Получатель денег, не отходя от кассы, в присутствии кассового работника, выдавшего деньги, проверяет полные и неполные пачки банкнот по количеству пачек и корешков в них, полные корешки, не упакованные в пачки, и отдельные банкноты - полистным пересчетом, монету - по количеству мешков и надписям на ярлыках к мешкам, пакеты, тюбики и отдельные монеты - пересчетом по кружкам.

     В соответствии с банковскими правилами, клиент имеет право по своему желанию пересчитать в кредитной организации полученные деньги полистно. Доставка денег в помещение для пересчета клиентами и пересчет осуществляются в присутствии одного из работников кассового подразделения кредитной организации. На выявленные в результате пересчета недостачу или излишек денег составляется акт по установленной форме.

     Договором на расчетно-кассовое обслуживание может быть предусмотрена возможность получения организацией наличных денежных средств с предварительной передачей чека. В этом случае чек передается в кредитную организацию накануне дня выдачи. Контрольная марка от чека остается у клиента.

     Подготовленная по каждому документу денежная наличность вкладывается в индивидуальное средство хранения закрытого типа, запирающееся на ключ. Средство хранения снабжается ярлыком, на  котором указываются: дата упаковки и общая сумма вложенных денег, а также проставляются подпись и именной штамп заведующего кассой (кассового работника).

     Кроме того, может практиковаться и такая схема получения наличных денег, при котором кредитная организация сама доставляет суммы денежных средств получателю. В этом случае накануне доставки наличных денег организация предъявляет операционному работнику кредитной организации денежный чек. Контрольная марка от чека остается у клиента. Подготовленная денежная наличность вкладывается в инкассаторскую сумку, которая снабжается ярлыком и пломбируется заведующим кассой или кассовым работником, упаковавшим сумку. На ярлыке проставляются: наименование организации, дата упаковки, сумма вложенных денег, подпись и именной штамп заведующего кассой или кассового работника. Доставка денег осуществляется бригадой инкассаторов.

     В организации прием доставленных денег производится кассиром  или комиссией уполномоченных лиц, назначаемой письменным распоряжением руководителя организации. В состав комиссии включается кассир организации.

     Инкассаторы предъявляют кассиру организации (комиссии уполномоченных лиц) служебные удостоверения и явочную карточку. Представители организации инкассаторам - распоряжение руководителя организации о включении их в состав комиссии, документы, удостоверяющие их личности, и контрольную марку для сверки ее номера с номером денежного чека.

     Кассир организации (комиссия уполномоченных лиц) проверяет  целость упаковки сумки с денежной наличностью, сверяет соответствие оттиска пломбира на пломбе к сумке имеющемуся образцу и принимает Полные и неполные пачки банкнот по количеству корешков в них, отдельные корешки и банкноты - полистным пересчетом, мешки с монетой - по надписям на ярлыках. После этого сверяет сумму принятых денег с суммой, указанной в денежном чеке, расписывается на денежном Чеке и заполняет явочную карточку. В явочной карточке проставляется номер сумки, время приема и сумма принятой денежной наличности.

     При предъявлении инкассаторами сумки в нарушенной упаковке составляется акт в трех экземплярах и подписывается всеми лицами, присутствовавшими при приеме денег. Первый экземпляр акта передается  банку, второй - подразделению инкассации, третий экземпляр остается в организации.

     Оформленный денежный чек инкассаторы передают операционному работнику банка для записи в кассовом журнале. Денежный чек и расходный кассовый ордер передают заведующему кассой для помещения в кассовые документы.

     На каждую полученную в банке сумму бухгалтер выписывает приходный кассовый ордер на имя получателя с указанием номера чека, при этом квитанция прикладывается к выписке банка.

     1.3.3 Организация кассовых операций

     Определенную сумму наличных денег предприятие хранит в кассе для использования на текущие расходы. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе или просто лимитом остатка кассы.

     Лимит остатка кассы определяется, исходя из объемов налично-денежного оборота предприятия с учетом особенностей режима его деятельности. Для организаций, которые сдают выручку в банк на следующий день, размер лимита устанавливается в размере суммы средней выручки за день. Чтобы установить лимит остатка наличных денег в кассе организация должна представить в банк специальный расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу»

     Главный бухгалтер и его заместитель, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассира. Руководитель предприятия обеспечивает условия сохранности денег в кассе, а также при доставке их в банк или из банка.

