Учет движения товаров в торговой организации

  Счета-фактуры  выписываются в двух экземплярах: первый экземпляр остается у покупателя, второй экземпляр (копия) передается продавцу (поставщику), без печати продавца счет-фактура считается недействительной.

  Оплата  товаров производится после их получения, оприходования на основании счетов-фактур продавца по товарному отчету с последующей  их оплатой. Сроки оплаты устанавливаются  по согласованию сторон.

  Отпуск  товарно-материальных ценностей производится на основании счет-фактуры и доверенности на получение товара. Доверенность выписывается на представителя от организации, которая будет получать товар.

  Все фактуры на полученный и отпущенный товар регистрируются в книгах покупок, книге продажи по действующим  нормам заполнения. Для того, чтобы поднять ту или иную фактуру, достаточно найти запись о ней в книге покупок, где указаны номер, дата поступления товара, наименование поставщика с указанием отпущенного товара, что облегчает работу с документами. 

     2.2. Аналитический учет наличия и движения товаров на      распределительных складах, отделах магазинов, инвентаризация товаров. 

  Принятие  товара означает выполнение определенных действий и обеспечение определенных условий для их выполнения. К обеспечению  условий могут быть отнесены получение специальных разрешений на совершение действий (лицензия), предоставление необходимой информации о месте приема товара или заключение договора с транспортной организацией на перевозку груза в зависимости от условий поставки в соответствии с договором. Прием товаров на склад покупателя осуществляется материально-ответственным лицом на основании товаросопроводительных документов. Этими документами являются: технический паспорт, сертификат, счет-фактура, описи, упаковочные ярлыки. При отсутствии данных документов или некоторых из них составляется акт о фактическом количестве продукции с указанием недостающих документов. Кроме того, возможна выборочная проверка количества товаров с распространением ее результатов на всю партию. Если покупатель обнаружил нарушение условий договора купли-продажи по количеству, качеству, комплектности в сроки, предусмотренные законом или договором, он должен известить продавца о ненадлежащем исполнении договора купли-продажи (ст. 483 ГК РФ). Продавец вправе полностью или частично отказаться от удовлетворения требований покупателя о передаче ему недостающего количества товара, замене, если покупатель нарушил обязательства о принятии товара (ст. 483 ГК РФ).

  Товар приходуется на склад в подотчет материально-ответственного лица. Заведующий складом составляет складской отчет на основании приходных и расходных документов. Период отчетности с 1 – 7; 8 – 15; 16 – 23; 24 – 31 каждого месяца. На распределительных складах ведется количественно-суммовой учет, на каждое наименование товара ведутся карточки складского учета, в которых отражаются: наименование товара, дата поступления, цена и количество поступившего товара, от кого поступил товар. В приходной части карточки отражается поступление товара по количеству, в расходной части выбытие товара по количеству с указанием даты отпуска, № фактуры и с ФИО материально-ответственного лица, кому был произведен отпуск. Все карточки складского учета хранятся на складе под ответственностью материально-ответственного лица. В складском отчете в адресной части указывается наименование организации торговой единицы и структурного подразделения, фамилия, инициалы материально-ответственного лица, номер отчета, период, за который был составлен отчет. В приходной части фиксируется в стоимостном выражении остаток товаров (на дату составления предыдущего товарного отчета) и поступление товаров и тары по сопроводительным документам. Каждый приходный документ записывается отдельно, в приходной части рассчитывают общую сумму оприходованных товаров за отчетный период. В расходной части отчета подсчитывают общую сумму расхода товаров за отчетный период. Каждому расходному документу отводится отдельная строка. Материально-ответственные лица составляют складские отчеты в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета вместе с документами, подтверждающими поступление и выбытие товаров, предоставляется в бухгалтерию, а второй остается у материально-ответственного лица. Все приходные и расходные документы, на основании которых составлен отчет, располагают в хронологическом порядке. Остатки товаров в стоимостном выражении на карточках складского учета на определенную дату должны быть равны остатку складского учета на ту же дату.

  На  основании расходных документов (счет-фактур, накладных) товары со склада поступают в розничную сеть и отделы магазинов.

    Контроль за сохранностью товарно-материальных  ценностей посредством правил  организации, материальной ответственности  в торговой организации, правильное  ведение карточек складского  учета (своевременное отражение  на них поступления, выбытия товара), проведение плановых и внезапных инвентаризаций, в ходе которых проверяется и документированно подтверждается наличие и состояние товара ведут к:

• сохранности товарно-материальных ценностей;
• выявлению неходовых, залежалых недоброкачественных товаров;
• увеличению закупок товаров, пользующихся покупательским спросом.

  Материально-ответственные  лица должны составлять отчетность о  наличии и движении товаров.

  Товарный  отчет состоит из 3-х частей: адресной, приходной и расходной.

  В адресной части указываются следующие показатели:

• наименование организации, торговой единицы и структурного подразделения;
• Ф.И.О. материально-ответственного лица;
• лимит остатка товаров;
• номер отчета и период, за который составлен товарный отчет.

  В приходной части отчета отражается информация о состоянии товарных запасов в стоимостном выражении на начало отчетного периода и поступление  в отчетный период товаров и тары. Все записи в отчете производятся на основе соответствующих документов. Каждый приходный документ записывают отдельно с отражением источника поступления товара, номера и даты документа, суммы поступивших товаров.

  В расходной части отчета формируется  информация о выбытии товара (реализация, возврата недоброкачественного товара) в хронологическом порядке. Каждый расходный документ отражается в отчете отдельной строкой.

