Учет денежных средств

Своевременно  не полученную работниками заработную плату организации обязаны хранить  в течение 3 лет и выдавать ее по первому требованию работника. При  сдаче депонированной заработной платы  на расчетный счет в назначении платежа  указывается «Депонированная заработная плата», что также обязывает банк учитывать данные средства отдельно.

В случае смерти работника не полученная ко дню его смерти заработная плата  выдается совместно проживающим  с ним членам семьи.

Приходные кассовые ордера и квитанции к  ним, а также расходные кассовые ордера должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно ручкой или выписаны на компьютере. Подчистки, помарки или  исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных  кассовых ордерах должно быть указано  основание для их составления  и перечислены прилагаемые к  ним документы. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут  проводиться только в день их составления.

При получении  приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

1) наличие  на документах и подлинность  подписи главного бухгалтера, а  на расходном кассовом ордере - разрешительной надписи (подписи)  руководителя организации.

2) правильность  оформления документов;

3) наличие  перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию  для надлежащего оформления. Приходные  и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы  погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Кассовая  книга применяется для учета  поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней  странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый  лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одну часть (с горизонтальной линовкой) заполняет кассир как первый экземпляр, другую часть (без горизонтальных линеек) заполняет кассир как второй экземпляр, с лицевой и оборотной  стороны, через копировальную бумагу, ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в  кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом  кассира и до конца операций за день не отрываются. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают  по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для  ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают  на лицевую сторону неотрывной части  листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Книга учета принятых и  выданных кассиром денежных средств применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Для обобщения  информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 «Касса».

К счету 50 могут быть открыты субсчета:

1 «Касса  организации»;

2 «Операционная  касса»;

3 «Денежные  документы»

На  субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации.

По  дебету счета 50-1 учитывают поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации, а по кредиту - выплату денежных средств и выдачу денежных документов из кассы организации. Расчеты по кассе ведут в журнале ордере 1 и ведомости 1.

Журнал-ордер  №1

за__________2002 г.

с кредита счета  №50 «Касса» в дебет  счетов:

Ведомость №1

за__________2002 г.

В дебет счета №50 «Касса» с кредита  счетов:

Сальдо  на начало месяца_________руб.

Сальдо  на конец месяца_________руб. 

На  субсчете 50-2 «Операционная касса» отражается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и пр. Организации (в частности, организации транспорта и связи) открывают этот субсчет при необходимости. Операционные кассы обслуживаются кассирами -операционистами, которые получают наличные средства за проданные ценности. Оформляются данные расчеты с применением кассовых аппаратов… 

          
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава4. Инвентаризация

     4.1Инвентаризация  денежных средств

Статья 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129 - ФЗ «О бухгалтерском учете» рассматривает проведение инвентаризации имущества и обязательств организации как одно из обязательных условий, обеспечивающих достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Порядок проведения инвентаризации активов  и обязательств организации подлежит утверждению одновременно с принятием  учетной политики на следующий финансовый год (или ряд лет),

Порядок проведения инвентаризации определяется организацией самостоятельно, за исключением  случаев, когда ее проведение является обязательным в соответствии со ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством.

Руководитель  организации может принять решение  о проведении дополнительных внеплановых  инвентаризаций.

Обязательная  ежегодная инвентаризация имущества  и обязательств организации должна быть начата не ранее 1 октября отчетного  года и закончена до его завершения.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации назначается постоянно  действующая инвентаризационная комиссия.

Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49

Сведения  о фактическом наличии имущества  записываются в инвентаризационные описи (акты).

Проверка  фактического наличия имущества  производится при обязательном участии  материально ответственного лица. При  этом не допускается вносить в  описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

После завершения инвентаризации описи, оформленные  в установленном порядке и  подписанные членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами, сдаются в бухгалтерию  организации.

Анализ  результатов инвентаризации в бухгалтерии  организации заключается в проверке наличия расхождений между фактическими данными, полученными в процессе инвентаризации, и показателями по данным бухгалтерского учета. При обнаружении  расхождений составляются Сличительные ведомости.

В соответствии со ст. 12 Закона о бухгалтерском учете выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

• излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;
• недостача имущества и его порча относятся:

- в пределах  норм естественной убыли - на  издержки производства и обращения;

- сверх  норм естественной убыли - на  счет виновных лиц. При отсутствии  норм убыль рассматривается как  недостача сверх норм.

Если  в ходе инвентаризации были выявлены ошибки при отражении  операций на счетах бухгалтерского учета, в результате которых  неправильно определена налоговая база при  исчислении налогов  и сборов, то необходимо внести изменения  в налоговые расчеты, уплатить недостающие суммы налогов и пени за просрочку платежей.

     4.2Инвентаризация кассы

Инвентаризация  наличных денежных средств в кассе производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40 и сообщенным Письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18.

Для обеспечения  надлежащего контроля за сохранностью денежных средств в кассе целесообразно проводить инвентаризацию кассы ежемесячно перед составлением текущей бухгалтерской отчетности. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств.

Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные  документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «(дата)»», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков средств к началу инвентаризации.