     Все хозяйственные операции, проводимые организацией оформляются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

     В соответствии со статьей 9 Закона о бухгалтерском учете, применяется перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов, утвержденный руководителем организации и согласованный с главным бухгалтером.

     Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, которые утверждены постановлением Госкомстатом России от 18 августа 1998 года № 88  по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.

     К форме первичной учетной документации по учету кассовых операций на предприятии ООО «Квадрат» относятся:

1. КО - 1 "Приходный кассовый ордер" ( Приложение 1);
2. КО - 2 "Расходный кассовый ордер" ( Приложение 2);
3. КО - 3 " Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов";
4. КО - 4 " Кассовая книга ";
5. АО - 1 " Авансовый отчет ". ( Приложение 3);

      Первичные  документы  оформляются согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29 июля 1998 г.  № 34н и содержат следующие реквизиты:

1. наименование документа (формы);
2. код формы;
3. дата составления документа;
4. наименование организации, от имени которой составлен документ;
5. содержание хозяйственной операции;
6. измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
7. наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
8. личные подписи этих работников и их расшифровки.

     Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или на компьютере.

     Печатью заверяются документы, для которых это предусмотрено законодательством.

     Поступление наличных денег в кассу ООО «Квадрат» оформляют приходным кассовым ордером ( Приложение 1). Ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером и кассиром.

     При выписке приходного кассового ордера указывается в специальной строке основание для принятия денег в кассу. Это может быть возврат неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользованного аванса на командировочные расходы, возврат ссуды, возмещение материального ущерба, выручка и т.д.

     Обязательно указывается, от кого приняты денежные средства:   если от юридического лица, пишется его название, если от физического лица - фамилия, имя, отчество (в родительном падеже). Сумма проставляется цифрами и прописью.

     В приложении указываются первичные документы, на основании которых составлен приходный кассовый ордер, с указанием их номеров и дат составления. На приходном кассовом ордере проставляются дата его выписки и номер. Все остальные указанные на бланке реквизиты приходного кассового ордера также заполняются в обязательном порядке. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру,  которая подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом.

     Отрывную квитанцию заверяют печатью организации, регистрируют  в журнале регистрации приходных кассовых документов в хронологической последовательности и передают человеку, сдавшему деньги в кассу. Если наличные деньги (например,  на выдачу зарплаты) были получены в банке, то квитанцию подшивают к банковским документам. 

     Выдача наличных денег из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером ( Приложение 2). Ордер выписывается  в одном экземпляре и подписывается кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации.

     Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание. Например, расходный ордер на выдачу  денежных средств под отчет на хозяйственные нужды может быть выписан только при предъявлении заявления с визой руководителя, а на выдачу аванса на командировочные расходы -- при наличии приказа на командировку и командировочного удостоверения. Соответственно в расходном кассовом ордере в строке «Основание» указывается цель, на которую выдаются деньги, и документ, послуживший основанием для выписки расходного кассового ордера. Документ, являющийся основанием для выписки расходного кассового ордера, указывается и в строке «Приложение».

     Сумма проставляется цифрами в соответствующей рамке в верхней части документа и прописью в строке «Сумма» (за исключением копеек, их можно записать цифрами).

     Ордер также подписывает человек, получивший наличные деньги.   Получатель собственноручно чернилами или шариковой ручкой в строке после  слова «Получил» записывает полученную им сумму: рубли -- прописью,    копейки -- цифрами, ставит дату получения (при этом название месяца    пишется словом, например, 15 апреля ) и свою подпись. Кассир записывает в соответствующей графе его паспортные данные.

     1.3.4 Учет расчетов с подотчетными лицами

     Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

     Указанные суммы на командировочные расходы называются нормированными и включаются в себестоимость работ, услуг, продукции. В случае превышения фактических расходов над нормой разрешается их оплата за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия с одновременным суммированием выплаченного превышения с суммой начисленной командируемому заработной платы для определения подоходного налога.

     Целесообразность произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или служб в зависимости от целевого назначения командировки. После проверки бухгалтером авансового отчета он утверждается руководителем предприятия и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

     На каждом предприятии ведется специальный журнал регистрации прибывших и выбывших в командировку лицом, назначенным приказом руководителя предприятия.

     Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 ”Расчеты с подотчетными лицами”. Это - активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

     Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.