  на реализацию

        Д 401.01 К 105.00

      Передача  материальных ценностей для изготовления объектов основных средств

        Д 106.01 К 105.00

      Передача  материальных ценностей для изготовления объектов нематериальных запасов

        Д 106.02  К 105.00

      Поступающие в организацию материалы оформляют  бухгалтерскими документами в следующем  порядке. Вместе с отгруженным товаром поставщик высылает покупателю расчетные и сопроводительные документы: платежные требования (в двух экземплярах), товарно-транспортные накладные, счет-фактуры. При поступлении этих документов в отделе снабжения проверяют соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качество материалов договорным условиям. В расчетном документе после такой поверки делают отметку о полном или частичном акцептом. Отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов. В бухгалтерии документы проверяют на правильность их оформления и только после этого принимают к учету. Проверенные документы передают экспедитору для получения и доставки материалов. Экспедитор принимает прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении признаков вызывающие сомнения в сохранности груза он может потребовать от транспортной организации проверки груза.

      В случае обнаружения недостачи ценностей, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который  служит основанием для предъявления претензий транспортной организации или поставщику.

      Для получения материалов со склада поставщиков  экспедитору выдают наряд и доверенность, в которой указывают перечень материалов, количество материалов, подлежащих получению по наряду и доверенности. Принятые грузы экспедитор доставляет на предприятие и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами. Приходный ордер подписывают заведующие складом и экспедитор. В тех случаях когда количество и качество, прибывших на склад материалов не соответствует данному счету поставщика, прием материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензий поставщику. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. Акт составляют так же при приемке материалов поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки). Если перевозка материалов осуществляется автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах: первый их них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя , второй для оприходывания материалов получателем, третий – для расчета с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей, четвертый является основанием является для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов.

      Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства и других оформляют  одно- или многосрочными требованиями-накладными, которые выписывают цехи-сдачики в двух экземплярах: первый является основанием для списания  материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа. Материалы, полученные от разработки и демонтажа зданий и сооружений приходуются на основании акта об оприходывании материальных ценностей, полученных при разработке и демонтаже зданий и сооружений.

      Материалы отпускают со склада организации  на производственное потребление, хозяйственные  нужды на сторону для переработки  и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов. Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального оформления организации осуществляют соответствующие организационные мероприятия.

      Важным  условием контроля за рациональным использованием материалов, например являются их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Порядок документального оформления отпуска материалов зависит, прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска. Расход материалов отпускаемых в производство и на другие нужды ежедневно оформляют лимитно-заборными книжками. Их выписывает плановый отдел или отдел снабжения  в двух экземплярах на один или более видов материалов сроком на один месяц. Могут применяться квартальные или полугодовые лимитно-заборные книжки с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций, номер склада, отпуска материала, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемого материала. Единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода. Один экземпляр лимитно-заборной книжки вручают цеху-получателю, другой складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах книжки и расписывается в книжке цеха получателя. Представитель цеха расписывается в получение материалов в книжке, находящейся на складе. Отпуск материалов со склада производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствие материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной на замену. Если материалы со склада отпускается не часто, то их отпуск оформляют одно или многосрочными требованиями-накладными на отпуск материалов, который выписываются цехом-получателем в двух экземплярах. Первый с распиской кладовщика остается в цехе, второй с распиской получателя остается у кладовщика.

      Отпуск  материалов сторонним организациям оформляют накладными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает отдел  снабжения в двух экземплярах  на основание нарядов. Первый экземпляр  остается на складе, второй  передается получателю материалов. При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

      Учет  движения и остатков материальных ценностей  на складе материально-ответственное  лицо осуществляет в карточках учета  материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку. Поэтому учет называют  сортовым и осуществляется только в натуральном выражение. Карточки открывают в бухгалтерии. В ней записывают  номер склада, наименование материала, марку, сорт, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену, срок годности и норму запаса. После этого карточку передают на склад, где кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатков материалов. Запись в карточках кладовщик ведет на основании  первичных документов в день совершения операций. После каждой записи выводится остаток материалов. Это позволяет располагать оперативными сведениями о состоянии запасов материалов.

      Если  остаток материалов выше или ниже установленной нормы заведующий складом обязан сообщить об этом в  отдел снабжения. Первичные документы после записи данных в карточки складского учета передают в бухгалтерию. В конце месяца сюда же передают лимитно-заборные книжки. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименования и номера сдаваемых документов. Материально-ответственное лицо оформляет так же отчет о движении материалов на складе.

      Существует  несколько вариантов учета материалов в бухгалтерии. 

      При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основание первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек учета материалов лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончанию месяца по итоговым данным всех карточек составляют сортовые, количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.

      При втором варианте все приходно-расходные документы группируют по номенклатурным номерам. В конце месяца  подсчитанные итоговые данные о поступление и расходе каждого вида материалов записывают в оборотную ведомость, составляемую в натуральном и денежном выражение по каждому складу отдельно.

      Более прогрессивным является оперативный бухгалтерский или сальдовый метод учета материалов, при котором бухгалтерия не дублирует складского сортового учета, ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве реестров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складах. Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии правильность проведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на первое число месяца по каждому номенклатурного номеру материалов их карточек учета материалов, ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов, прихода и расхода). После проверки визирования работником бухгалтерии, ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам, и выводит их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складам.