  Показатель  остатка товара на конец отчетного  периода определяется как разница  между показателями всего поступления  товаров с остатком на начало отчетного  периода и его расходом за отчетный период.

  Сроки составления и предоставления в  бухгалтерию материально-ответственным  лицом товарно-денежных отчетов  устанавливает руководитель и главный  бухгалтер, в зависимости от работы предприятия.

  Особое  место в операциях торгового  предприятия занимают кассовые операции, т. к. значительная часть выручки у данных организаций поступает через кассы. На этом участке вероятность злоупотреблений очень велика, наличные деньги, поступившие за проданный товар, могут не попасть в кассу (присвоение их кассиром), поэтому прием наличных денег предприятиями производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин. В соответствии с Законом РФ от 22.05.2003 г. применены контрольно-кассовые машины при осуществлении денежных расчетов с населением. Установлена обязанность всех предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица), организаций, учреждений осуществлять денежные расчеты с населением при проведении торговых операций с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

  Согласно  закона РФ от 22.05.2003 № 594-13 о применении контрольно-кассовых машин предприятия, которые применяют кассовые машины обязаны:

• использовать исправные кассовые машины;
• регистрировать контрольно-кассовые машины в налоговых органах по месту нахождения предприятия;
• выдавать покупателю вместе с покупкой отпечатанный контрольно-кассовый чек за покупку, подтверждающий выполнение обязательств по договору купли-продажи;
• обеспечить работникам налоговых органов и центром технического обслуживания контрольно-кассовых машин беспрепятственный доступ к контрольно-кассовым машинам.

  Кассир-операционист заводит на контрольно-кассовую машину книгу по форме №24. Она должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, главного бухгалтера предприятия и печатью. Записи в книге кассира-операциониста производятся в хронологическом порядке чернилами, без помарок. Не допускаются исправления без оговорок, заверенных подписями кассира, директора, главного бухгалтера.

  Контролер-кассир при работе на контрольно-кассовой машине обязан:

• проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленту, установить дататор на текущую дату, перевести нуменатор на нули;
• напечатать два или три чека без обозначения суммы (нулевых) с целью проверки четкости печати реквизитов на чековой и контрольной лентах и правил установки дататора и нуменатора;
• получить от покупателя деньги за товары, согласно суммы, обозначенной в ценнике.

  После завершения работы кассир обязан подготовить денежную выручку, составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему кассиру или инкассатору банка.

  В торговой организации для контроля за сдачей торговой выручки, ее сохранностью проводится инвентаризация. Разница между показателями секционных счетчиков на начало и конец дня отражает сумма выручки кассира. В том случае, если возникнут расхождения в объеме сдаваемой кассиром-операционистом выручки и показателями контрольно-кассовой машины, фактическая сумма выручки определяется путем сложения суммы, напечатанной на контрольной ленте с выручкой, определенной по счетчикам. Представитель администрации, инвентаризационной комиссии с кассиром должен выяснить причину расхождений. Выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы книги кассира-операциониста.

  Контрольные ленты, копии чеков и другие документы, подтверждающие сумму принятых наличных денег, должны храниться на предприятии  в упакованном виде в течение 15 дней после проведения последней инвентаризации и проверки товарного отчета. Ответственность за хранение этих документов несут руководители предприятий, другие работники по письменному указанию руководителей предприятий.

  Аналитический учет по счет 41 «Товары» ведется в  натурально-стоимостном выражении по ответственным лицам, наименованиям (сортам, партиям), а в необходимых случаях и по местам хранения в ведомости № 10.

  После того, как произвели записи в карточке учета по каждому товару и вывели остаток на конец месяца в количественном и суммовом выражении по каждому наименованию товара,  то все остатки складываются, и получается остаток товаров в подотчете материально-ответственного лица по всему торговому предприятию. Этот остаток должен равняться фактическому наличию товаров, находящихся в магазине, в этом заключается обобщение и сверка данных аналитического учета наличия и движения товаров.

  Для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить  инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние, оценка.

  Проведение  инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
• перед составлением годовой бух. отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
• при смене материально-ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• при реорганизации или ликвидации предприятия.

  Инвентаризации  подлежат все товары организации независимо от местонахождения, а также товары, не принадлежащие организации, но находящиеся у нее на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки и т.д. Инвентаризация имущества проводится по его местонахождению и материально-ответственным лицам. Инвентаризацию можно проводить как сразу по всему ассортименту, так и в процессе работы организации, например по группам товаров, секциям магазина и т.д. Для проведения инвентаризации в организации создается инвентаризационная комиссия. Состав инвентаризационной комиссии утверждается руководителем организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, бухгалтеры и другие специалисты. Если это необходимо, в комиссию могут входить аудиторы, работающие в данной организации или привлекаемые из других аудиторских организаций. Отсутствие   хотя   бы   одного   члена   комиссии   при   проведении   инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Проверка фактического наличия товаров производится при обязательном участии материально-ответственных лиц. Фактическое количество товаров при инвентаризации определяют путем подсчета, взвешивания или замера. При этом руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную точную проверку наличия товаров в установленные сроки, обеспечивать комиссию грузчиками для перемещения и взвешивания товаров, технически исправными весами, мерной тарой и другими контрольно-измерительными приборами. Если товары хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, то их количество можно определять на основании документов, но при этом необходимо обязательно выборочно проверить хотя бы часть этих товаров.